||
Краткое описание

«Областной аптечный склад» сократил трудозатраты в подразделениях на 50% с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. КОРП». В программе ведется подбор, адаптация, развитие и премирование персонала территориально распределенной торговой компании. При этом сохранились типовые механизмы системы. В ходе работы удалось повысить эффективность процессов кадрового администрирования, создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме, а также сократить время на формирование отчетности по требованиям законодательства РФ.

АО "Областной аптечный склад"
Заказчик

АО «Областной аптечный склад» крупнейшее фармацевтическое предприятие Южного Урала.  Занимается оптовой и розничной продажей лекарств: обеспечивает медикаментами льготные категории граждан, делает лекарства по рецептам. Численность сотрудников — 1700 человек. В розничную сеть входят 300 обособленных подразделений и логистический комплекс.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Снизить вероятность приостановки работы аптечных пунктов из-за отсутствия фармацевтов.
  2. Создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме.
  3. Повысить эффективность процессов кадрового администрирования.
  4. Повысить точность учета рабочего времени при снижении трудоемкости учета.
  5. Реализовать оперативный подбор персонала из действующего кадрового состава.
  6. Сократить время на формирование регламентированной отчетности по требованиям законодательства РФ.

Задачи проекта:

  1. Получить возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн.
  2. Сократить трудозатраты при выполнении операций по расчету зарплаты и кадровому учету для 1700 сотрудников.
  3. Отследить повышение и управление квалификацией персонала по дефицитным позициям штатного расписания. 
  4. Предоставить бухгалтерскую отчетность.
2
Ситуация до старта проекта
  1. Плановые графики и табели учета рабочего времени формировались в программе разработанной собственной ИТ-службой. Отсутствовал контроль явки персонала. Не было информации для подбора персонала из действующего кадрового состава на замену сотрудника в условиях дефицита кадров со специальным фармацевтическим образованием.
  2. Для кадрового учета и расчета заработной платы использовалась система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», которую было невозможно обновить из-за продолжительного срока эксплуатации и модификации.
  3. Регламентированная отчетность по НДФЛ формировалась по каждому из 300 обособленных подразделений, что было трудозатратно с точки зрения отслеживания взаиморасчетов с налоговыми органами и приводило к ошибкам при перемещениях сотрудников.
  4. Изменения законодательства в модифицированной «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» отражались поздно и не в полном объеме, что увеличивало трудозатраты разработчиков компании на адаптацию к новым требованиям и риск срыва сроков предоставления отчетности.
  5. Расчет ежемесячной премии персонала розницы зависел от большого количества показателей, полученных из сторонних программ. Контроль корректности расчета требовал больших трудозатрат.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Система учета рабочего времени и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП». Автоматизированы следующие функции:

  1. Расчет зарплаты. 
  2. Подбор кадров. 
  3. Кадровый учет. 
  4. Анализ кадрового состава. 
  5. Учет рабочего времени. 
  6. Регламентированная отчетность. 
  7. Оценка и аттестация персонала. 
  8. Обучение персонала. 
  9. Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий. 

ИТ-Ландшафт компании:

  • «1С:Управление холдингом»;
  • «1С:Документооборот»;
  • Магаптека (собственное бизнес-приложение);
  • СКУД (система пропускного контроля);
  • клиент-банк;
  • сторонняя СЭД-система;
  • МУДЛ (система электронного обучения);
  • WMS (система складского учета);
  • «1С:Управление торговлей»;
  • «1С:Розница. Салон Оптики».

Схема архитектуры системы

4
Особенности и уникальность проекта
  1. В результате проекта разработаны и внедрены механизмы контроля, в которых заведующие торговых точек могут онлайн контролировать и управлять дефицитом персонала в каждом аптечном пункте используя фиксацию явок персонала в удаленных рабочих точках посредством СКУД.
  2. Создано рабочее место для управления персоналом розницы «Подбор персонала» для замены отсутствующего сотрудника с учетом:
  • загруженности;
  • географического положения;
  • квалификации персонала.
  1. Разработан механизм оперативного учета присутствия сотрудников на рабочем месте, подбора персонала розницы из действующего кадрового состава на замену отсутствующего сотрудника. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и дает 300 руководителям розничных точек, находящихся в отдаленных населенных пунктах УРФО, управлять графиком работы персонала.
  2. Реализован автоматический табель по явкам при сканировании бейджа в аптеке.
  3. Автоматизировано бюджетирование ФОТ по точкам в разрезе категорий персонала, видов выплат, подразделений, что привело к увеличению точности планирования расходов компании на оплату труда и автоматическому формированию отчетов «Доля ФОТ», «План по труду».
  4. Оптимизирован налоговый учет за счет перехода на учет НДФЛ по финансово-экономическому подразделению, что привело к сокращению количества отчетных форм с 250 до 80.
  5. Система объединена с учетными программами и бизнес-приложениями, в которых отражены мотивационные показатели.
  6. Автоматизировано поступление информации о приеме и увольнении сотрудников, на основании которой администратор предоставляет и ограничивает доступ к информационным программам, используя внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды.
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты подразделений

50%

Снизилось количество графиков работы

х7

Сократилось время подготовки отчетности

х3
  1. Сократились трудозатраты в подразделениях на 50%. 
  2. Сократились трудозатраты планирования графика работы персонала за счет типизации. Количество графиков уменьшилось с 200 до 30.
  3. Реализована возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн
  4. Сократилось время расстановки кадров при их дефиците. Подбор персонала реализуется за короткий срок из действующего кадрового состава. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и предоставляет руководителям 300 розничных точек управлять персоналом с большей результативностью.
  5. Заполнение табелей учета рабочего времени реализовано на информации о явках персонала путем интеграции с ИС контроля управления доступом (СКУД). Тем самым исключено ручное заполнение табеля учета рабочего времени.
  6. Автоматизирован процесс создания кадровых документов на перевод, подработку, изменение графика, совмещение, совместительство.
  7. Шаблонизированы кадровые приказы с опорой на штатное расписание, что позволило сократить ошибки по оформлению кадровых операций.
  8. Сократилось время подготовки отчетности по учету НДФЛ с 2 недель до 3 дней, за счет консолидации отчетности по финансово-экономическому подразделению и автоматизировали формирование регламентированной отчетности.
  9. Разработан бюджет фонда оплаты труда, который ежедневно рассчитывает мотивационные показатели руководителей бизнеса на основании учетных программ и бизнес-приложений.
  10. Автоматизировано уведомление о приеме и увольнении сотрудников, на основании которых администратор предоставляет и ограничивает доступ к рабочей сети, информационным программам с опорой на внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды. В результате уменьшения влияния человеческого фактора повышена информационная безопасность компании и уменьшены риски несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
300
Отрасль
Торговля
1С-Рарус Челябинск
Продукты
1С:Зарплата и управление персоналом 8
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Октябрь 2019 —
Уральский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу
Отзывы заказчиков
Финансовый директор АО «Областной аптечный склад»
Оксана Гуцол
С помощью «1С:Зарплата и управление персоналом» мы получили контроль в онлайн-режиме за явками персонала. Я думаю, что это очень востребовано и интересно для территориально распределенных сетей. Мы также можем видеть как персонал развивается с точки зрения поставленных задач и интересов, и с точки зрения разных мотивационных схем продаж. Для нас это является наиболее значимым, помимо необходимости соблюдения закона.
Новости
18 октября 2021
Бизнес-форум «1С:ERP» 17 ноября 2021 года — приглашаем принять участие в онлайн-формате

Фирма «1С» приглашает пользователей, потенциальных клиентов и партнеров принять участие в 8-ом Бизнес-форуме 1С:ERP, посвященном внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. В этом году форум пройдет в онлайн-формате.

13 октября 2021
Фирма 1С приглашает на вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5»

21 октября 2021 года фирма «1С» совместно с центром разработки ITLand проводит вебинар «1С:ERP+PM Управление проектной организацией. Новое в редакции 2.5».