В «Русатомсервис» разработали и внедрили систему управления бюджетом. Особенность проекта состояла в необходимости консолидации бюджета предприятия заказчика и бюджетов дочерних обществ, формирования отчетности в сжатые сроки и в полном соответствии со специфическими отраслевыми требованиями вышестоящей организации. Задача усложнялась проектным характером деятельности предприятия. В результате «Русатомсервис» получил систему, позволяющую оперативно формировать и контролировать бюджет в полном соответствии с задачами собственного менеджмента и требованиями вышестоящей организации.
АО «Русатомсервис» — поставщик услуг глобальной сервисной инфраструктуры поддержки предприятий атомной энергетики, инфраструктуры и инжиниринговых организаций. Развивает долгосрочные сервисные бизнесы в регионах присутствия совместно с локальными партнерами. Компания реализует более 200 международных проектов свыше чем в 15 странах. В ней работает более 1500 сотрудников.
Цель проекта: разработать и внедрить эффективную методику бюджетирования с учетом развития организационной структуры, модернизации системы управления проектами, а также подготовки отчетности для вышестоящей организации на основании консолидированных данных группы компаний.
Задачи проекта: подготовить концепции внедрения автоматизированной системы управления на основании внедренной методики бюджетирования.
Развитие проекта в 2020–2021 годах
Цели проекта:
- синхронизировать системы бюджетирования новых дочерних компаний с системой бюджетирования компании;
- внедрить автоматизированную систему бюджетирования в зарубежных представительствах;
- включить бюджеты зарубежных представительств и новых дочерних компаний в консолидированный бюджет .
Задачи проекта:
- Синхронизировать системы бюджетных статей и форм отчетности зарубежных представительств и новых дочерних компаний с системой бюджетных статей и формами отчетности заказчика.
- Настроить обмен данными ИС зарубежных представительств и новых дочерних компаний с ИС заказчика.
- Синхронизировать бюджетный процесс и контроль в зарубежных представительствах и в новых дочерних компаниях с бюджетным процессом и контролем заказчика.
- Включить в консолидированную финансовую отчетность данные, полученные от зарубежных представительств и новых дочерних компаний.
Существующую в компании систему бюджетирования было необходимо оптимизировать и автоматизировать по следующим причинам:
- В связи с быстрым ростом предприятия система бюджетирования уже не соответствовала потребностям модернизированной системы управления проектами, системы управления по целям.
- После создания холдинговой структуры (включением зависимых организаций) возникла необходимость в унификации бюджетной модели группы, а также регламентов формирования и консолидации бюджета.
- Из-за повышения уровня требований вышестоящей организации по объему, сложности данных и по оперативности их предоставления возникла необходимость автоматизации процессов сбора и подготовки отчетной информации для качественной интеграции предприятия в отраслевую структуру.
Развитие проекта в 2020 – 2021 годы
Включение в консолидированную финансовую отчётность Заказчика данных, полученных от зарубежных представительств и новых дочерних компаний, осуществлялось вручную с использованием таблиц excel и большого количества форм, заполняемых исполнителями вручную. Что приводило к большому количеству ошибок, необходимости их исправления и срыву сроков бюджетного процесса у Заказчика.
Для автоматизации деятельности предприятие использует следующие программные продукты:
- «1С:ERP Управление предприятием».
- Программа для автоматизированного учета энергоресурсов, программа для снятия показаний со счетчиков воды, тепла, газа, электроэнергии.
- Power BI.
Предусмотрена автоматизация 150 рабочих мест.
Виды консалтинговых работ на проекте:
- Постановка бюджетного управления в группе компаний, в том числе, консолидация управленческой отчетности.
- Диагностика проблем существующей системы управления финансами и разработка рекомендаций для их устранения.
- Разработка и внедрение системы управления ИТ-сервисами.
При выработке решений учитывались методики, заложенные в систему «1С:Управление холдингом», которая в дальнейшем будет использоваться для автоматизации системы бюджетирования:
- Организационно-финансовая структура холдинга.
- Организационно-финансовая структура предприятия.
- Конструктор и система аналитики бюджетных моделей.
- Интерфейс ввода и вывода данных о бюджетах ЦФО и результатах их исполнения.
- Управление бюджетным процессом.
- Процедуры согласования и утверждения бюджетных документов и отчетов.
- Анализ данных.
Развитие проекта в 2020-2021 годах
Виды консалтинговых работ на проекте:
- Диагностика состояния посредством изучения нормативной документации и интервью с сотрудниками.
- Моделирование финансовой структуры с учетом добавления новых ЦФО.
- Моделирование финансовых потоков.
- Моделирование цепочки формирования финансового результата.
- Моделирования бюджетного процесса с учтом добавления новых ЦФО.
- Подготовка задания на автоматизацию.
- Тестирование и сопровождение доработанного решения.
При внедрении решения использовались следующие методики, заложенные в систему «1С:Управление холдингом».
- Организационно-финансовая структура холдинга.
- Организационно-финансовая структура предприятия.
- Интеграция и управление мастер-данными: бесшовная интеграция, меппинг элементов справочников внешних систем и эталонных элементов корпоративных классификаторов, гармонизация справочников.
- Конструктор бюджетов.
- Инструменты сверки и элиминации внутригрупповых операций.
- Управление бюджетным процессом: процессы, задачи, оповещения.
- Бизнес-анализ и система сбалансированных показателей.
Схема взаимосвязи бюджетов компании
- Проведена диагностика системы управления финансами, существовавшей на предприятии на момент начала проекта. Выявлены недостатки, требующие устранения. Определены цели разработки системы управления бюджетом.
- Разработана концепция системы управления бюджетом предприятия заказчика с учетом консолидации бюджетов его дочерних предприятий.
- Разработана финансовая структура предприятия.
- Разработана бюджетная модель предприятия с учетом формирования как обособленного, так и консолидированного бюджета.
- Разработано положение об управлении бюджетами проектов предприятия заказчика, включая проекты дочерних предприятий.
- Разработаны показатели финансовой эффективности подразделений финансовой структуры предприятия заказчика.
- Разработаны процессы планирования и контроля бюджета.
- Осуществлен выбор информационной системы для автоматизации системы управления бюджетом.
- Проведена презентация и защита результатов разработки.
- Проведено обучение персонала.
- Осуществлен перевод управления бюджетом предприятия заказчика на новую систему при сопровождении консультантом.
- Совместно с заказчиком проведена оценка эффективности и подведены итоги проекта, намечены цели и концепция следующего проекта — автоматизации системы управления бюджетом.
- Все перечисленные решения разработаны с учетом требований, адаптированы для автоматизации и смоделированы на функционале «1С:Управление холдингом».
Развитие проекта в 2020–2021 годах
- Необходимость синхронизации систем бюджетирования зарубежных представительств с требованиями к формированию консолидированной отчетности заказчика, а с другой стороны — с требованиями к представлению бюджетной и финансовой отчетности в странах присутствия.
- Включение в систему консолидированной отчетности решения для анализа внутригрупповых оборотов материнской компании.
- Внедрено решение, позволившее учитывать в консолидированной отчетности бюджетов проектов, в которых задействованы зарубежные представительства и новые дочерние компании, и их собственные автономные проекты.
Сократить срок формирования консолидированной отчетности
В результате проекта предприятие получило функционирующую систему управления бюджетированием:
- Механизм стратегического и бюджетного планирования, включая финансовую структуру, бюджетную модель и регламенты бюджетирования:
- определена масштабируемая финансовая структура предприятия с учетом иерархии задач и уровней управления;
- определен порядок бюджетирования операционной деятельности;
- определен порядок бюджетирования доходных проектов;
- определен порядок бюджетирования инвестиционной деятельности;
- Механизм консолидации бюджетов дочерних организаций в бюджет предприятия.
- Механизм план-фактного анализа.
- Механизм факторного анализа.
- Механизм формирования специализированной отчетности для вышестоящей организации.
Важной характеристикой, указывающей на достижение ожидаемых компанией результатов, стало сокращение продолжительности процесса годового бюджетирования в два раза. Также, благодаря сокращению в три раза продолжительности процесса план-фактного анализа компания смогла перейти от ежеквартального к ежемесячному контролю исполнения бюджета. Что позволило повысить оперативность и обоснованность управленческих решений.
Развитие проекта в 2020—2021 годах
Внедренное решение позволило получить следующие результаты:
- Интегрировать новые ЦФО в финансовую структуру холдинга и предприятия.
- Выстроить цепочку формирования финансовых результатов, управляемую с помощью системы сбалансированных показателей.
- Сократить срок формирования консолидированной отчетности, с учетом включения новых ЦФО, в 3,5 раза.
- Сократить количество ошибок при сверке внутригрупповых оборотов более чем в 7 раз, сократить сроки сверки более чем в 2,5 раза.
- Создать прозрачный и управляемый процесс формирования бюджетов и консолидированной отчетности для новых ЦФО и холдинга.
