В группе компаний EDC построили единую автоматизированную систему для учета кадров и расчета заработной платы на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8». Проект характеризовался большим объемом доработок типовой конфигурации. Особенность проекта заключается в масштабах внедрения и широкой географической распределенности. Автоматизация происходила в центральном аппарате управления в Москве и шести региональных филиалах компании. В результате построена единая консолидированная информационная система, вместо 15-ти разрозненных систем учета. В 4 раза выросла скорость внесения изменений в систему по требованию законодательства или при изменении учетных/расчетных методик из-за специфики деятельности предприятия. Между организациями холдинга и центральным аппаратом управления налажен оперативный обмен информацией по кадровым и расчетным справочникам, регистрам и документам.
Eurasia Drilling Company Limited (EDC) — крупнейшая буровая компания России по количеству пробуренных метров, крупнейший наземный буровой подрядчик в СНГ и единственный российский независимый морской подрядчик, занимающийся строительством и ремонтом нефтяных и газовых скважин всех назначений на лицензионных участках нефтегазовых компаний. EDC имеет более 600 буровых установок, штат компании насчитывает более 20 тысяч сотрудников. EDC Group является холдинговой управляющей компанией, которая включает 9 компаний с множеством филиалов по всей стране.
Руководство ставило следующие цели автоматизации:
- Облегчить процессы сбора и регистрации информации за счет исключения дублирования при вводе и хранении информации, сократить число ручных операций по сравнению с действующими системами.
- Ускорить и упростить процедуры расчета заработной платы, учета кадров, учета рабочего времени за счет уменьшения времени на обработку информации, увеличения скорости генерации отчетности и выполнения расчетных процедур.
- Повысить эффективность и ввести новые форм анализа, создать гибкий механизм составления различных форм отчетности.
Задачи проекта:
- Заменить единым банком данных разрозненные хранилища информации.
- Унифицировать бизнес-процессы во всех компаниях холдинга.
- Своевременно предоставлять качественную и надежную информацию аппарату управления.
- Обеспечть надежность и безопасность информации.
- Обеспечить централизованное ведение справочников и классификаторов.
До начала проекта во всех территориально распределенных юридических лицах группы компаний EDC кадровый учет и расчет заработной платы велся в различных разрозненных информационных системах. На сбор, сопоставление и консолидацию данных уходило много времени, подготовка консолидированной отчетности была очень трудоемкой. Кроме того существующие информационные системы не соответствовали растущим потребностям бизнеса и критериям современных систем нового поколения.
Руководство приняло решение о создании единой для всех организаций холдинга автоматизированной системы учета кадров и расчетов с персоналом, которая позволила бы унифицировать бизнес-процессы компании.
Единая автоматизированная система для учета кадров и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Архитектура решения клиент-серверная, распределенная. На сегодняшний день в обслуживании 18 баз.
Проект характеризовался большим объемом доработок типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление Персоналом 8», общее количество часов разработки более 20000, с учетом дополнительных задач. Из наиболее важных и объемных блоков разработки можно выделить:
- Подсистему «Табели учета отработанного времени», для двустороннего обмена с внешней программой «Табели и Графики», разработанной силами сотрудников EDC Gro.
- Систему отчетов по учету рабочего времени блок ОТиЗ.
- Систему ограничения прав доступа.
- Подсистему централизованного администрирования данных.
- Подсистему учета трудовых договоров и дополнительных соглашений.
- Учет кадровые неявок (автоматизация переносов отпусков, расчету компенсаций отпуска, отзыва из отпуска и пр.).
- Кадровый учет и расчет единовременной выплаты к отпуску.
- Подсистема учета обучений и повышений квалификации. Свод отчетов об образовании сотрудников.
- Подсистема учета бригад и их состава.
- Подсистема учета движения численности персонала.
- Учет северной надбавки с точностью до дня, в т.ч. для вахтовиков.
- Учет остатков отпусков.
- Подсистему учета вакансий.
- Подсистему индексации заработка.
- Рассылку уведомлений об отпусках, увольнениях.
- Получение полных сводных кадровых данных о сотруднике.
- Подсистему учета медицинских осмотров.
- Подсистема учета аттестаций.
- Подсистема воинского учета.
- Учет штатного расписания, в т.ч. управленческого на системе параметров.
- Подсистему расчета среднесписочной численности работников организации.
- Подсистему отчетов по учету рабочего времени/ Свод отчетов для ОТиЗ на системе параметров:
-
- фактический фонд заработной платы списочного состава;
- свод начисленной зарплаты организаций ОТИЗ с доп. детализацией;
- баланс использования рабочего времени;
- сведения о средней заработной плате рабочих основных профессий, руководителей и специалистов;
- форма П-4. Сведения о численности, заработной плате и движении работников;
- состав ФОТ по работникам;
- учет рабочего времени и выплат по работникам;
- фонд оплаты труда по видам деятельности;
- форма 57-Т Сведения о заработной плате работников по профессиям и должностям.
- Расчет надбавок работников организации.
- Расчет льготных часов женщинам, работающих в условиях Крайнего севера.
- Доработки для применения различных мотивационных схем.
- Расчет сверхурочных часов.
- Расчет по сдельным нарядам.
- Начисленные резервы на вознаграждение по итогам года.
- Подсистему начисления резервов на отпуска.
- НДФЛ доходы и налоги в разрезе кодов ОКАТО.
- Подсистему формирования и выгрузки проводок в бухгалтерскую программу.
- Подсистему учета архивных карт сотрудников.
- Подсистему вахтовых перевозок.
- Разработку большого разнообразия печатных форм, справок, аналитических отчетов для отдела кадров и отдела расчета заработной платы.
- Разработку средств конвертации данных.
- Подсистему интеграции с другими приложениями (выгрузки на портал, работа с ActiveDirecrory и др.)
Особенность проекта заключается в масштабах внедрения и широкой географической распределенности. Автоматизация происходила в центральном аппарате управления в Москве и шести региональных филиалах компании «Буровая компания „Евразия“», в том числе и в их обособленных подразделениях, предприятиях в городах Когалым, Покачи, Урай, Полазна, Оса, Усинск, Н.Одесс, Жирновск, Калининград, Москва и др.
Следом за ООО «Буровая компания «Евразия», внедрение производилось последовательно еще в 7 дочерних организациях холдинга EDC Group: ООО «КРС «Евразия», ООО «БВС «Евразия», ООО «БПО Сервис», ООО «ВМУ», ООО «Пермское СТУ», ООО «Евразия Менеджмент», ООО «СГК-Бурение».
Выросла скорость внесения изменений в систему
Сократилось количество ошибок
Ключевые итоги проекта:
- Построена единая консолидированная информационная система, вместо 15-ти разрозненных систем учета.
- Увеличена в 4 раза скорость внесения изменений в систему по требованию законодательства или при изменении учетных/расчетных методик из-за специфики деятельности предприятия.
- Между организациями холдинга и центральным аппаратом управления налажен оперативный обмен информацией по кадровым и расчетным справочникам, регистрам и документам. Унифицированы списки должностей, а также формы кадровых документов. Регламентированы хозяйственные операции, порядок расчетов, алгоритмы начислений. Разработаны новые, единые для всех филиалов, правила расчетов заработной платы и дополнительных выплат сотрудникам. Разграничение прав доступа к данным в зависимости от полномочий сотрудников исключило возможность ввода в систему некорректных данных и обеспечило защиту конфиденциальной информации.
- На предприятии автоматизированы несколько мотивационных схем. Например, заработная плата рабочих рассчитывается по сдельно-премиальной системе оплаты труда. Величина вознаграждения зависит от степени сложности выполнения работ, установленного разряда оплаты труда, уровня профессиональной компетентности, эффективности работы и достигнутых результатов. Эффективность работы определяется коэффициентом трудового участия, повышающим или понижающим премию каждого сотрудника. В качестве результатов труда оценивается выработка всех сотрудников отдельной бригады за месяц работы (для производственных подразделений) или выполнение плана работ (для других отделов).
- Кроме основной заработной платы, в системе оперативно рассчитываются доплаты и надбавки, премии и вознаграждения, выплаты социального характера, материальная помощь, отпускные, пособия по временной нетрудоспособности и прочие выплаты за счет ФСС, а также ведется учет оплаты труда в условиях, отличных от нормальных. Например, часть персонала работает вахтовым методом в условиях Крайнего Севера, таким работникам начисляется северная надбавка и районный коэффициент. Реализованная в системе методика учета рабочего времени в условиях МКС (работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера) и РКС (работа в районах Крайнего Севера) позволила организовать расчет зарплаты с точностью до дня пребывания сотрудника в таких условиях.
- Повысились точность и скорость расчетов заработной платы для 20 000 сотрудников. Сокращено на 90% количество ошибок расчета зарплаты из-за унификации расчетных алгоритмов и процедур.
- Налажен точный учет расходов на персонал по видам работ (для основного производства) и по местам возникновения затрат (для вспомогательного производства, общепроизводственных и общехозяйственных расходов). Организован аналитический учет затрат по заработной плате на каждую конкретную скважину. Это позволило точнее рассчитывать себестоимость «создания» каждой скважины и каждого метра проходки.
- Срок получения консолидированной отчетности сократился на 7 рабочих дней. Руководство оперативно получает консолидированную отчетность по зарплате и связанным с ней налогам, а также различные аналитические отчеты. Эта информация помогает руководству вырабатывать новые решения для повышения эффективности управления. Так, например, оперативные отчеты по отпускам всех 20000 работников компании помогли оптимизировать процесс ежемесячного расчета резервов по отпускам: в системе реализован расчет дней отпуска за вредные условия труда, автоматизирован расчет остатков отпусков по срочным трудовым договорам, появилась возможность ведения учета резервов неиспользованных отпусков на любую заданную дату. Актуальные отчеты по отпускам всего персонала помогли сотрудникам головного офиса более четко планировать кадровые резервы и расходы на оплаты труда.
- Все трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним хранятся в единой базе. Теперь при проведении индексаций система автоматически генерирует дополнительные соглашения к договорам, что значительно экономит время специалистов. Создано множество полезных в работе шаблонов документов и отчетов: по увольнениям, по движению численности и сменяемости кадров, по персоналу, работающему вахтовым методом, по укомплектованию бригад и другие. Также система содержит большое количество шаблонов справок, которые отделы кадров регулярно выдают сотрудникам. В итоге на формирование кадровых документов тратится значительно меньше времени.
- С помощью новой системы специалисты кадровой службы оценивают компетенции, уровень образования и квалификацию персонала и своевременно планируют повышение квалификации сотрудников и аттестации. Оперативная информация о профессиональной подготовке той или иной бригады помогает руководству более рационально распределять работы. Кроме того, усилен контроль прохождения первичных и периодических медосмотров сотрудников.
