«Крымская Водочная Компания» построила систему автоматизации бизнес-процессов на базе решения «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией». Переход на новую систему произведен без опытной эксплуатации и без остановки приема заказов и отгрузки. В результате проекта удалось автоматизировать блоки планирования, закупки, складского учета, розничных и оптовых продаж, работы торговых представителей, а также связанных с ними блоков ведения взаиморасчетов. Скорость сборки товаров, а также скорость приемки и обработки заказов выросла в 2 раза. Сократились затраты на обновление системы.
«Крымская Водочная Компания» — крупнейший производитель крепких алкогольных напитков и лидер в дистрибуции на территории Крыма. Входит в Русский водочный холдинги, занимающий 6-е место в России по объему реализованной продукции. Бренды компании можно найти в десятках стран ближнего и дальнего зарубежья. Основные торговые марки — MEDOFF, Союз-Виктан, На Берёзовых Бруньках, Мърная.
Цели проекта: получить инструмент автоматизации бизнес-процессов:
- который соответствует требованиям законодательства по осуществлению торговли алкогольной продукцией
- сопровождение которого будет менее трудозатратным по сравнению с предыдущей информационной системой.
Задачи проекта:
- детализировать функциональные и технические требования к системе;
- выполнить адаптацию системы под зафиксированные требования;
- реализовать интеграцию с системой регламентированного учета;
- реализовать перенос данных из предыдущей системы учета в новую;
- оптимизировать работу управленческого и регламентированного учета в части интеграции с ЕГАИС;
- автоматизировать деятельность торговых агентов и наладить обмен данными с управляющей системой в режиме real-time.
До старта проекта в компании были следущие сложности:
- недостаточная гибкость настроек и медленная работа текущего функционала программного обеспечения торговых агентов;
- необходимость оптимизации работы с ЕГАИС;
- значительные трудозатраты на обновление конфигурации;
- отсутствие синхронизации данных основной системы учета торговой деятельности и учета розничных продаж;
- отсутствие актуальной информации у торговых агентов по взаиморасчетам и истории заказов покупателей.
Система автоматизации бизнес-процессов построена на базе решения «1С:Управление торговлей алкогольной продукцией». Для реализации проекта использовали комплексную проектную технологию, с помощью которой команда доработала типовую конфигурацию, разработала отчеты и печатные формы, организовала перенос данных из предыдущей информационной системы, провела консультации пользователей и запустила проект в эксплуатацию.
Для адаптации типового решения:
- оптимизирована структура хранения нормативно-справочной информации;
- для поступающего товара реализован механизм проверки продукции, и автоматического сопоставления номенклатуры и контрагентов со справочниками ЕГАИС;
- изменен бизнес-процесс списания алкогольной продукции и оптимизирован механизм возврата товара поставщику;
- для оптимизации работы склада разработан блок учета норм убыли при хранении и транспортировке продукции;
- для оптимизации работы склада разработан блок учета рекламного (торгового) оборудования, передаваемого клиентам;
- реализован АРМ кладовщика (сборщика) по работе с ЕГАИС;
- разработан робот по созданию и отправке ТТН в ЕГАИС;
- разработаны отчеты по контролю необработанных исходящих ТТН ЕГАИС;
- для минимизации ошибок и увеличения скорости сборки товаров при отгрузке, добавлен документ «Подборный лист», который заполняется с помощью отдельного автоматизированного рабочего места, и хранит в себе информацию о товаре, номенклатуру и номер серии;
- добавлен механизм контроля маркированной продукции при расхождении, недопоставке и возврате от клиента;
- разработан механизм контроля возврата подписанных документов от клиентов;
- автоматизирован процесс планирования движения денежных средств по данным из отчетов о работе торгового агента;
- произведена интеграция и доработка учетной системы с ПП Моби-С;
- расширены возможности торговых агентов, путем добавления в Моби-С ряда отчетов;
- разработан механизм учета сверок по торговому агенту;
- разработан блок контроля передвижения торговых агентов;
- добавлена возможность вести ценообразование по ассортименту;
- добавлен функционал учета промо-акций;
- расширен функционал скидок, путем добавления отраслевых специфик предприятия;
- разработан функционал учета ретро-бонусов от поставщиков;
- разработан функционал учета ретро-бонусов клиентам.
Общая численность АРМ — 125 человек.
Схема архитектуры системы
Оптимизация и автоматизация бизнес-процесса кладовщика — упрощен подбор маркированного товара по определенным параметрам входящих данных. АРМ кладовщика «делает все сам»: сверяет с ЕГАИС, формирует ТТН и сверяет данные на каждом уровне.
Переход на новую систему произведен без опытной эксплуатации и без остановки приема заказов и отгрузки.
Выросла скорость сборки товаров
Выросла скорость обработки заказов
В результате удалось автоматизировать блоки планирования, закупки, складского учета, розничных и оптовых продаж, работы торговых представителей, а также, связанных с ними блоков ведения взаиморасчетов.
Об успешности проекта свидетельствуют показатели комплексного повышения эффективности деятельности компании:
- Увеличена скорость сборки товаров в 2 раза.
- Увеличена скорость приемки и обработки заказов в 2 раза.
- Сокращены затраты на обновление системы.
- Автоматизирован учет оптовых и розничных продаж в единой информационной системе.
Выхорь Андрей, начальник ИТ-службы Крымской Водочной Компании
Недавно мы стали обращать внимание:
- на недостаточную гибкость настроек и медленную работу функционала используемого программного обеспечения для торговых агентов;
- отсутствие актуальной информации у торговых агентов по взаиморасчетам и истории заказов покупателей;
- значительные трудозатраты на обновление конфигурации, прежде всего, на поддержание в актуальном состоянии модулей работы с ЕГАИС;
- недостатки синхронизации данных основной системы учета торговой деятельности и розничных продаж.
Все это подтолкнуло к принятию решения о реавтоматизации основных бизнес-процессов торговой деятельности и внедрении программного продукта «1С: Управление торговлей алкогольной продукцией» и решения для мобильной торговли — «Моби-С Pro». Что немаловажно — переход на новую систему для более чем 125 пользователей произведен без опытной эксплуатации и параллельного учета. Без остановки приема заказов и минимальными простоями отгрузки на центральном складе и всех удаленных подразделениях.
Предпроектные работы:
Проведено экспресс-обследование для уточнения целей и задач проекта, определены участники и предварительное содержание предстоящих работ.
Произведено детальное описание бизнес-процессов, проанализирована текущая конфигурация и сформированы детальные требования к функциональным возможностям 1С: УТАП с учетом требования о максимальном сохранении типового функционала.
