Завершен проект автоматизации процесса инвентаризации ИТ-оборудования на базе «1С:Управление Торговлей» в ООО «КЕХ еКоммерц». В системе реализован процесс от формирования учетных документов до регистрации результатов пересчетов с отражением уникального учета оборудования в эксплуатации пользователей и контролем специфической аналитики с трансляцией результатов в базу регламентированного учета «1С:Управление холдингом».
ООО «КЕХ еКоммерц» — крупнейшая российская ИТ-компания. Специализация — создание и внедрение решений для электронной коммерции, которые помогают бизнесу эффективно взаимодействовать с клиентами. Наиболее известная торговая марка компании — Авито.
Основной целью проекта являлось проведение полной инвентаризации ИТ-оборудования по 45 складам, 100 000 единиц оборудования от кабелей до серверов в течение 1 месяца с помощью информационной системы управления складскими операциями, которая позволила бы:
- увеличить скорость процесса пересчета оборудования;
- повысить скорость обработки результатов инвентаризации;
- сократить ручные операции;
- обеспечить контроль редактирования внесенных фактических данных пересчета;
- реализовать основу для дальнейшего развития системы по проведению инвентаризации в будущем.
Задачи проекта:
- Обеспечить отражение данных по оборудованию в эксплуатации у пользователей.
- Обеспечить непрерывную работу складской логистики во время инвентаризации.
- Автоматизировать сопоставление номенклатуры между базами оперативного учета «1С:Управление торговлей» и регламентированного учета «1С:Управление холдингом».
- Настроить передачу учетных данных из базы регламентированного учета «1С:Управление холдингом» в базу оперативного учета «1С:Управление торговлей» и обратную передачу фактических данных по правилам обмена.
- Обеспечить отчетность по учетному и фактическому количеству оборудования, итоговому оформлению результатов пересчетов с требуемыми аналитиками.
- Улучшить управляемость, оперативность и достоверность информации по ИТ-оборудованию.
В начале 2023 года руководство компании Авито приняло решение о внедрении автоматизированной системы для ведения складского учета. В первую очередь — ИТ оборудования. Выбор был сделан в пользу программного продукта «1С:Управление торговлей» как наиболее современного и отвечающего настоящим и перспективным требованиям предприятия.
После первоначальной разработки к марту 2024 года полностью сменилась команда заказчика и исходная компания-интегратор. Было принято решение запускать продукт как MVP (минимально жизнеспособный продукт) с новой командой разработки. Программный продукт введен в промышленную эксплуатацию в июне 2024 года.
В июле 2024 года ООО «КЕХ еКоммерц» совместно с ООО «Портал-Юг» инициировал проект автоматизации бизнес-процессов по инвентаризации ИТ-оборудования. Полная инвентаризация всех ИТ-активов одновременно в компании не проводилась ранее. Перед командой стояла задача за 3 месяца подготовить систему к проведению инвентаризации с 1 октября 2024 года. Обязательными условиями реализации являлись минимальные трудозатраты на выполнение операций в системе и максимальное удобство для пользователей.
В качестве партнера и надёжного поставщика услуг для Авито руководство выбрало ООО «Портал-Юг» — компанию с многолетним опытом работы по внедрению программ фирмы 1С и большой командой сертифицированных специалистов, занимающую высокую строчку в рейтинге партнёров на сайте 1С.
До внедрения «1С:Управление торговлей» для автоматизации инвентаризации использовались данные базы регламентированного учета «1С:Управление холдингом» и Jira. Предварительно требовалось вручную подготовить файлы для загрузки по каждой организации и материально ответственному лицу. Результаты инвентаризации вручную переносились в «1С:Управление холдингом». Заказчика не устраивала скорость, удобство работы, необходимость ручной обработки данных.
Объектом автоматизации с помощью «1С:Управление торговлей» выступали бизнес-процессы следующих подразделений предприятия:
- отдел складской логистики;
- бухгалтерия;
- IT-Support.
В результате проекта был реализован значительный объем доработок, вот некоторые из них:
- Разработано автоматизированное рабочее место, обеспечивающее:
- автоматическое формирование документов пересчетов по складам и дополнительным аналитикам;
- перезаполнение пересчетов по учетным данным при внесении изменений;
- заполнение пересчетов по документам фактического внесения данных;
- загрузку данных пересчета по оборудованию пользователей из файла формата Excel с дозаполнением аналитик;
- работу с несопоставленными данными;
- обработку результатов инвентаризации:
- перемещение между пользователями;
- оприходование излишков;
- списание недостач.
- Настроен пополняемый регистр сопоставления ТМЦ и основных средств между базами «1С:Управление Торговлей» и «1С:Управление холдингом».
- Реализована система взаимодействия «1С:Управление торговлей» — «1С:Управление холдингом» для передачи учетного и фактического оборудования по регистру сопоставления с разделением по сущности — ТМЦ или ОС.
- Разработаны отчеты по учетному и фактическому количеству для мониторинга посчитанного оборудования и по контролю оформления результатов инвентаризации в разрезе излишков и недостач.
- Настроены типовые документы и разработаны новые документы пересчета для проведения инвентаризации одновременно по одному складу.
- Исправлены ошибки, имевшие место на начало работы по проекту:
- дополнен ввод остатков по данным «1С:Управление холдингом»;
- исправлено написание серии оборудования для ряда номенклатур в «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление холдингом» — лидирующая S, пробелы, кириллица и пр.;
- исправлены некорректные движения в регистрах после исходного ввода остатков.
Схема архитектуры
- Важной особенностью реализации проекта стали сжатые сроки до начала инвентаризации в сочетании с крайне высокими требованиями к эффективности работы системы и показателям удобства для пользователей.
- Требовалось дополнить начальные остатки по имеющимся системам «1С:Управление холдингом» и Jira, с учетом того, что работа в системе уже велась.
- Отдельной сложной задачей проекта была нормализация исторических данных из систем, в первую очередь — по ведению номенклатуры. Также предстояло сопоставить между собой данные в базах «1С:Управление холдингом» и «1С:Управление торговлей», что затруднялось сложившейся концепцией ведения номенклатуры в «1С:Управление холдингом» — по уникальному серийному оборудованию могло существовать несколько номенклатур или основных средств.
- Инвентаризация проводилась параллельно с полноценной работой компании — оборудование перемещалось между складами, выдавалось и возвращалось от пользователей. При обработке результатов пересчетов потребовалось учесть текущее местонахождение оборудования в момент оформления документов.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Снижение объемов материальных запасов
Как итог внедрения новых функциональных возможностей можно отметить следующие результаты:
- В несколько раз увеличена скорость пересчета оборудования и занесения результатов в информационную базу.
- Успешно проведена полная инвентаризация в 2024 году: за месяц посчитано около 100 000 единиц ИТ-оборудования.
- В «1С:Управление торговлей» загружен результат наличия оборудования в эксплуатации у пользователей через чат-бот Mattermost с указанием требуемых аналитик в количестве 11 000 шт. Недостающие данные дополнены информацией от системы Endpoint Central с сохранением приоритетности чат-бота Mattermost.
- Актуализирован складской учет как в части нормативно-справочной информации, так и в части начальных остатков. Появилась возможность оперативно контролировать остатки и движение запасов на любой момент времени.
- Результат пересчетов передан в «1С:Управление холдингом» с учетом принадлежности оборудования к ОС или ТМЦ по регистру сопоставления номенклатуры в информационных системах.
- В разы сокращен объем ручных операций по внесению фактических данных.
- Оформление результатов инвентаризации проведено с учетом движения оборудования за время с момента проведения фактического пересчета.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 60%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 15%;
- ускорение обработки заказов: 10%;
- снижение объемов материальных запасов: 10%.
