В группе компаний «Вальд» организовано централизованное управление более 40 000 SKU с помощью системы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией». В новую систему переведены все процессы, связанные с созданием, изменением и согласованием нормативно-справочной информации. Реализованы автоматические маршруты обработки заявок, контроль качества, предотвращение дублей, массовая загрузка данных из Excel и генерация штрихкодов. Настроены алгоритмы автозаполнения аналитик, единая структура справочников и автоматическое согласование заявок по ролям.
Группа компаний «Вальд» — поставщик бензоинструмента, садово-паркового и силового оборудования бренда CHAMPION. Поставляет инструмент и комплектующие во все регионы России и страны СНГ. Входит в топ-5 поставщиков садово-парковой и силовой техники на рынке России. Ассортимент товаров компании — более 1 500 товарных единиц. Количество используемой SKU — 40 000
Цели проекта:
- Повысить качество и скорость управления нормативно-справочной информацией.
- Обеспечить сходимость, достоверность и полноту данных.
- Обеспечить возможность получения более детальной аналитики по НСИ — для анализа и формирования отчетности.
Задачи проекта:
- Централизовать управление НСИ в масштабах всей группы компаний без отказа от действующих информационных систем.
- Снизить влияние человеческого фактора за счет автоматизации заявок, маршрутов согласования и контроля качества данных.
- Обеспечить оперативное масштабирование бизнес-процессов за счет гибкой архитектуры и готовности к интеграции с новыми системами.
- Повысить производительность сотрудников за счёт автоматических алгоритмов заполнения, загрузки и обработки НСИ.
- Создать единую среду для унификации правил и атрибутики справочников на уровне всей ИТ-инфраструктуры.
До проекта учет НСИ в компании велся разрозненно в нескольких системах автоматизации: «1С:Бухгалтерия» (7 баз), самописная система управленческого учета на платформе «1С:Предприятие». Ввод нормативно-справочной информации в системы не был регламентирован, из-за чего часть данных дублировалась, возникали сложности с отслеживанием остатков, формированием отчетности и подготовкой платежных документов.
Система «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» выступает в роли основного источника НСИ и позволяет консолидировать всю нормативно-справочную информацию. Она интегрирована во все системы, используемые в компании, при помощи технологии Enterprise Data через сетевой каталог (файловый).
Настроены следующие интеграции «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»:
- «1С:Бухгалтерия» — 7 баз с внутренними обменами;
- портал интеркампани на базе «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:Комплексная автоматизация» (внедрение системы выполнялось параллельно с внедрением 1С:MDM);
- сайт компании.
Разработаны правила обменов для интеграции:
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» — «1С:Бухгалтерия»;
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» — «1С:Комплексная автоматизация»;
- «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» — сайт компании.
При помощи системы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» в группе компаний «Вальд» выстроена автоматизированная система управления нормативно-справочной информацией. Обеспечено использование единой методологии ведения справочников во всех используемых в компании системах «1C», а также на сайте. Достигнут высокий уровень качества НСИ, однозначная, актуальная и полная информация в карточках номенклатуры.
Реализованы возможности структуризации запросов по НСИ, автоматическое согласование определенных видов заявок, массовой загрузки новых позиций из MS Excel, поиска технических характеристик по заданному проценту совпадения и автоматическая проверка дублей.
Благодаря использованию «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией» компания получила широкие возможности в части анализа данных и формирования отчетности, а также гибкий инструмент управления ИТ-архитектурой, который позволяет значительно упростить внедрение новых систем для автоматизации бизнес-процессов.
Настройка системы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»
Первым этапом проекта стало определение требований к внедряемой системе и анализ справочников уже используемых систем в компании:
- Обследование и моделирование нормативно-справочной информации по разделам:
- номенклатура,
- партнеры,
- контрагенты,
- договоры;
- банковские счета;
- организации;
- статьи движения денежных средств.
- Анализ справочников в информационных системах.
- Анализ данных в справочнике.
- Анализ атрибутивного состава.
- Анализ документации.
- Определение видов данных в справочнике.
- Определение и описание процессов ведения справочника.
- Разработка единого атрибутивного состава.
- Описание атрибутивного состава.
- Разработка правил контроля качества вводимой НСИ.
На следующем этапе выполнена настройка системы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»:
- сформированы различные виды заявок на ввод НСИ для справочников «Номенклатура», «Партнеры», «Контрагенты», «Договоры»;
- проработан атрибутивный состав каждого вида заявки;
- настроены маршруты согласования заявок.
Для справочника «Номенклатура» были сформированы виды заявок в зависимости от типа продукции:
При создании номенклатурной позиции ей присваивается тип, который влияет на доступность заявок на изменение номенклатурной позиции в зависимости от присвоенного типа:
Реализована автоматическая обработка заявки в случае, если автор заявки участвует в роли исполнителя этапа обработки.
Уже используемые номенклатурные позиции, загруженные в систему, было необходимо привести в соответствие с новым регламентом – заполнить в них недостающие аналитики. Для этого в заявках на изменение эти аналитики указаны как доступные и обязательные в случае, если они не заполнены. Если требуемые аналитики заполнены, то их редактирование доступно только через согласование.
В договорах с покупателями (аналогично – в договорах с поставщиками) отображение реквизитов настроено в зависимости от этапа согласования и роли исполнителя:
Аналогично настройкам материально-технических ресурсов, в договорах реализована автоматическая обработка заявки в случае, если заявку на создание/изменение создает бухгалтерия или финансовая служба, так как, если они являются инициаторами, то уже на этапе создания/изменения отображается полный атрибутивный состав обязательных реквизитов.
Адаптация системы «1С:MDM Управление нормативно-справочной информацией»
Для обеспечения удобства и оперативности работы в системе 1С:MDM специалисты адаптировали ее возможности.
Созданы алгоритмы автоматического заполнения данных заявок на ввод НСИ по правилам.
Например, при заполнении вида номенклатуры в карточке МТР, автоматически заполняются ключевые аналитики, наследуемые от верхнеуровневой аналитики — вида номенклатуры:
Также автоматически заполняются наименования, единицы измерения, классы продукции в зависимости от вида номенклатуры.
В договорах с покупателями и поставщиками автоматически заполняются варианты расчета, генерируются наименования в зависимости от цели договора.
Для структуризации запросов по НСИ, в заявках созданы дополнительные аналитики.
Для возможности идентификации вида заявки и типа продукции, создан регистр сведений, который позволяет присваивать тип продукции при создании номенклатурной позиции и идентифицировать доступные виды заявок при изменении:
Разработан алгоритм объединения заявок, чтобы менеджерам не приходилось создавать их по одной.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) «Объединенные заявки» позволяет создавать одновременно взаимосвязанные элементы контрагента, банковский счет и договор с покупателем/поставщиком:
В левой части АРМа отображаются объекты системы для создания, в правой части – созданные по этим объектам заявки и задачи из АРМа:
Создан механизм генерации штрихкодов с применением различных диапазонов – для разных видов продукции.
Разработан регистр сведений для хранения данных об актуальном диапазоне штрихкодов:
В заявку на создание номенклатуры добавлена команда генерации штрихкода по данным доступного диапазона штрихкодов на текущую дату:
Разработаны алгоритмы запретов на использование спецсимволов в наименовании и артикуле для различных видов заявок, добавлены счетчики символов.
Запрет на использование спецсимволов в наименовании:
Счетчик символов:
Реализовано автоматическое согласование определенных видов заявок с одним инициатором.
В зависимости от роли пользователя, заданы настройки отображения заявок и доступность их атрибутивного состава — с целью обеспечения сохранности данных.
Разработано автоматизированное рабочее место (АРМ) «Загрузка сырых данных» для массовой загрузки новых позиций из шаблонов MS Excel или внесения изменений по существующим.
Для массовой загрузки данных ответственному пользователю требуется заполнить шаблон в зависимости от типа загружаемой номенклатуры.
Шаблон содержит в себе колонки для заполнения: красным выделены обязательные для заполнения поля, черным — необязательные:
Для шаблона пользователем может быть настроен выбор значений из списка. Количество листов со значениями может быть расширенно.
АРМ «Загрузка сырых данных» в 1С:MDM представляет собой рабочее место, состоящее из:
- табличной части 1 «Сырые данные» (1) — в данной табличной части отображаются все загруженные из АРМ по шаблону данные;
- «Командной панели» (2) — на командной панели добавлены команды для выбора шаблона с компьютера пользователя и загрузки, обновления ТЧ1. Также доступна установка отборов для ТЧ1 по автору, состоянию, периоду;
- табличной части 2 «Сформированные заявки» (3) — в данной табличной части отображается перечень сформированных заявок на номенклатуру;
- доступна возможность изменять размер табличных частей при перемещении пунктирной линии (4).
По команде «Еще» (5) — «Изменить форму» пользователю доступна возможность настраивать отображение колонок ТЧ1.
После подготовки файла сотрудник выполняет команду «Загрузить данные» (1). Откроется форма подбора файла с пользовательского компьютера.
После выбора файла в АРМ «Загрузка сырых данных» отобразится форма подбора алгоритма загрузки (2). Сотрудник выбирает соответствующий алгоритм для загрузки (3), далее «Ок» (4).
Далее в верхней ТЧ1 отобразиться новая строка с информацией о загруженном файле и состоянии обработки — «Обработано» (1). В ТЧ2 отобразятся все сформированные заявки по текущей строке (2). Если данные заполнены корректно — в справочнике МТР сформируется новая карточка номенклатуры.
В случае некорректно заполненных данных или если не пройдена проверка системой (незаполненные обязательные реквизиты, наличие спецсимволов в наименовании, дубли справочника МТР, запрещенные символы в артикуле) — пользователь увидит по каждой из заявок информационное сообщение, такие заявки будут выделены серой пиктограммой (3).
По двойному нажатию в ТЧ2 на строку с некорректной заявкой сотрудник переходит в заявку, вручную вносит корректировки, далее отправляет в службу НСИ.
Реализован алгоритм поиска технических характеристик по заданному проценту совпадения. Для этого на форму элемента при регистрации технической характеристики добавлена команда «Поиск дублей». Поиск осуществляется по всем наименованиям МТР, зарегистрированным в системе, после выполнения команды выводится сообщение с информацией о найденных дублях;
Разработана автоматическая проверка НСИ на поиск дублей при старте бизнес-процесса по заданным параметрам.
- Организовано централизованное управление нормативно-справочной информацией.
- Сокращены трудозатраты на ввод и отслеживание дублирующей информации.
- Выросло качество данных за счет правил профилирования.
- Обеспечена сходимость, достоверность и полнота данных во всех используемых системах.
- Выросла скорость обработки платежных документов, подготовки отчетов.
- Созданы условия для получения более детальной аналитики по НСИ — для анализа и формирования отчетности, а также для ведения качественной НСИ в новых внедряемых информационных системах.
Экономический эффект от внедрения:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях на 10%.
- Ускорение получения управленческой отчетности на 23%.
- Повышение скорости формирования регламентированной отчетности на 15%.
