Компания СПб ГУП «Пассажиравтотранс» автоматизировала процессы основной деятельности и построила единую информационную систему на базе решений «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот». Концептуальным подходом к автоматизации стало отражение всего учета в единой системе «1С:ERP Управление предприятием 2», без дополнительных интеграций. В системе отражены процессы планирования транспортной работы, оперативно учитывается изменение дорожной ситуации, ведется учет фактических показателей работы, учет ремонтов и технического обслуживания комплектующих автобусов, расчет заработной платы водителей и кондукторов. Из-за круглосуточного графика работы запуск системы в промышленную эксплуатацию проведен без остановки работы предприятия. В результате проекта почти в 2 раза ускорилось получение управленческой отчетности, на 40% увеличилась скорость оказания услуг, на четверть сократились производственные издержки.
Санкт-Петербургское государственное унитарное предприятие пассажирского автомобильного транспорта (СПб ГУП «Пассажиравтотранс») — один из крупнейших пассажирских перевозчиков автобусным транспортом на Северо-Западе России. Предприятие обслуживает 143 городских и пригородных маршрута. На линию выходят 1600 автобусов большого и особо большого класса. Ежегодно автобусы перевозят более 300 млн пассажиров. В структуру предприятия входят шесть автобусных парков, автобусный вокзал, учебный комбинат, медико-санитарная часть № 70. Персонал насчитывает более 10 800 человек.
Цель проекта:
- Построить единую интегрированную информационную систему, как источника данных при принятии оперативных, тактических и стратегических управленческих решений.
- Снизить трудозатраты и влияние «человеческого фактора» при работе с данными.
Задачи проекта:
- Технологически совершенствовать инструменты управления предприятием в соответствии с текущим и перспективным уровнем развития информационных технологий.
- Обеспечить возможности оперативного масштабирования и модификации системы в условиях динамичного развития и изменений городских потребностей и структуры предприятия.
До централизации СПб ГУП «Пассажиравтотранс» в единую организацию каждый филиал развивался, как самостоятельная организация. Использовалось программное обеспечение различных производителей, отсутствовали единые нормативно-справочные материалы, единый подход к формированию бизнес-процессов.
Перед началом проекта были проанализированы существующие аппаратно-программные комплексов автоматизации, используемые различными транспортными предприятиями, из предлагаемых на рынке программных комплексов. Изучение ряда прграммных комплексов показало отсутствие на рынке готового решения для автоматизации социального пассажирского транспорта.
С выходом на рынок программных продуктов «1С» на платформе 8.3, а так же уведомлением разработчика 1С и прекращении поддержки «1С:Зарплата и управление персоналом ред. 2.5», «1С:Управление производственным предприятием», выбор предприятия остановился на следующих системах «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот». Решения выбраны по соотношению цена/качество программных продуктов, из-за открытого кода, большого выбора компаний-франчайзи, а также во исполнение распоряжения Правительства РФ от 26.07.2018 № 1588-р об использовании отечественного программного обеспечения.
Единая информационная система построена на базе решений «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот».
Первым этапом произведена адаптация блоков учета на базе «1С:ERP Управление предприятием 2» и «1С:Документооборот»:
- документооборот,
- склад и запасы,
- учет транспортных средств,
- заработная плата и кадры,
- регламентированный учет.
В ходе проекта в системе «1С:ERP Управление предприятием 2» автоматизированы:
- учет по основному виду деятельности — пассажирским перевозкам;
- расчет заработной платы водителей и кондукторов;
- учет агрегатов и шин;
- учет бортового оборудования.
В рамках проекта автоматизированы процессы основной деятельности предприятия — от планирования транспортной работы, оперативного учета изменения дорожной ситуации, до фактических показателей работы, учет ремонтов и технического обслуживания комплектующих автобусов. Концептуальным подходом к автоматизации стало отражение всего учета в единой системе, без дополнительных интеграций.
СПб ГУП «Пассажиравтотранс» — ключевое автотранспортное предприятие города-миллионника. Круглосуточный график работы сотрудников предприятия обеспечивает бесперебойную работу транспортных средств для осуществления пассажирских перевозок. Такие условия накладывали определенные ограничения при реализации проекта: запуск системы в промышленную эксплуатацию проведен без остановки работы предприятия.
Работа крупнейшего автотранспортного предприятия Северо-Западного региона полностью отражена в единой системе «1С:ERP Управление предприятием 2». Специалисты группы компаний «СофтБаланс» разработали уникальные подсистемы для планирования и анализа транспортной работы. В разработанных подсистемах полностью отражена специфика работы предприятия, а именно:
- автоматизирован учет по основному виду деятельности — пассажирским перевозкам;
- расчет заработной платы водителей и кондукторов;
- учет агрегатов и шин;
- учет бортового оборудования.
В рамках проекта:
- Автоматизирован процесс планирования пассажирских перевозок. Планирование деятельности водителей и кондукторов в системе «1С:ERP» происходит по внешним данным. СПб ГКУ «Организатор перевозок» представляет расписание, в котором указан маршрут, количество автобусов на маршруте, остановки, время движения, а также нормативы по пробегу и расходованию топлива. Расписание заводится в систему «1С:ERP», внутри которой происходит распределение маршрутов по филиалам. Работа водителей и кондукторов планируется по месяцам и по дням — на уровне автоколонны. Исходя из этих данных в филиалах формируется документ «Суточный выпуск», который содержит всю информацию по маршрутам на ближайшие сутки.
- Контроль за осуществлением пассажирских перевозок происходит в режиме реального времени. Диспетчер выпускает автобусы на линию и следит за тем, чтобы фактическое выполнение перевозок соответствовал плану. Для диспетчера в системе разработано автоматизированное рабочее место «Монитор диспетчера», в котором сотрудник фиксирует план и факт перевозок, поломки, замены водителей и т.д. В системе «1С:ERP» формируется «Диспетчерский доклад» — итоговый отчет о предоставлении услуг за смену.
- Полностью автоматизирован сложный расчет заработной платы водителей и кондукторов. Автоматизирован учет бесконтактной оплаты (транзакций). На основании информации о проданных бумажных билетах и о транзакциях в подсистеме формируется документ «Билетно-учетный лист». Исходя из фактических данных о перевозках формируется документ «Путевой лист». По данным «Путевых листов» и «Билетно-учетных листов» и в соответствии с Коллективным договором, принятым на предприятии, в разработанной подсистеме рассчитывается заработная плата водителей и кондукторов. Результаты расчета транслируются в подсистему «Зарплата и управление персоналом» в «1С:ERP».
- Для водителей разработано автоматизированное рабочее место в виде терминала, которое позволяет оперативно получать отчет о заработной плате в режиме реального времени. Доступ к данным осуществляется по карточке сотрудника.
- Настроена интеграция системы «1С:ERP» с сервисом «Мой билет», благодаря чему продажа каждого билета — бланка строгой отчетности — оперативно фиксируется в налоговой службе, а пассажир по номеру билета может отследить время поездки и маршрут.
- Обеспечена оперативная замена и ремонт оборудования в случае поломок; автоматизировано планирование ТО. В системе «1С:ERP» автоматически планируется ТО и отслеживается срок действия гарантий на оборудование. Фиксируются произведенные ремонтные работы: реализован учет ремонтов через документы «Ремонтные листы», «Заявки на ремонтные работы» и «Заявки на техническую помощь». Системой фиксируется движение агрегатов и шин от склада до ТС, контролируется количество шин на ТС. Учет агрегатов и шин реализован через уникальный идентификационный номер каждого элемента (пономерной учет), учет бортового оборудования ведется по комплектам.
- Также в системе фиксируются плановые нормативы пробега и фактические данные. Наработка агрегатов и шин рассчитывается автоматически в соответствии с документом «Путевой лист», в котором отражается маршрут ТС, и влияет на дату планового ТО.
- Автоматизирован плановый и фактический учет топлива, который рассчитывается исходя из длительности маршрута, количества и длительности остановок, температуры и других параметров.
Сокращение производственных издержек
Рост оборачиваемости складских запасов
Сокращение дебиторской задолженности
Сокращение трудозатрат в подразделения
- Важным аспектом является организация единого информационного пространства регламентированного, оперативного и управленческого учета что позволило исключить дублирующий ввод данных, исключить расхождения между данными разных подразделений и филиалов, приведение к единым бизнес-процессам функционирования филиалов.
- Планирование транспортной работы, учет ремонтов и технического обслуживания комплектующих автобусов, а также расчет заработной платы водителей и кондукторов ведется в единой системе «1С:ERP Управление предприятием 2», что создало основу для прозрачного контроля на всех этапах основной деятельности — пассажирских перевозок.
- Данные предоставляются точно и оперативно, снизился риск влияния человеческого фактора, что увеличило качество предоставляемых услуг и сократило время принятие решений.
- Оптимизированы складские запасы.
- Повысилась оперативность расчета заработной платы водителей и кондукторов по единым алгоритмам.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 90%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 30%;
- ускорение обработки заказов: 35%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 10%;
- сокращение производственных издержек: 25%;
- рост оборачиваемости складских запасов: 10%;
- сокращение длительности простоев оборудования: 20%;
- сокращение дебиторской задолженности: 30%;
- сокращение сроков оказания/исполнения услуг: 40%.
