Компания «Бумфа Групп» построила систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот КОРП». Внедрение позволило упорядочить делопроизводство, повысить прозрачность и эффективность бизнес-процессов, автоматизировать работу с договорами, избавить пользователей от однотипных операций, ускорить согласование заявок, а также создать единое хранилище правоустанавливающих и правоподтверждающих документов с быстрым поиском и учетом передачи документов подразделениям и контрагентам. А выгрузка реестров по формату Почты России позволила ускорить отправку корреспонденции.
ООО «Бумфа Групп» — одно из крупнейших предприятий в России по производству санитарно-гигиенической и косметической продукции. В структуре компании — собственный завод по производству полного цикла ватной продукции, автопарк, складские площади, терминалы в городах России. Кроме того, в группу входят: крупнейшая нефтебаза в Северо-Кавказском регионе, и сельскохозяйственное предприятие.
Цели проекта:
- Минимизировать бумажный документооборот, систематизировать данные и автоматизировать процессы делопроизводства.
- Сократить трудозатраты на подготовку и работу с документами.
- Сократить сроки создания, обработки, согласования и исполнения документов.
- Исключить потери документов.
- Организовать обмен электронными документами по единым бизнес-процессам.
- Повысить уровень контроля исполнительской дисциплины.
Задачи проекта:
- Обеспечить высокое качество, прозрачность, скорость и эффективность исполнения документов по бизнес-процессам компании.
- Структурировать и систематизировать документы, избавив пользователей от дублирования операций в нескольких системах.
- Формализовать и регламентировать единые подходы в работе с документами.
- Создать общее информационное поле управления бизнес-процессами, при условии необходимости разделения информации в рамках нескольких юридических организаций.
Документооборот ООО «Бумфа Групп» характеризуется многоуровневой вертикально-интегрированной структурой; территориальной распределенностью; сложными схемами документопотоков и разнообразием технологий работы с документами.
До начала проекта в компании копились документы, доступ к которым в процессе работы необходим сразу нескольким должностным лицам/подразделениям. Основная сложность состояла в необходимости знать, у кого в данный момент находится оригинал, кто работал с документом, когда истекает срок его действия, каким документом он был отменен или изменен. К таким документам относятся правоустанавливающие и правоподтверждающие документы в отношении движимого и недвижимого имущества организаций и физических лиц. Эти документы ранее хранились исключительно на бумажных носителях, хотя система электронного документооборота была внедрена и использовалась, но только для регистрации входящих и исходящих документов.
Кроме того, согласование документации между структурными подразделениями предприятия занимало критически много времени. Отсутствовала система по контролю исполнения задач и соблюдения сроков их исполнения. Большой срок согласования документов приводил к тому, что некоторые документы теряли свою актуальность, а некоторые и вовсе терялись. Поэтому перед руководством стояла острая потребность в повышении исполнительской дисциплины, сокращении сроков при согласовании документов, отказе от необоснованного количества копий.
По этой причине, а также для дальнейшего развития предприятия и улучшения бизнес-процессов руководство компании «Бумфа Групп» приняло решение о модернизации системы документооборота. Для решения поставленных задач выбран программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП», так как он отвечает всем необходимым требованиям.
Система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП». Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
В рамках адаптации решения были выполнены работы:
- Перевод правоустанавливающих/правоподтверждающих документов в электронный вид. Большое внимание уделялось их классификации и назначению прав доступа.
- Настроена система для ведения классического документооборота. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Изменены формы карточек документов. Для каждого вида документа создан свой набор дополнительных реквизитов.
- Настроены и доработаны бизнес-процессы, которые позволили регламентировать работу пользователей.
- Настроена работа с договорами, в том числе настроены шаблоны договоров для автоматического заполнения данных.
- Настроена работа пользователей нескольких организаций с учетом прав доступа как к документам, так и к контрагентам.
Сейчас в организации используется несколько информационных систем, с которыми реализован обмен:
- «1С:Документооборот».
- «1С:Управление производственным предприятием».
- «1С: Управление сельскохозяйственным предприятием».
Доработка взаимодействия между системами, в первую очередь, касалась обмена договорами и контрагентами. Первично договор заводится в «1С:Документооборот 8 КОРП» и проходит все стадии: согласование, подписание, регистрацию. При регистрации система проверяет заполненность определенных полей, в случае их некорректного внесения регистрация договора не является возможной. Также заполнение одного поля влечет за собой заполнение других полей, кроме того, система ведет проверку на наличие копии или оригинала документа. Если к договору приложена копия, то обязательно должен быть указан планируемый срок получения оригинала. При регистрации договора системой проверяется заполненность карточки контрагента и, при отсутствии данных в полях, система отказывает в возможности регистрации.
После успешной регистрации данные в автоматическом режиме передаются в «1С:Управление производственным предприятием» или в «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием» в зависимости от организации, в которой заводится договор.
В «1С:Управление производственным предприятием» вводятся данные по отпускам сотрудникам, там же фиксируется период и замещающее лицо. На основании этих данных в «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматически формируется карточка делегирования полномочий, что упрощает процедуру по передаче документов сотрудникам на время отпусков, больничных и так далее.
Схема интеграции
Специфика работы компании обуславливает подготовку, прохождение и согласование большого количества документов как финансового характера, так и общего пользования. Кроме того, к особенностям документооборота компании относится многоуровневый процесс согласования документации.
При внедрении системы электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» требовалось перенести из «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием» все договоры прежних лет с разграничением по доступу для соответствующих организаций и групп пользователей. В ходе проекта автоматизирована работа с договорами и обмен ими между соответствующими учетными системами. Реализована возможность просмотра файлов договора из баз «1С:Управление производственным предприятием» и «1С:Управление сельскохозяйственным предприятием» при хранении файлов только в базе «1С:Документооборот». Реализован механизм, который позволяет минимизировать ошибки пользователя при вводе карточки договора или контрагента. Реализована выгрузка реестров исходящей корреспонденции в формате Почты России, что позволяет сократить время на подготовку и отправку документов корреспондентов.
В электронный вид переведены все правоустанавливающие и правоподтверждающие документы компаний группы, усилен контроль за сроками их действия. Ускорилась подготовка тендерной документации. В 2 раза сокращено время на согласование документов. Количество выигранных тендеров увеличилось. Заказы клиентов выполняются вдвое быстрее.
Сократились операционные и административные расходы
- Электронное согласование документов при территориальной распределенности организации позволило сократить согласование документов вдвое, и более эффективно и оперативно строить отношения с заказчиками и поставщиками.
- Создано централизованное хранилище документации правоустанавливающих/правоподтверждающих документов.
- Разработаны шаблоны документов для упрощения процедуры подготовки документов и сокращения сроков на подготовку.
- Реализованы механизмы, минимизирующие ошибки пользователя при заполнении регистрационных карточек.
- Настроены бизнес-процессы с учетом особенностей работы каждого юридического лица, работа пользователей регламентирована.
- Настроены механизмы разграничения прав, которые позволяют видеть нужные документы и контрагентов только по своей организации.
- Повысился контроль исполнительской дисциплины по работе с документами, прозрачность договорного документооборота, а также уровень информационной безопасности.
- Снизились временные затраты на работу с договорами.
- Сократились сроки поиска необходимых документов и дел, полностью исключен риск потери документов. Теперь каждый сотрудник в режиме реального времени видит статус, местонахождение документа и ответственного за его согласование, имея возможность влиять на ускорение согласования.
- На 30% сократились операционные и административные расходы.
В дальнейшем планируется расширение используемого функционала, усовершенствование и автоматизация функций для упрощения работы пользователей.
