«Областной аптечный склад» и «1С-Рарус» реализовали проект по финансовому планированию с использованием сценариев продаж. Для проекта была выбрана система «1С:Управление холдингом». В ходе работы создано единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы, в котором подсистемы обмениваются данными в постоянно. Также внедрены инструменты и механизмы управления активами, планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости.
Акционерное общество «Областной аптечный склад» — одно из крупнейших предприятий Южного Урала. В компанию входит сеть «Государственных аптек» (260 аптек и аптечных пунктов в Челябинске, Челябинской области и Екатеринбурге), сеть «Государственных оптик» и современный складской комплекс класса «А» площадью 9 тыс. кв. м.
Цель проекта: повысить конкурентоспособность и эффективность работы компании.
Для достижения этой цели были поставлены следующие задачи:
- Создать единое информационное пространство на основе комплексной информационной системы (далее КИС).
- С помощью КИС повысить эффективность финансового планирования.
АО «Областной аптечный склад» — одно из крупнейших фармацевтических предприятий Южного Урала. Компания имеет широкую сеть розничных продаж и оптовый бизнес, работает с государственными учреждениями и логистикой. Развитие устойчивых позиций на рынке требует новых инструментов для управления продажами, финансового планирования и управленческого анализа.
Используемые ранее учетные системы осложняли развитие бизнеса. Во-первых, каждое подразделение вело учет в своей системе, и эти системы не были синхронизированы между собой, что влекло ряд сложностей:
- Первичная информация и отчеты также формировались в разных системах, в том числе в ручном режиме в электронных таблицах без дальнейшего сопоставления.
- Информация в бухгалтерском и оперативном учетах продаж различались.
- Бюджетирование велось в произвольном формате, без привязки к системам учета и договорам.
Во-вторых, были не достаточно автоматизированы или вовсе не были автоматизированы важные бизнес-процессы:
- Бухгалтерский учет, расчет операционной и чистой прибыли велись без аналитических раскрытий.
- Сценарный анализ данных, учет и распределение затрат по видам бизнеса, планирование и учет физических показателей расходов, факторный анализ.
Вручную производились: план-фактный анализ подразделений, анализ прибыльности или убыточности аптек, анализ использования объектов недвижимости.
Предприятию стала необходима единая информационная система, с помощью которой планировалось:
- Повысить оперативность обмена информацией между подразделениями.
- Обеспечить однозначность, прозрачность и целостность информации. Исключить влияние человеческого фактора на качество информационного взаимодействия.
- Внедрить инструмент финансового планирования, в основе которого лежит делегирование финансового управления на Центры финансовой ответственности (ЦФО).
- Обеспечить контроль расходов компании.
- Обеспечить снижение уровня рисков.
- Повысить гибкость и приспособляемость к изменениям.
Для решения поставленных задач была выбрана система «1С:Управление холдингом».
Система финансового планирования с использованием сценариев продаж построена на базе «1С:Управление холдингом».
Внедрены следующие подсистемы:
- Интеграция и управление НСИ.
- Продажи.
- Бюджетирование.
- Управление активами.
- Бизнес-анализ.
- Договоры и проекты.
- Отчетность.
Схема интеграции
Количество автоматизированных рабочих мест: 300
Автоматизировано планирование финансовой деятельности крупной аптечной сети из 300 торговых точек. Планирование производится с минимальным вовлечением ручного труда на основе статистических данных и с применением прогнозных сценариев развития продаж.
Для этого в единую бюджетную модель объединили несколько различных баз данных, часть которых не входила в группу «1С». Обеспечено централизованное ведение НСИ по 15 аналитическим измерениям. Получена возможность оценивать факторы, влияющие на выполнение планов и достижение целей компании. Разработаны и реализованы уникальные инструменты управления.
Например, индивидуальные механизмы распределения затрат с возможностью управления изменениями в процессе работы; универсальные механизмы отчетов, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм; механизмы управления активами; алгоритмы плановых и фактических калькуляций.
Ключевые результаты проекта:
- Создано единое информационное пространство на основе корпоративной информационной системы, в котором подсистемы обмениваются данными в постоянно.
- Каждое подразделение получает информацию в удобном для него виде, с необходимым уровнем аналитики.
- Настроено бесшовное взаимодействие системы бюджетирования с подсистемой договоров с учетом сценарного и проектного управления.
- Разработаны универсальные аналитические отчеты с пакетным формированием фильтров, позволяющие сохранять неограниченное количество вариантов отчетных форм (более 200 отчетных форм по продажам).
- Пользователи могут расшифровывать отчеты до состояния первичных документов. Специализированные отчеты рассылаются автоматически всем заинтересованным сотрудникам.
- Руководители получили инструменты мониторинга и KPI на основе аналитических панелей, графиков и диаграмм.
- Выросла эффективность финансового управления.
- Ответственность по управлению бюджетами передана из планово-экономического отдела в ЦФО. Каждый ЦФО имеет возможность планировать деятельность подразделений, в режиме реального времени анализировать исполнение бюджетов, проводить факторный анализ и получать максимально полезную информацию.
- Обеспечена возможность сценарного планирования годового бюджета: оптимистичного (пессимистичного) плана, прогнозного сценария.
- Автоматизирован план-фактный анализ.
- Обеспечен расчет операционной и чистой прибыли, а также рентабельности каждого вида бизнеса.
- Получен факторный анализ доходов и расходов, который позволяет управлять конкретными элементами бизнес-процессов для повышения эффективности бизнеса.
- Большая часть статей расхода рассчитывается на основе правил определения затрат, алгоритмы по каждой статье определены бизнесом.
- Обеспечено гибкое планирование и бюджетирование с использованием предустановленных автоматических правил заполнения бюджетных форм и бланков, а также статистических данных прошлых лет, договорных условий.
- Внедрены инструменты и механизмы:
-
- управления активами (собственными и арендованными);
- планирования и контроля эффективного использования объектов недвижимости;
- планирования, контроля и анализа инвестиционных проектов, направленных на развитие бизнеса.
