«Первая нерудная компания» унифицировала и объединила кадровый учет и расчет заработной платы. 18 территориально распределенных предприятий холдинга с численностью 3000 сотрудников переведены на единую систему на базе решения«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Обеспечено соответствие ведения кадрового учета требованиям законодательства. В 2,5 раза ускорилось получение управленческой отчетности.
АО «Первая нерудная компания» (АО «ПНК») — производитель щебеночной продукции, объединяющий управляющую компанию и 17 предприятий с общей численностью персонала 3000 сотрудников.
Цели проекта:
- Повысить управляемость кадровой политики в холдинге за счет перехода на единые правила ведения кадрового учета и расчета заработной платы для всех предприятий.
- Снизить риски несоответствия законодательству путем переноса кадрового блока на современную систему с регулярными обновлениями и актуальной нормативной базой.
- Унифицировать и автоматизировать кадровые процессы на уровне холдинга, чтобы обеспечить единые справочники, формы документов и алгоритмы расчета.
- Обеспечить бесшовный обмен данными между системами для исключения ручного дублирования, ускорения расчетов и сокращения трудозатрат кадровых служб.
Задачи проекта:
- Выполнить перенос начальных данных и актуальной нормативно-справочной информации из «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП) в «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
- Унифицировать ведение кадрового учета и заработной платы по всем предприятиям холдинга.
- Спроектировать и выполнить кастомизацию 1С:ЗУП КОРП для построения системы кадрового учета и расчета заработной платы в соответствии с требованиями АО «ПНК».
- Выполнить интеграцию 1С:ЗУП КОРП с учетной системой 1С:УПП.
В рамках реализации стратегии предприятия на период 2024-2029 годов, направленной, в частности, на цифровизацию бизнес-процессов, было принято решение о модернизации системы кадрового учета и расчета заработной платы холдинга.
До старта проекта кадровый учет и расчет заработной платы 18 компаний холдинга (включая управляющую компанию) велся в «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП). Отсутствие регулярных обновлений кадрового блока вело к рискам несоответствия учета требованиям Трудового кодекса РФ и налогового законодательства.
На каждом из предприятий применялись различные методики расчета заработной платы, собственные справочники начислений и удержаний, отличались печатные формы кадровых документов. Это усложняло координацию кадровой политики между территориально распределенными предприятиями.
Для исключения законодательных рисков и оптимизации кадровых процессов руководство «ПНК» приняло решение о переходе на специализированное решение «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Реализацию проекта доверили специалистам компании «1С-Рарус», имеющим успешный опыт подобных внедрений в крупных производственных холдингах.
Система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
Реализован двусторонний автоматизированный обмен между 1С:ЗУП КОРП и «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), обеспечивший консолидацию кадрового учета и расчета заработной платы для 3000 сотрудников 18 предприятий холдинга в единой информационной системе без ручного дублирования данных.
Передача нормативно-справочной информации из 1С:УПП в 1С:ЗУП КОРП
Настроена автоматическая синхронизация справочников для обеспечения единого информационного пространства холдинга:
- виды работ транспорта;
- классификатор использования рабочего времени;
- зарплатные проекты;
- способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете;
- подразделения;
- должности;
- физические лица;
- сотрудники;
- контрагенты;
- кадровая история сотрудников;
- лицевые счета.
Передача первичных документов из 1С:УПП в 1С:ЗУП КОРП
Реализован автоматический сбор данных для расчета сдельной оплаты труда:
- сдельный наряд на выполнение работы;
- путевой лист;
- лист учета рабочего времени машиниста-экскаватора;
- исполнительный лист.
Документы передаются в режиме реального времени, что позволяет производить начисление заработной платы без повторного ввода информации специалистами кадровой службы.
Передача результатов расчета из 1С:ЗУП КОРП в 1С:УПП
Настроена автоматическая передача результатов расчета заработной платы для отражения в бухгалтерском и управленческом учете:
- ведомости в банки для выплаты заработной платы;
- резервы по оплате труда;
- документы отражения зарплаты в бухгалтерском учете.
Это обеспечивает единство данных между кадровым и бухгалтерским учетом, исключая расхождения и ошибки при ручном переносе информации.
Схема взаимодействия «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» и «1С:Управление производственным предприятием»
- Унифицированная целевая структура нормативно-справочной информации всего холдинга. На всех предприятиях к единому виду приведены справочники начислений, удержаний, должностей, подразделений, видов рабочего времени. Реализованы специфичные требования производственного холдинга (сдельная оплата, путевые листы, учет экскаваторщиков) с минимальной кастомизацией.
- Итерационная миграция 18 баз с разной степенью кастомизации. Разработана и применена итерационная схема миграции данных из 18 информационных баз «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП), отличающихся нормативно-справочной информацией, настройками и степенью доработок, в единую базу «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП).
- Запуск новой системы без параллельного учета. Подготовлен демонстрационный стенд для проведения тестового расчета заработной платы с учетом унифицированных требований холдинга. Предварительная проверка корректности выполненных настроек на демостенде позволила перейти на 1С:ЗУП КОРП без дублирования расчетов в двух системах уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации.
Сократилось время оформления кадровых документов
Снизились трудозатраты в кадровых подразделениях
- Обеспечили соответствие кадрового учета и расчета заработной платы актуальным требованиям законодательства РФ. Переход на современную типовую конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП КОРП) устранил риски штрафных санкций за несоответствие требованиям Трудового кодекса РФ и налогового законодательства.
- Снизили стоимость владения системой. Консолидация 18 разрозненных информационных баз в единую систему с унифицированными настройками сократила издержки на обслуживание IT-инфраструктуры. Регулярные обновления вместо затратного сопровождения доработок обеспечили дополнительную экономию.
- На 60% ускорили получение регламентированной отчетности. Автоматизация исключила ручную сборку данных из разрозненных систем при подготовке отчетов в государственные органы.
- На 60% ускорили получение управленческой отчетности. Единая структура и консолидированная база данных позволяют быстрее формировать аналитические отчеты по персоналу.
- На 30% сократили время оформления кадровых документов при приеме на работу и переводе сотрудников благодаря разработке автозаполняемой на основе кадровых данных системы печатной формы трудового договора.
- На 25% сократили трудозатраты в кадровых подразделениях. Унификация процессов и автоматизация рутинных операций высвободили ресурсы специалистов для стратегических задач.
