Компания «Медком-МП» автоматизировала финансовый и управленческий учет на базе решения «1С:ERP Управление предприятием 2». Система адаптирована с учетом особенностей бизнеса поставщика медицинских расходных материалов. Она позволяет 150 сотрудникам компании в 23 регионах России оперативно получать детализированную оценку стоимости реализуемых товаров. Это помогло исключить из оборота низкорентабельные товары и уже в первые месяцы работы повысить прибыль на 7%. Основные этапы автоматизации были реализованы за 4 месяца.
Компания «Медком-МП» поставляет на госпитальный и фармацевтический рынки РФ более 30 групп медицинских расходных материалов. Кроме того, предприятие выпускает пластыри и готовые повязки под собственным брендом «Silkofix». В структуре — три региональных дивизиона, которые включают в себя представительства в 42 городах.
Цели проекта:
- повысить рентабельность компании;
- разработать эффективный инструмент для получения максимально детализированного анализа себестоимости.
Задачи проекта :
- дополнить типовой функционал «1С:ERP Управление предприятием 2» механизмом распределения доходов и расходов по видам товаров и разработать детализированный аналитический отчет, отражающий структуру стоимости реализованных товаров;
- доработать подсистему учета взаиморасчетов с контрагентами. Реализуемая гибкая кредитная политика позволяет повысить привлекательность «Медком-МП» для партнеров на рынке, расширить партнерскую сеть, а значит — увеличить продажи, поддерживая конкурентоспособность. Но при этом доля должников среди партнеров была достаточно высока, поскольку кросс-продажи никак не контролировались, соблюдение сроков оплаты поставок в рамках договоров нарушались. Стояла задача снизить имеющийся процент должников посредством оперативного контроля кросс-продаж.
Продажи медицинского оборудования и расходных медицинских материалов в рамках госзакупок имеют некоторые особенности, например, требуют соблюдения правил импортозамещения при четком фиксировании сроков поставки товаров и уровня цен. Чтобы поддерживать конкурентоспособность, «Медком-МП» постоянно работает над совершенствованием своего ассортимента, который делится на 11 основных категорий и насчитывает порядка 500 наименований, при этом ассортимент может быть значительно расширен «под заказ». Стоит отметить, что компании важны экономические аспекты в выборе номенклатуры: бренды, которые входят в ассортимент, помимо безусловного качества, должны обладать максимальной рентабельностью.
Чтобы продажи не были убыточными, нужно контролировать корректность и обоснованность стоимости товара. Для этого специалисты «Медком-МП» использовали инструменты решения «1С:ERP Управление предприятием 2», внедренного для создания единого информационного пространства и объединившего головной офис и филиалы компании. Но в аналитике финансового результата было «слепое пятно»: аналитику косвенных затрат можно было увидеть в разрезе статей, на которые они были начислены, но связи с номенклатурными позициями реализованной продукции у этих затрат не было, то есть не было единой аналитики, в которой отражалась бы и себестоимость продукции по складу, и распределенные косвенные затраты. Соответственно с точной оценкой рентабельности реализованных товарных позиций регулярно возникали трудности.
При планировании продаж специалисты компании ориентировались на аналитические отчеты по прошлым сделкам в системе, но в них не было детализированной информации — из чего сложилась цена товара в заказе, какие косвенные расходы были в нее включены, какой была себестоимость при закупке или производстве. Данную информацию можно было найти в бухгалтерских документах, но это занимало много времени, а зачастую требовалась именно оперативная оценка. В управленческую отчетность эти данные также не попадали. Было сложно оценить рентабельность продаж, поэтому из сделки в сделку «кочевали» низкорентабельные товары.
Основой решения является информационная система «1С:ERP Управление предприятием». В процессе проекта автоматизированы следующие участки учета:
- Финансовый анализ.
- Управленческий учет и расчет себестоимости методом ABC.
- Анализ данных и прогнозирование.
- Управление денежными средствами (казначейство).
- Управленческий учет.
В результате проекта под нужды компании разработаны:
- Подсистема расчета себестоимости выпущенной продукции.
- Подсистема учета взаиморасчетов с контрагентами.
- Специфичные отчеты для бизнес-анализа.
Общее количество вводимых документов в день — более 1000.
Применяется клиент-серверная архитектура с использованием тонкого клиента для «1С:ERP Управление предприятием».
Основная часть доработок реализована через внешние отчеты и обработки и переопределяемые модули, что позволяет без проблем обновлять конфигурацию и поддерживать ее в актуальном состоянии.
Ежемесячно компания выполняет около 500 заказов в 23 регионах России на оптовые поставки материалов. С таким объемом и спецификой учета типовое отражение операций в текущей системе «1С:ERP Управление предприятием» не отвечало потребностям заказчика. Чтобы поддерживать конкурентоспособность, предприятию необходимо было автоматизировать финансовый и управленческие контуры, что позволило в дальнейшем гибко управлять ассортиментом продукции, оперативно рассчитывать фактическую стоимость товаров, контролировать правильность и обоснованность стоимости заказа. Данные задачи были автоматизированы на базе уже установленной программы «1С:ERP Управление предприятием».
Интересной задачей стала автоматизация оценки рентабельности продукции (себестоимость реализованной продукции), для чего блок расчета себестоимости был дополнен механизмом распределения косвенных расходов (расходов на продажу, учитываемых на счете 44) и прочих расходов и доходов (учитываемых на счете 91) на номенклатурные позиции проданных товаров с целью получения подробной аналитики по финансовому результату и оценки рентабельности товара (так называемая COGS, то есть себестоимость реализованной продукции). Реализованы специфичные отчеты для бизнес-анализа.
Выросла прибыль
Снизилась доля должников
- В системе реализован механизм, который позволяет автоматически распределять косвенные расходы и доходы по видам проданных товаров, а не по бухгалтерским статьям, как было ранее. Это позволяет оперативно получать детализированную отчетность о финансовом результате компании и точно оценивать рентабельность реализуемого товара. Отчетом пользуется 150 сотрудников компании.
- Возможность точной оценки себестоимости и наценки реализованной продукции позволила компании исключить из ассортимента нерентабельные товары. Уже в первые месяцы использования новой системы компания смогла увеличить прибыль более чем на 7%.
- Использование детальной информации по цене каждой из позиций в ассортименте позволила повысить рентабельность, что важно не только заказчику, но и его клиентам, использующим клинико-экономические модели Медком-МП для оптимизации затрат на расходные материалы.
- В части работ по реализации доработки подсистемы учета взаиморасчетов с контрагентами команда проекта разработала механизм онлайн интеграции с информационными базами ряда партнеров для отслеживания в реальном времени продаж и контроля договорных условий.
- В рамках договоров с ведением взаиморасчетов в разрезе расчетных документов теперь имеется возможность отслеживать взаиморасчеты в соответствии с введенными для контрагента кредитными линиями. Взаиморасчеты с контрагентами стали более оперативными. При этом была снижена доля должников примерно на 15%.
Виталий Беневольский, директор департамента информационных технологий ООО «Медком-МП»
Новыми возможностями системы пользуются 150 наших специалистов. Теперь мы имеем детальную информацию по цене каждой из позиций в нашем ассортименте. Экономические преимущества, полученные от этого, говорят сами за себя: рентабельность уже повысилась и будет повышаться, а это важно не только нам, но и нашим клиентам, использующим наши клинико-экономические модели для оптимизации своих затрат на расходные материалы.
Поскольку в «1С:ERP Управление предприятием 2» в компании наряду с прочими вели и регламентированный учет, необходимо было вносить корректировки в систему посредством технологий, которые позволили бы максимально сохранить систему на типовом уровне базы, чтобы время и сложность ее обновления не поменялись. Поэтому почти 100% доработок системы было реализовано при помощи внешних объектов и расширений, что дало возможность оставить процесс обновления фактически на прежнем уровне (отмечалось незначительное отклонение менее 10%) по сравнению с прошлыми показателями (отмечалось незначительное отклонение менее 10%).
В рамках классической проектной технологии были произведены следующие работы:
- сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе путем интервьюирования;
- разработка проектной методологии, планирование этапов работ, составление календарного плана работ. Предоставление ТЗ заказчику;
- техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация);
- запуск доработанных подсистем в тестовом режиме, отработка «обратной связи» от пользователей;
- интеграция с другими системами на базе «1С:Предприятия»;
- перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
