Компания «ТГК-16» построила единую автоматизированную систему закупок на базе «1С:ERP. Управление холдингом». Создано единое информационное пространство планирования и проведения закупочных процедур, мониторинга и контроля процессов управления закупками в полном соответствии с требованиями 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 г. Система охватывает все подразделения компании, доступ к ней получили 400 пользователей. Выполнена интеграция с «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом» и другими информационными системами.
АО «ТГК-16» — генерирующая компания в составе группы компаний «ТАИФ». В имущественный комплекс энергопредприятия входят Казанская ТЭЦ-3 и Нижнекамская ТЭЦ (ПТК-1), основным предназначением которых является энергообеспечение крупных промышленных узлов нефтегазохимического комплекса Республики Татарстан и жилых микрорайонов на территории городов Казани и Нижнекамска.
Цели проекта: унифицировать, оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы закупочной деятельности, начиная от формирования строк закупок, с последующим формированием и согласованием закупочной документации, подведением итогов закупочных процедур и заканчивая процессом согласования и заключения договоров.
Задача проекта: создать единую автоматизированную систему закупок (далее — ЕАСЗ).
До внедрения единой автоматизированной системы закупок (ЕАСЗ) на базе программного продукта «1С:ERP. Управление холдингом» ситуация с закупками характеризовалась следующим образом:
- трудоемкий процесс консолидации вручную строк плана закупок в единый документ для согласования;
- большое количество внеплановых корректировок строк плана закупок, которые приводили к усложнению контроля исполнения ГПЗ;
- риск заполнения строк плана закупок ошибочными данными;
- ошибки при ручном формировании закупочной документации, связанные с выбором закупочной комиссии, шаблонов документации и т.д.;
- долгий процесс согласования закупочной документации;
- ошибки при ручном формировании протоколов, связанные с расчетом оценочных критериев;
- усложненный контроль за сроками формирования, согласования протоколов, размещения документов в ЕИС и соблюдением сроков договоров в соответствии с 223-ФЗ;
- трудоемкий процесс формирования необходимой отчетности.
При выборе программного продукта, положенного в основу ЕАСЗ, АО «ТГК-16» добивалось соблюдения следующих критериев:
- система должна обеспечить покрытие функциональных требований бизнеса;
- должна быть обеспечена высокая скорость внедрения;
- необходимо обеспечить интеграцию целевой системы в существующий ИТ-ландшафт, основу которого составляют решения на платформе «1С:Предприятие 8»;
- должна существовать возможность развития и поддержки системы собственным ИТ-штатом;
- компания-интегратор должна обладать опытом разработки и внедрения успешно работающих решений в компаниях со схожей спецификой.
Единая автоматизированная система закупок (ЕАСЗ) построена на базе решения на платформе «1С:Предприятие 8» — «1С:ERP. Управление холдингом», объединяющего в едином продукте автоматизацию управления эффективностью группы компаний (CPM) и управления ресурсами предприятия (ERP).
Единая автоматизированная система закупок охватывает все подразделения компании, доступ к системе получили 400 пользователей. Выполнена интеграция «1С:ERP. Управление холдингом» с решениями «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Зарплата и управление персоналом» и другими информационными системами компании.
В ходе внедрения системы управления закупочной деятельностью были автоматизированы следующие процессы:
- формирование и согласование позиций плана закупок;
- формирование программы закупок.
2. Подготовка к проведению закупочных процедур:
- настройка процесса выбора поставщика по заданным критериям;
- формирование и согласование закупочной документации;
- автоматическое формирование печатных форм документации.
3. Подведение итогов закупочных процедур:
- анализ предложений участников закупочной документации с использованием автоматического расчета оценочных критериев;
- формирование и согласование протоколов по результатам проведения закупочных процедур в соответствии с требованиями положения о закупках ТРУ Общества.
- формирование и согласование договоров и дополнительных соглашений;
- автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования банковских гарантий;
- формирование и согласование протоколов уклонения и перевыбора победителя;
- формирование и согласование протоколов расторжения договора.
В связи со спецификой решаемых задач и особенностями предприятия, разрабатываемая система должна обладать рядом отраслевых и индивидуальных требований, в том числе она содержит:
- механизм подписания с помощью УКЭП закупочной документации и присоединенных файлов при согласовании документации в зависимости от настроек этапа маршрута согласования;
- механизм универсального хранилища шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии, в зависимости от способов выбора поставщика;
- возможность интеграции с локальной системой кадрового учета и расчета зарплаты для получения информации о замещающих лицах для согласования закупочной документации на время отсутствия того или иного сотрудника;
- функционал по проведению многолотовых процедур на электронной торговой площадке «Onlinecontract» на основе одной строки годового плана закупок.
Результатом проекта по разработке и внедрению единой автоматизированной системы закупок (ЕАСЗ) стало введение в промышленную эксплуатацию функциональных блоков, обеспечивающих формирование и согласование закупочной документации и договоров для осуществления закупок, в соответствии с требованиями действующего законодательства. Создано единое информационное пространство планирования и проведения закупочных процедур, осуществления мониторинга и контроля процессов управления закупками в полном соответствии с требованиями 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 г.
Следует отметить следующие важные результаты проекта:
- Настроено разграничение прав доступа участников закупочных процедур к системе в соответствии с их ролями.
- Создано универсальное хранилище шаблонов для автоматического формирования закупочной документации и протоколов заседания закупочной комиссии, в зависимости от способов проведения закупочных процедур.
- Согласование плана закупок и закупочной документации теперь осуществляется в электронном виде. Таким образом удалось добиться сокращения сроков подготовки и согласования полного пакета закупочной документации.
- Настроены маршруты согласования в зависимости от различных параметров закупок. Выбор маршрута зависит от величины начальной максимальной цены, от того, является ли закупка плановой, выполняется ли по типовому договору, от инициаторов закупки, от организатора закупок.
- Интеграция «1С:ERP. Управление холдингом» с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» позволила настроить автоматическое замещение отсутствующих согласованных лиц. Это обеспечило оперативность и своевременность согласования документов.
- В системе реализована возможность организации многолотовых процедур на электронной торговой площадке «Onlinecontract» на основе одной строки годового плана закупок, благодаря которому появилась возможность в рамках одной строки годового плана закупок группировать номенклатуры схожих товарных групп в один лот, тем самым разбивая строку на разные лоты и по результатам проведенных закупок заключать либо единый договор с одним поставщиком на поставку разного количества лотов, либо несколько договоров с разными поставщиками по разным лотам Это позволило сократить количество и объем закупочных документов.
- Автоматизированы специализированные процессы формирования и согласования договоров и дополнительных соглашений, банковских гарантий, протоколов уклонения и перевыбора, а также протоколов расторжения договоров.
