||
Краткое описание
«Областной аптечный склад» сократил трудозатраты в подразделениях на 50% с помощью «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. КОРП». В программе ведется подбор, адаптация, развитие и премирование персонала территориально распределенной торговой компании. При этом сохранились типовые механизмы системы. В ходе работы удалось повысить эффективность процессов кадрового администрирования, создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме, а также сократить время на формирование отчетности по требованиям законодательства РФ.
АО «Областной аптечный склад» крупнейшее фармацевтическое предприятие Южного Урала. Занимается оптовой и розничной продажей лекарств: обеспечивает медикаментами льготные категории граждан, делает лекарства по рецептам. Численность сотрудников — 1700 человек. В розничную сеть входят 300 обособленных подразделений и логистический комплекс.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Снизить вероятность приостановки работы аптечных пунктов из-за отсутствия фармацевтов.
- Создать возможность распределения человеческих ресурсов в оперативном режиме.
- Повысить эффективность процессов кадрового администрирования.
- Повысить точность учета рабочего времени при снижении трудоемкости учета.
- Реализовать оперативный подбор персонала из действующего кадрового состава.
- Сократить время на формирование регламентированной отчетности по требованиям законодательства РФ.
Задачи проекта:
- Получить возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн.
- Сократить трудозатраты при выполнении операций по расчету зарплаты и кадровому учету для 1700 сотрудников.
- Отследить повышение и управление квалификацией персонала по дефицитным позициям штатного расписания.
- Предоставить бухгалтерскую отчетность.
2
Ситуация до старта проекта
- Плановые графики и табели учета рабочего времени формировались в программе разработанной собственной ИТ-службой. Отсутствовал контроль явки персонала. Не было информации для подбора персонала из действующего кадрового состава на замену сотрудника в условиях дефицита кадров со специальным фармацевтическим образованием.
- Для кадрового учета и расчета заработной платы использовалась система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5», которую было невозможно обновить из-за продолжительного срока эксплуатации и модификации.
- Регламентированная отчетность по НДФЛ формировалась по каждому из 300 обособленных подразделений, что было трудозатратно с точки зрения отслеживания взаиморасчетов с налоговыми органами и приводило к ошибкам при перемещениях сотрудников.
- Изменения законодательства в модифицированной «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» отражались поздно и не в полном объеме, что увеличивало трудозатраты разработчиков компании на адаптацию к новым требованиям и риск срыва сроков предоставления отчетности.
- Расчет ежемесячной премии персонала розницы зависел от большого количества показателей, полученных из сторонних программ. Контроль корректности расчета требовал больших трудозатрат.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Система учета рабочего времени и расчета заработной платы построена на базе решения «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 КОРП». Автоматизированы следующие функции:
- Расчет зарплаты.
- Подбор кадров.
- Кадровый учет.
- Анализ кадрового состава.
- Учет рабочего времени.
- Регламентированная отчетность.
- Оценка и аттестация персонала.
- Обучение персонала.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
ИТ-Ландшафт компании:
- «1С:Управление холдингом»;
- «1С:Документооборот»;
- Магаптека (собственное бизнес-приложение);
- СКУД (система пропускного контроля);
- клиент-банк;
- сторонняя СЭД-система;
- МУДЛ (система электронного обучения);
- WMS (система складского учета);
- «1С:Управление торговлей»;
- «1С:Розница. Салон Оптики».
Схема архитектуры системы
4
Особенности и уникальность проекта
- В результате проекта разработаны и внедрены механизмы контроля, в которых заведующие торговых точек могут онлайн контролировать и управлять дефицитом персонала в каждом аптечном пункте используя фиксацию явок персонала в удаленных рабочих точках посредством СКУД.
- Создано рабочее место для управления персоналом розницы «Подбор персонала» для замены отсутствующего сотрудника с учетом:
- загруженности;
- географического положения;
- квалификации персонала.
- Разработан механизм оперативного учета присутствия сотрудников на рабочем месте, подбора персонала розницы из действующего кадрового состава на замену отсутствующего сотрудника. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и дает 300 руководителям розничных точек, находящихся в отдаленных населенных пунктах УРФО, управлять графиком работы персонала.
- Реализован автоматический табель по явкам при сканировании бейджа в аптеке.
- Автоматизировано бюджетирование ФОТ по точкам в разрезе категорий персонала, видов выплат, подразделений, что привело к увеличению точности планирования расходов компании на оплату труда и автоматическому формированию отчетов «Доля ФОТ», «План по труду».
- Оптимизирован налоговый учет за счет перехода на учет НДФЛ по финансово-экономическому подразделению, что привело к сокращению количества отчетных форм с 250 до 80.
- Система объединена с учетными программами и бизнес-приложениями, в которых отражены мотивационные показатели.
- Автоматизировано поступление информации о приеме и увольнении сотрудников, на основании которой администратор предоставляет и ограничивает доступ к информационным программам, используя внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды.
5
Результаты проекта
Сократились трудозатраты подразделений
50%
Снизилось количество графиков работы
х7
Сократилось время подготовки отчетности
х3
- Сократились трудозатраты в подразделениях на 50%.
- Сократились трудозатраты планирования графика работы персонала за счет типизации. Количество графиков уменьшилось с 200 до 30.
- Реализована возможность отражения штатной расстановки и наличия сотрудников на рабочих местах в режиме онлайн
- Сократилось время расстановки кадров при их дефиците. Подбор персонала реализуется за короткий срок из действующего кадрового состава. Механизм учитывает взаимозаменяемость должностей и предоставляет руководителям 300 розничных точек управлять персоналом с большей результативностью.
- Заполнение табелей учета рабочего времени реализовано на информации о явках персонала путем интеграции с ИС контроля управления доступом (СКУД). Тем самым исключено ручное заполнение табеля учета рабочего времени.
- Автоматизирован процесс создания кадровых документов на перевод, подработку, изменение графика, совмещение, совместительство.
- Шаблонизированы кадровые приказы с опорой на штатное расписание, что позволило сократить ошибки по оформлению кадровых операций.
- Сократилось время подготовки отчетности по учету НДФЛ с 2 недель до 3 дней, за счет консолидации отчетности по финансово-экономическому подразделению и автоматизировали формирование регламентированной отчетности.
- Разработан бюджет фонда оплаты труда, который ежедневно рассчитывает мотивационные показатели руководителей бизнеса на основании учетных программ и бизнес-приложений.
- Автоматизировано уведомление о приеме и увольнении сотрудников, на основании которых администратор предоставляет и ограничивает доступ к рабочей сети, информационным программам с опорой на внутреннюю политику безопасности пользовательской рабочей среды. В результате уменьшения влияния человеческого фактора повышена информационная безопасность компании и уменьшены риски несанкционированного доступа к конфиденциальной информации.
