Научно-исследовательский институт космического приборостроения построил автоматизированную систему управления испытаниями на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Созданно единое информационное пространство, которое обеспечивает выполнение задач по проведению испытаний. Обеспечена прослеживаемость процессов проведения испытаний — от получения заявки на испытания через весь производственно-технологический процесс до момента его завершения. Особенностью проекта является то, что все фазы, начиная от проектирования системы, разработки и включая опытную эксплуатацию системы, осуществлялись полностью в удаленном режиме с применением различных коммуникационных систем. В результате проекта объем выпускаемой продукции вырос на 29%, себестоимость снизилась на 8%, операционные и административные расходы — на 20%, а прибыль увеличилась на 14%.
Цель проекта: сократить время выполнения организационно-управленческих и рабочих процессов, касающихся подготовки и проведения испытаний.
Задачи проекта:
- Разработать специализированное программное обеспечение (ПО) автоматизированной системы управления испытаниями (далее — АСУИ).
- Создать единое информационное пространство, обеспечивающее эффективное распределение информации в процессе подготовки и проведения испытаний, отражающее технологические этапы, технологическое состояние и местонахождение объектов испытаний и документации.
До проекта автоматизации Научно-технический центр 1 (НТЦ-1) вел бухгалтерский учет в информационной системе на базе «1С:Предприятие 7.7.». А также использовал различные формы и шаблоны документы в Microsoft Word, Excel и самописные программы. Все бизнес-процессы осуществлялись с помощью электронной почты, телефонных звонков и личных контактов.
Предпосылками проекта автоматизации стала необходимость создать единое информационного пространство для оперативной обработки информации. После анализа существующих программных продуктов, было принято решение использовать программный продукт «1С:ERP Управление предприятием 2», интегрированный с «1С:Документооборот КОРП», а также разработать отдельную специализированную систему по планированию и мониторингу проведения испытаний (далее ПМПИ).
Автоматизированная система управления испытаниями построена на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». Проект реализован с применением каскадной модели, а также с использованием технологии Agile.
В результате осуществленных работ по проекту автоматизированы следующие бизнес-процессы предприятия:
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление складом и обеспечение производства.
- Управление производством.
- Учет кадров.
- Документооборот (настроены 58 шаблонов документов).
Разработана специализированная подсистема «Планирование и мониторинг проведения испытаний». Созданы специализированные обучающие ролики по каждой внедряемой подсистеме. Согласованы планы обучения специалистов с фиксацией результатов обучения в Протоколах проведения обучения.
Архитектурная схема решения
(АПКШ — аппаратно-программный комплекс шифрования «Континент»; СКЗИ — средство криптографической защиты информации).
Особенностью проекта является то, что все фазы, начиная от проектирования системы, разработки и включая опытную эксплуатацию системы, осуществлялись полностью в удаленном режиме с применением различных коммуникационных систем. Специалисты с нашей стороны, находились в Москве и на испытательных полигонах, а специалисты исполнителя — в Москве, Новосибирске и Санкт-Петербурге. Соответственно не были потрачены средства на командировки, время на перемещения специалистов с места проживания до места внедрения системы, тем самым временные и финансовые ресурсы проекта расходовались наиболее эффективно.
Спецификой работы и требований к системе автоматизации для данного предприятия являются:
- Работа как с гособоронзаказом, так и с гражданской продукцией.
- Большое количество унифицированных форм шаблонов.
- Специфика проведения испытаний по контролю радиационной стойкости ЭКБ.
Увеличилась прибыль
Сократились расходы
Снизилась себестоимость
Созданное единое информационное пространство обеспечивает выполнение следующих задач по проведению испытаний:
- Обеспечена прослеживаемость процессов проведения испытаний — от получения заявки на испытания через весь производственно-технологический процесс подготовки, обеспечения и осуществления испытаний до момента его завершения.
- Оперативный документооборот системы позволяет быстро создавать и хранить документацию по процессам испытаний с помощью настроенных шаблонов документов (настроены 58 шаблонов документов с процессами их наполнения информацией, согласования и утверждения и 8 печатных форм документов).
- Учитываются данные о процессе проведения испытаний от преддоговорной деятельности до закрытия работ. Учет ТМЦ настроен, в том числе, с использованием функционала адресного хранения.
- С помощью специальных рабочих мест подсистемы по планированию и мониторингу проведения испытаний (ПМПИ) осуществляется как годовое планирование испытаний, так и планирование отдельных испытательных сессий с различными технологическими характеристиками воздействия ионами на испытываемые образцы. Разработаны специализированные объекты подсистемы ПМПИ и автоматизированные рабочие места:
- планирование испытаний,
- планирование испытательных сессий,
- планирование графиков выходов испытателей,
- рабочее место ответственного за смену,
- рабочее место испытателя.
Формирование отчетов (как типовых, так и специально разработанных) позволяет получать оперативную информацию по процессам и работам, а также при помощи статистических отчетов вести стратегическое планирование будущих испытательных сессий. Разработаны 10 специализированных отчетов. Планируется к использованию около 150 типовых отчетов конфигураций «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот».
Потенциальная эффективность от внедрения автоматизированной системы управления испытаниями в целом отражается в следующих показателях:
- снизились временные затрат на подготовку и проведение испытаний;
- повысилось качество разработки и выпуска документации;
- реализовано планирование, мониторинг, анализ работ;
- сформировано единое информационное пространство;
- внедрен электронный документооборот;
- автоматизирована постановка задач и контроль их исполнения;
- обеспечено своевременное принятие предупреждающих действий;
- документация хранится на едином сервере.
1. По подсистеме «Управление продажами»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчётности по управлению продажами в количестве 7 отчетных форм. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки документов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по задолженностям заказчиков, в том числе с распределением по периодам задолженности, что позволило оперативно контролировать задолженности и вести работу по ее получению, что снизило дебиторскую задолженность предприятия. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования отчетности попродажам для руководства. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделения появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
2. По подсистеме «Управление закупками»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился автоматически формируемый отчет по состоянию дел по закупочной деятельности, выводящий информацию на дату или за период вопределенных разрезах по закупкам. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по закупочной потребности в закупке, что позволило оперативно решать вопросы приобретения товаров и услуг. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования отчетности по закупкам для руководства. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделения появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
3. По подсистеме «Управление складом»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчетности по складскому учету в количестве 9 отчетных форм. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по работе специалистов по складскому учету по процессам проведения инвентаризаций и учету и поиску ТМЦ при адресном хранении. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования отчетности по складским остаткам для руководства. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделения появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
4. По подсистеме «Управление производством»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчетности по производственному учету в количестве 8 отчетных форм. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по работе специалистов по проведению испытаний и производственного участка по прохождению каждого этапа подготовки и проведения испытаний. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования отчетности по испытаниям и производству. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделений появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
5. По подсистеме «Учет кадров»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
При централизации кадрового учета в единой информационной системе и централизованном вводе необходимой информации по кадровому учету, отпала необходимость по сбору и предоставлению данной информации специалистами НТЦ-1. В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчетности кадрового учета в количестве 24 отчетных форм. Исключилось возникновение ошибочно внесенных данных. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс передачи кадровой информации специалисту по кадровому учету с целью получения, обработки и предоставления необходимой информации от сотрудников подразделений. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования отчетности по кадровому учету для руководства. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделений появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
6. По подсистеме «Документооборот»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчетности по документообороту в количестве 106 отчетных форм. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что приведет к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по процессам разработки и согласования документации. Автоматизация настройки шаблонов документов позволило ускорить работу специалистов по оформлению необходимой документации. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования необходимой документации и оперативного к ней доступа. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделений появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
7. По подсистеме «Планирование и мониторинг проведения испытаний»
|
№ п/п |
Показатель эффективности |
Описание |
|
1 |
Повышение производительности |
В результате внедрения подсистемы появился дополнительный комплект отчетности по испытаниям и интерактивная форма планирования испытательных сессий в количестве 4 форм. Повысилась производительность сотрудников за счет снижения временных ресурсов, затрачиваемых на выполнение подготовки отчетов, что привело к появлению дополнительных ресурсов для увеличения прибыли организации. |
|
2 |
Ускорение процесса |
Ускорился процесс получения информации по процессам проведения испытаний, независимо от местонахождения испытательной площадки. Ускорился процесс обработки и предоставления информации сторонним испытательным организациям, что увеличило количество поступивших заказов. Ускорились и упростилист процессы планирования, анализа и мониторинга хода проведения испытаний. |
|
3 |
Исключение функций |
Исключение функции по сбору необходимой информации для формирования необходимой документации и оперативного к ней доступа. |
|
4 |
Контроль, анализ и управленческое воздействие |
Централизация сбора и хранения информации в едином информационном пространстве. У сотрудников и руководства подразделений появились дополнительные возможности для анализа, контроля и планирования работы. |
Экономический эффект от внедрения
Запасы и производство:
- снизились объемы материальных запасов — на 20%;
- сократились расходы на материальные ресурсы — на 11%;
- уменьшились производственные издержеки — на 12%;
- снизилась себестоимость выпускаемой продукции — на 8%;
- вырос объем выпускаемой продукции — на 29%;
- выросла производительность труда в производстве — на 14%.
Оборотные средства:
- выросла оборачиваемости складских запасов — на 25%;
- сократилась дебиторская задолженность — на 19%.
Эффективность и оперативность:
- ускорилась обработка заказов — на 85%;
- сократились сроки исполнения заказов —на 26%;
- снизились операционные и административные расходы — на 20%.
- выросла прибыль — на 14%
Трудозатраты и отчетность:
- сократились трудозатраты в различных подразделениях — на 35%;
- ускорилось получение управленческой отчетности — в 3 раза;
- ускорилась подготовка регламентированной отчетности — в 3,1 раза.
В ходе выполнения работ по реализации проекта по разработке и внедрению автоматизированной системы управления испытаниями (АСУИ), специалистам ООО «ВЦ «Компьютеры и сети» (Исполнитель) и филиала АО «ОРКК» - «НИИ КП» (Заказчик) предстояло решить множество сложных задач. Сотрудникам Исполнителя необходимо было вникнуть в тематику работ по подготовке и проведению испытаний, учесть все тонкости выполнения технологических процессов, управленческих операций и специфику работы научно-технического центра, реализовать требования к формам документации, реагировать на вновь возникающие требования к частным вопросам построения системы, выполнять работы в удаленном режиме. Нам, в свою очередь, необходимо было ознакомить работников Исполнителя со спецификой выполняемой деятельности по испытаниям, подробно изложить свои требования к системе в целом и к каждой подсистеме в частности, уделять немалое количество трудовых и временных ресурсов на участие в совещаниях, проверку документации, тестирование системы.
