Компания «Велесстрой» построила информационно-аналитическую подсистему, которая позволяет вести управленческий учет средств индивидуальной защиты (СИЗ) и автоматизирует основные бизнес-процессы оперативного учета СИЗ. Система построена на базе решения «1С:Управление строительной организацией», редакция 1.3. Она построена на принципах однократного ввода информации. В результате компания перешла от простой регистрации поступления и списания средств индивидуальной защиты к полноценной системе, автоматизирующей основные бизнес-процессы.
ВЕЛЕССТРОЙ — российская строительная компания, входящая в число лидеров по реализации работ нефтегазового и электроэнергетического комплекса, промышленного и гражданского строительства, EPC-контрактов и проектирования. Объекты компании расположены по всей территории РФ. В ВЕЛЕССТРОЙ работает более 25 000 сотрудников.
Цели проекта:
- Обеспечить нормативный учет средств индивидуальной защиты (СИЗ) в части хранения, выдачи, эксплуатации и контроля списания.
- Планировать закупочную деятельность в рамках СИЗ с учетом параметров хранения, эксплуатации и потребностей.
- Снизить трудозатраты пользователей систем, благодаря работе в единой системе учета.
Задачи проекта:
- Унифицировать и объединить ключевые параметры учета СИЗ.
- Унифицировать изменения, вносимые в систему учета СИЗ в разрезе всех подразделений компании.
- Оттслеживать каждый экземпляра СИЗ, подлежащий персональному учету, на всех этапах жизненного цикла от поступления на склад до списания из эксплуатации.
На момент старта проекта не были автоматизированы бизнес-процессы оперативного учета, позволяющее осуществлять функции:
- нормативно-справочного обеспечения средств индивидуальной защиты (СИЗ);
- оперативного учета СИЗ по складам, с учетом персональных характеристик СИЗ (размеров, текущего состояния, климатических норм эксплуатации, сроков годности и других);
- планирования потребностей;
- закупочной деятельности СИЗ;
- учета состояния СИЗ в эксплуатации в разрезе физических лиц, норм эксплуатации, сроков годности.
Отсутствие оперативного учета СИЗ с требуемым уровнем детализации данных влекло за собой проблемы существенные материальные потери для компании. В частности, значимая часть средств индивидуальной защиты списывалась в бухгалтерском учете задолго до завершения нормативного эксплуатационного периода. Например, таким образом СИЗы, которые по заводским параметрам должны были использоваться 2-3 года, могли быть списаны через несколько месяцев эксплуатации. При этом фактическое состояние СИЗ вполне позволяло их эксплуатировать и дальше.
Иформационно-аналитическая подсистема по управленческому учету средств индивидуальной защиты построена на типовой конфигурации «1С:Управление строительной организацией», ред.1.3 функционирующей на платформе «1С:Предприятие» версии 8.3.12.1685 и выше. Архитектура клиент-серверная. Платформа MS SQL Server 2016 или выше.
Архитектура решения представляет собой функциональность отраслевой конфигурации «1С:Управление строительной организацией», в которую встроена управленческая подсистема учета средств индивидуальной защиты. Поступивший на склад товар сканируется с помощью терминалов сбора данных, для которых разработано специализированное приложение, позволяющее работать как в автономном, так и в режиме онлайн. Информация с терминалов через web-сервис поступает в подсистему управления СИЗ. Через специальный план обмена информация о сотрудниках загружается из конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» систему учета СИЗ. В некоторых случаях отступления от нормативов для согласования выдачи СИЗ используется система уведомлений.
Схема архитектуры системы
Автоматизировано 100 рабочих мест пользователей.
Иформационно-аналитическая подсистема по управленческому учету средств индивидуальной защиты построена на принципах однократного ввода информации, она позволяет осуществлять ведение оперативного учета и имеет возможность справочного предоставления эксплуатационной информации СИЗ физическим лицам.
Основной задачей внедрения системы учета средств индивидуальной защиты (СИЗ) была оптимизация затрат на закупочную компанию через определение реально требуемого объема закупок спецодежды нужного типа и размера. Для этого из конфигурации «1С:Запрата и управление персоналом 8» поступает информация о текущем составе сотрудников предприятия с должностями, подразделениями и личными данными. В «1С:Управление строительной организацией 8» реализован регистр, в котором хранятся нормативы (федеральные, региональные, отраслевые) положенных средств индивидуальной защиты по различным штатным единицам. Система анализирует нормативы и полученные из «1С:Зарплата и управление персоналом 8» данные по сотрудникам и определяет, какую спецодежду и с какой периодичностью они должны получать. Система бухгалтерского учета хранит информацию о том, кому и какие СИЗ выданы. Данная информация была загружена в систему учета СИЗ, тем самым позволяя определить текущее состояние дел и понять, кому не хватает чего-либо в рамках определенного норматива. Система также позволяет планировать закупки СИЗ под еще не стартовавшие строительные проекты с учетом требований нормативов. Реализован учет жизненного цикла спецодежды через её маркировку RFID-метками. Он позволяет отследить единицу СИЗ от момента ее отгрузки поставщиком до списания. Управленческая система учета СИЗ позволяет после проведения оценки состояния спецодежды повторную выдачу б/у одежды, что в бухгалтерском учете, использовавшемся ранее, было невозможно.
Решение позволило компании перейти от простой регистрации поступления и списания средств индивидуальной защиты (СИЗ) к полноценной системе, автоматизирующей основные бизнес-процессы оперативного учета, позволяющей осуществлять функции:
- нормативно-справочного обеспечения СИЗ;
- оперативного учета СИЗ по складам, с учетом персональных характеристик СИЗ (размеров, текущего состояния, климатических норм эксплуатации, сроков и пр.);
- планирования потребностей в СИЗ с учетом складских остатков;
- закупочной деятельности СИЗ;
- учета состояния СИЗ в эксплуатации в разрезе физических лиц, норм эксплуатации, сроков годности.
Также в рамках проекта разработано мобильное приложение на базе плафтормы «1С:Предприятие», которое позволяет работникам склада работать с ТСД (терминал сбора данных) в режиме онлайн и офлайн. Приложение позволяет передать считанный единичный идентификатор экземпляра СИЗ в уже открытый документ в программе «1С:Управление строительной организацией», а также сформировать в мобильном приложении документ требуемого типа, заполнить его табличную часть и передать в «1С:Управление строительной организацией» — с автоматическим созданием документа соответствующего типа с заполненной табличной частью.
Способы маркировки
Для обеспечения обязательной идентификации СИЗ посредством маркировки используются два разных способа (по пожеланиям заказчика):
- Штрихкодирование (EAN) — штрихкод партии СИЗ генерируется системой при поступлении СИЗ на склад, штрихкод каждого экземпляра СИЗ генерируется в момент выдачи СИЗ работнику. Печать и наклеивание штрихкодов осуществляют работники заказчика.
- RFID-метка — для новых поступлений СИЗ метку наклеивает поставщик до отгрузки товара, она регистрируется в системе в момент поступления. Для СИЗ, хранящихся на складах заказчика, метка наклеивается работниками заказчика и регистрируется в системе посредством размещения СИЗ по местам хранения.
