Для автоматизации и ускорения обработки оптовых заказов компания «Аксиома-софт» доработала программу «1С:Управление торговлей» под нужды крупного поставщик запчастей для сельскохозтехники — компании «Эталон». Проект отличался масштабной оптимизацией, потребовавшей глубокой интеграции с интернет-магазином, управления сложным складом (МТЗ, Master Part и др.), автоматизации подбора аналогов и гибкого ценообразования. Уникальность решения проявилась в автоматизации специфических процессов, таких как объединение заказов поставщиков, блокировка дублей документов и «умное» управление остатками и ценами. В результате скорость обработки заказов выросла в 2 раза благодаря автоматизации поиска товаров/аналогов и быстрому доступу к данным.
Компания «Эталон» — крупный поставщик запчастей для сельскохозяйственной техники (включая МТЗ) и грузовиков. Официальный дилер белорусских производителей, эксклюзивный представитель Master Part в России. Ассортимент свыше 10 000 наименований всегда в наличии. Обеспечивает быструю комплектацию и доставку оптовых заказов по РФ и СНГ.
Цели проекта:
- Ускорить обработку заказов в 2 раза за счет устранения ручных операций.
- Интегрировать онлайн-продажи в общую систему учета для повышения их объема и управляемости.
- Повысить эффективность работы менеджеров за счет автоматизации поиска товаров/аналогов и доступа к критически важным данным (цены, остатки, долги).
- Улучшить точность ценообразования и расчетов наценки для роста рентабельности.
- Исключить ошибки дублирования и потери данных при совместной работе.
- Оптимизировать логистику и взаимодействие с поставщиками.
- Повысить лояльность клиентов за счет оперативного предложения актуальных аналогов при отсутствии товара.
Задачи проекта:
- Автоматизировать работу с заказами клиентов:
- внедрить инструмент автоматического поиска и предложения аналогов при отсутствии основного товара;
- добавить в интерфейс заказа расчет и отображение общего веса товаров;
- реализовать мгновенный просмотр задолженности клиента (сумма, сроки, документы) прямо в заказе;
- разработать функцию автоматического разделения заказов партнеров по контрагентам;
- добавить кнопку быстрого создания связанных документов;
- внедрить таблицы наглядного отображения наличия товаров на складах.
- Оптимизировать управление номенклатурой и ценами:
- доработать справочник номенклатуры для автоматического отслеживания и отображения остатков и цен без ручных отчетов;
- реализовать механизм автоматического снятия маркетинговых меток («Новинка», «Популярный») по истечении срока;
- создать гибкий инструмент для установки цен из нескольких накладных с одновременным контролем остатков и данных поставок;
- внедрить функцию сравнения цен конкурентов при работе с клиентскими заказами.
- Интеграция с интернет-магазином:
- обеспечить синхронизацию данных (наименования, цены, остатки) между «1С:Управление торговлей» и сайтом через признак «Выгружать на сайт»;
- добавить возможность указывать аналоги товаров в реквизитах для автоматического отображения/предложения на сайте.
- Повысить точность учета и предотвратить ошибки:
- реализовать блокировку одновременного редактирования одного документа с уведомлением пользователя;
- разработать механизм автоматического объединения заказов от одного поставщика в одну накладную.
- Улучшить пользовательский опыт и скорость работы:
- детализировать настройки системы для адаптации под конкретные роли;
- разработать специализированные пользовательские формы для ускорения ввода и обработки данных;
- оптимизировать интерфейсы для получения информации о ценах и остатках в 2-3 раза быстрее.
Компания «Эталон» использовала решение «1С:Управление торговлей», но со временем стандартного функционала стало не хватать для удовлетворения потребностей. Продажи через интернет-магазин нигде не отображались. Менеджеры тратили значительное количество рабочего времени на поиск и подбор необходимых товаров или их аналогов, что приводило к длительной обработке заказов. Для решения этих задач компания «Аксиома-софт» предложила доработать систему на базе «1С:Управление торговлей» под нужды компании.
В рамках проекта доработана система на базе «1С:Управление торговлей». Автоматизированные функции:
- Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS):
- продажи (сбыт), сервис, маркетинг;
- оформление заказов покупателей;
- ценообразование, управление прайс-листами;
- управление складскими запасами.
- Закупки и управление отношениями с поставщиками:
- оформление заказов поставщикам.
- Другие автоматизированные функции:
- учет аналогов номенклатуры;
- отключение дополнительных реквизитов (для упрощения интерфейса);
- объединение заказов поставщику;
- интеграция с сайтом интернет-магазина.
Выполнены следующие доработки:
- Обновили справочник номенклатуры. В списке номенклатуры теперь можно смотреть остатки по складам и цены по каждому товару. Это экономит рабочее время менеджеров. Больше не нужен отчtт, чтобы получить дополнительную информацию. Сотрудник выбирает по каким складам видеть остатки, а по каким скрывать.
Корректно отображаются цены по номенклатуре
В колонке резерв видно, сколько товара зарезервировано 
Организовали подбор аналогов номенклатуры
Если нужного товара нет на складе, менеджеры предлагают клиенту подходящую замену из списка аналогов с похожими характеристиками. Мы создали удобный функционал: все аналоги видны в списке номенклатуры и форме подбора.
Новое окно по каждому аналогу не открывается, менеджер только находит нужные за пару секунд 
Аналоги собраны в группу с указанием их количества, которую можно свернуть или скрыть, если аналогов нет 
Менеджеры добавляют новый аналог из карточки товара или из списка 
И автоматически связывают его с основным товаром для взаимозаменяемости 
Доработали установку цен номенклатуры
Что теперь можно делать:
1) Устанавливать цены из нескольких накладных. Пользователь выбирает нужные ему накладные.
В форме подбора номенклатуры видны текущий остаток, общее количество товара и накладная, по которой он поступил.
2) Сравнивать цены компании с ценами конкурентов. Цены конкурентов собраны в отдельную таблицу и автоматически обновляются — они всегда актуальны. 
3) Смотреть цены на аналоги.
Оптимизировали дополнительные реквизиты
Система учитывает товары-новинки и товары, которые в определенный период пользуются максимальной популярностью. Для этого используются дополнительные реквизиты. Популярность таких товаров ограничена по времени, поэтому обычно пользователь вручную удаляет их из списка. Мы разработали автоматический функционал: пользователь устанавливает дополнительный реквизит на нужный срок, и по окончании срока система сама удаляет товар из списка.
Срок дополнительного реквизита задает пользователь.
После завершения срока специальное регламентное задание автоматически отключает реквизит у товаров с истекшим сроком.
Доработали раздел «Заказ клиента»
1) Компания учитывает товары по весу и габаритам. Для клиента важно видеть общий вес заказа. В список заказов добавили реквизит, который показывает общий вес всех товаров в заказе.
2) При оформлении заказа менеджер должен видеть задолженность клиента. Чтобы ускорить работу сотрудника, в заказ добавили таблицу с суммой долга, количеством дней просрочки и документом, по которому возникла задолженность. 
3) В заказ клиента добавили таблицу наличия товаров на складах.
4) Добавили таблицу дополнительных цен товара. Пользователь сам выбирает, какие виды цен показывать в документе.
5) В компании ведется учет товаров по брендам. В заказ клиента добавили поле внизу документа, где отображается общая сумма товаров по нужному бренду. Теперь менеджер видит сумму товаров любого бренда в заказе.
6) При выставлении счета клиенту появилась возможность указывать товар без цены, что полезно, если товара нет в наличии и цена будет назначена после поставки.
Цена не отображается в печатной форме.
7) В компании отдельно учитывают партнеров и контрагентов. Сначала создается заказ от партнера, а затем его делят по контрагентам в зависимости от номенклатуры. Для разделения заказа создали разбивку первичного заказа на несколько заказов клиента. Менеджер нажимает кнопку «Разделить заказ» и переходит к форме, где выбирает контрагентов, связанных с партнером из этого заказа. В таблице менеджер указывает, сколько товаров нужно для каждого контрагента.
Кнопка «Создать документы» создает новые заказы клиента с нужными контрагентами и номенклатурой. После создания автоматически появляется список «Созданные заказы», откуда менеджер может сразу перейти к нужному заказу.
Запретили вход в открытый документ
Теперь невозможно зайти в документ, который открыт и редактируется другим пользователем. При попытке входа пользователь получает уведомление, что документ занят. Менеджер больше не переживает, что потеряет данные своего заказа или их кто-нибудь отредактирует без его ведома. Так сотрудник чувствует себя увереннее, может обработать больше заказов и сделать это качественнее.
Объединение заказов поставщику
Часто возникают ситуации, когда поставщик передает одни и те же товары разным клиентам. Поставщик объединяет такие заказы в одну накладную. Для этого разработан механизм, который объединяет несколько заказов от одного поставщика в один. При объединении в новый заказ не включают товары, которые уже поставлены. Старые заказы переходят в состояние «закрыт», а менеджер продолжает работать с новым объединенным заказом. В старых заказах есть информация о новых.
Выполнили интеграцию 1С:УТ с сайтом интернет-магазина
Компания продает товары через Интернет-магазин. Мы синхронизировали программу «1С:УТ» с интернет-магазином, чтобы было удобно отбирать товары для выгрузки. В группе номенклатуры добавили признак «Выгружать на сайт». Если этот признак установлен, вся группа и ее элементы попадают в выгрузку. Если признак не установлен, товары не выгружаются.
Доработали правила обмена, по которым аналоги номенклатуры выгружаются в интернет-магазин. Теперь можно указывать несколько товаров в дополнительных реквизитах номенклатуры.
- Специализация и сложность ассортимента:
- проект реализован для ведущего поставщика узкоспециализированных запчастей (сельскохозяйственной техники МТЗ, грузовиков, эксклюзивного дистрибьютора Master Part);
- управление сверхшироким ассортиментом (свыше 10 000 наименований) с высокой оборачиваемостью и необходимостью глубокой экспертизы в нишевых товарных группах;
- критическая важность наличия аналогов: необходимость предлагать замены при отсутствии товара для удержания клиентов.
- Масштаб и распределеность логистики:
- оптимизация процессов для компании с оптовыми поставками по всей РФ и странам СНГ, требующая безупречной точности в комплектации и работе с документами;
- сложность логистики поставщиков: необходимость автоматизации объединение заказов от множества поставщиков в единые накладные.
- Интеграция 1С:УТ с сайтом интернет-магазина:
- полноценная синхронизация интернет-магазина с 1С (ассортимент, цены, остатки) стала не просто улучшением, а «необходимым условием» для роста продаж;
- уникальная настройка «гибкого» ассортимента сайта: возможность указывать и выгружать аналоги напрямую в карточки товаров интернет-магазина.
- Автоматизация уникальных бизнес-процессов:
- система не просто хранит данные об аналогах, а активно предлагает их менеджеру при отсутствии основного товара, влияя на конверсию и лояльность;
- автоматическое объединение заказов поставщикам: уникальный механизм, устранивший дублирование накладных и ошибки в сложной логистической цепочке;
- интеллектуальное управление маркетинговыми метками: автоматическое снятие статусов "Новинка"/"Популярный" по истечении срока — исключение ручного контроля;
- блокировка одновременного редактирования — важно для работы более 35 пользователей.
- Работа с высокоэкспертной командой: внедрение велось для менеджеров с опытом от 8 лет. Система должна была не заменить, а усилить их экспертизу, предоставив инструменты для мгновенного доступа к данным (остатки, цены, задолженность, аналоги) и исключения рутины.
- Доработка программы «1С:Управление торговлей» под нужды компании:
- гибкое ценообразование с учетом конкурентов и данными из «нескольких» накладных;
- комплексный контроль веса заказа и задолженности клиента «внутри» документа заказа;
- детализированные пользовательские формы и настройки, повышающие удобство работы.
Ускорилась обработка заказов
- У менеджеров освободилось рабочее время. Информацию о ценах и остатках они получают быстрее и удобнее.
- Сотрудники обрабатывают заказы в 2 раза быстрее. Учет заказов стал удобнее благодаря разделению заказов клиентов и объединению заказов поставщика.
- Менеджер предлагает клиенту замену товара, если его нет в наличии. С помощью учета аналогов повышается рентабельность, так как клиент вероятнее останется, если ему предложили аналог.
- Благодаря интеграции с сайтом повысились продажи через интернет-магазин.
- Точнее рассчитываются и устанавливаются наценки с помощью новых таблиц работы с ценами.
- Управление данными стало эффективнее. Детализация настроек, разработка пользовательских форм и другие инструменты повысили удобство ввода, хранения и обработки информации в 3 раза.
Андрей Шаделко, генеральный директор компании «Эталон»
Проект, реализованный совместно с компанией «Аксиома-Софт», помог нам значительно повысить эффективность работы сотрудников и функционирования бизнеса в целом. С помощью 1С:УТ мы стали обрабатывать больше заказов, а также сократили ручные операции менеджеров. Кроме того, за счет автоматизации продаж интернет-магазина и внедрения функционала по учету аналогов мы стали получать больше прибыли. Так, бизнес-эффект, полученный от внедрения, в будущем позволит нам все больше совершенствовать управление процессами торговли.
