ПАО «Россети Северо-Запад» построило единую информационную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», которая обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета и расчета заработной платы для 14 000 сотрудников в соответствии с требованиями законодательства. В результате проекта численность расчетчиков сократилась на 17%, что позволило уменьшить ФОТ расчетчиков на 23%. Себестоимость оказания услуг по расчету заработной платы сократилась на 15%, а затраты на техническую поддержку системы уменьшились в 4 раза.
ПАО «Россети Северо-Запад» — основной оператор, оказывающий услуги по передаче электроэнергии и присоединению к электросетям в Архангельской, Вологодской, Мурманской, Новгородской, Псковской областях, Республике Карелия и Республике Коми. Общее число сотрудников в филиалах — более 14 тыс. Общая протяженность линий электропередачи — 177,8 тыс. км.
Цели проекта:
- Сократить трудозатраты в подразделениях.
- Минимизировать ошибки.
- Ускорить получение регламентированной и управленческой отчетности.
- Обепечить соттветствие учета требованиям законодательства.
Задачи проекта:
- Перейти с распределенного терминального режима работы в «1С:Заплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 на единую централизованную информационную систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакции 3.
- Перенести данные в новую систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакция 3.
- Отразить специфику работы компании в системе, провести ее адаптацию.
- Разработать и внедрить единую методику ведения учета в системе для всех филиалов общества.
- Обеспечить приемлемую скорость работы высоконагруженной системы для 680 пользователей.
Для ведения зарплатного и кадрового учета в компании использовалась распределенная информационная база «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5, включавшая в себя центральную базу и 8 удаленных одноуровневых локальных баз. Доступ производственных подразделений филиалов к локальным базам осуществлялся в терминальном режиме. После снятия системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 2.5 с поддержки вендором руководство компании приняло решение о переходе на современную версию «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакцию 3 и централизованную работу в единой информационной базе.
Единая информационная система кадрового учета и расчета заработной платы построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакция 3.
Автоматизированы функции:
- Расчет зарплаты
- Кадровый учет
- Регламентированная отчетность
На схеме представлена информационная архитектура до и после проекта:
Созданная в ПАО «Россети Северо-Запад» единая информационная система на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакция 3 обеспечивает ведение регламентированного кадрового учета и расчета заработной платы для 14 000 сотрудников в соответствии с требованиями законодательства. Работа высоконагруженной системы оптимизирована: автоматизированные расчеты производятся с приемлемой скоростью. Работа всех филиалов Общества выстроена по единой методике, что позволило упростить архитектуру системы и отказаться от распределенного режима с аккумулированием данных в центральной базе.
Уникальность проекта обусловлена спецификой работы ПАО «Россети Северо-Запад», которая была учтена при внедрении информационной системы:
- Территориальная распределенность 8-ми филиалов.
- Различия в методике управления персоналом, учете рабочего времени, расчете заработной платы.
- Большое число пользователей и объектов расчета.
- Жесткие требования по разграничению прав доступа.
- Особые требования по начислению районного коэффициента и северной надбавки.
- Необходимость интеграции с бухгалтерской системой КИС НБУ «Энерго» на базе «1С:Бухгалтерия 2.0».
- Ведение табельного учета во внешней системе ЕИС «Табель» и необходимость интеграции «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» ред. 3 с ней.
- Требование использовать для интеграции с внешними системами шину данных «Datareon», внедрение которой проводилось параллельно с проектом.
- Особые требования по ведению штатного расписания в соответствии с положением общества.
- Отличия в алгоритмах по расчету резерва отпусков от типового варианта.
- Большое количество различных видов расчета и видов учета рабочего времени.
- Большое количество документов и требование автоматизации необходимых перерасчетов.
- Специалисты провели концептуальное моделирование, которое позволило сопоставить возможности типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакция 3 с действующими на предприятии бизнес-процессами, минимизировав таким образом количество доработок внедряемой системы.
Адаптация системы включала в себя доработки следующих функциональных блоков.
Доработки по штатному расписанию:
- штатное расписание в компании ведется фактически как штатная расстановка с указанием сотрудника, который принят на позицию штатного расписания. Также хранится информация о сотруднике, который временно освободил позицию;
- в документах по изменению штатного расписания и справочнике «Штатное расписание» настроен вывод информации о сотруднике, занимающем позицию штатного расписания, и о сотруднике, временно освободившем позицию;
- разграничение видимости тарифных групп для пользователей филиалов;
- ввод информации о территории в позицию штатного расписания (для автоматического заполнения в кадровые документы и корректного расчета ФОТ по штатному расписанию);
- формирование отчетов по штатному расписанию и штатной расстановке с выводом информации о начислениях, сотрудниках по утвержденной в компании форме;
- разделение позиций штатного расписания: «для совмещения» и остальные. Позиции «для совмещения» могут быть использованы только в документе «Совмещение должностей». Остальные — в кадровых документах;
Доработки по отражению в бухгалтерском учете сумм по зарплате, налогов и взносов:
- детализация формирования проводок до начисления (с целью получения экономических отчетов);
- возможность распределения начислений сотрудника при отражении в учете на несколько способов отражения;
- формирование и подготовка данных для передачи проводок в бухгалтерскую систему. Количество уровней аналитики до 5; заполнение элементов аналитики из начислений;
- при формировании проводок по отпускам для целей бухгалтерского учета: отражение «предоплаченных отпусков» на счете 97 (если остаток дней отпуска отрицательный) и погашение предоплаченных отпусков при «зарабатывании» права на отпуск;
- блок отчетов по предоплаченным отпускам;
- обмен документами по отражению зарплаты с ЕИС Табель и с КИС НБУ с использованием шины данных «Datareon».
Доработки по расчету резервов на отпуска:
- возможность формировать документ «Резервы отпусков» по подразделению;
- детализация страховых взносов с резервов на отпуска до фондов;
- отчеты по расчету оценочных обязательств с информацией о днях отпуска (начальный остаток, использовано, заработано, конечный остаток).
Доработки по выплатам регламентированной зарплаты:
- обработка по формированию ведомостей на выплату заработной платы по выбранным параметрам (на все банки, счета);
- раздельное указание места выплаты заработной платы и аванса;
- возможность формирования реестра в банк на перечисление денег подотчетным лицам, выплаты алиментов (заполнение ведомости и формирование файла в банк);
- для перечисления заработной платы на почту используется документ «Ведомость в кассу». Печать уведомлений на почту, расчет сумм почтового перевода.
Доработки по расчету регламентированной зарплаты:
- возможность при увольнении работника задавать дату прекращения плановых начислений, с целью автоматического расчета этих начислений после увольнения (расчет премии по базовым начислениям прошлого месяца, РК и СН на эту премию);
- реализованы разные алгоритмы расчета оплаты командировок в зависимости от категории сотрудника;
- учет льготы по северному стажу при расчете оплаты по больничному листу;
- возможность в документе «Командировка» учитывать территориальные условия по дням;
- автоматизирован перерасчет части суммы отпуска, которая попадает на период после даты индексации, после проведения индексации окладов/тарифов;
- добавлен вариант расчета ЧТС для сотрудников на суммированном учете времени с нормой времени за квартал;
- автоматизирован перерасчет начислений, рассчитанных по среднему, после начисления годовой премии;
- реализован механизм для выделения сумм по РК и СН в составе начислений, рассчитанных по среднему для использования этих данных в отчетах (например, среднемесячной зарплаты без РК и СН);
- реализован механизм для автоматического расчета РК и СН на премии (когда эти премии не входят в базу для расчета РК и СН по всем основным начислениям) и учет таких РК и СН в базе для расчета среднего аналогично премиям, на которые они начислены;
- автоматизирован перерасчет отпусков (формирование необходимых документов-исправлений по перерасчету отпусков);
- реализован расчет аванса с учетом командировок;
- изменен расчет «Удержание НПФ по паритетному плану» — рассчитывается от оклада сотрудников;
- формирование документа «Перечисление НДФЛ в бюджет» по документу «Ведомость на выплату»;
- интеграция с ЕИС «Табель» для получения данных табельного учета и передачи необходимых данных в ЕИС «Табель» с использованием шины данных «Datareon».
Доработки по отчетности:
- отчеты по МСФО;
- блок экономических отчетов.
Доработки по кадровому учету:
- доработки по учету наград, учету взысканий;
- обнуление остатков отпусков по уволенным;
- сохранение номера приказа на отпуск в документе — исправлении;
- контроль на оформление командировки в выходной день;
- реализация всех необходимых печатных форм приказов.
Реализовано разделение доступа по функционалу пользователей и по уровню доступа к данным:
- 154 группы доступа физических лиц разделение данных по филиалам и производственным отделениям;
- 626 групп доступа используется разграничение данных по физлицам и подразделениям (производственным отделениям);
- создано 17 новых групп профилей;
- разработано автоматизированное рабочее место администратора и администратора филиала с расширенными функциями.
Снизились затраты на техническую поддержку системы
Сократилась себестоимость оказания услуг по расчету зараплаты
- Все филиалы общества работают в единой системе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» редакция 3, обеспечивающей ведение регламентированного кадрового учета и расчет заработной платы на 14 000 сотрудников.
- Обеспечена приемлемая скорость работы высоконагруженной системы.
- Работа всех филиалов выстроена по единой методике.
- Автоматизирован расчет заработной платы требуемой сложности, с учетом специфики работы компании и применяемых в ней методик начислений и удержаний.
- Автоматизированы исчисления регламентированных законодательством налогов и взносов из фонда оплаты труда.
- Обеспечено формирование данных в ПФР и в налоговые органы.
- Обеспечено отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия и формирование данных для передачи в бухгалтерскую программу КИС НБУ «Энерго».
- Обеспечено управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование.
- Обеспечено автоматизированное формирование бухгалтерской, налоговой, статистической и внутрикорпоративной отчетности филиалами и компанией в целом.
- Благодаря настроенным интеграциям с системой бухгалтерского учета КИС НБУ «Энерго» и ЕИС «Табель», компания получает более полную и детализированную управленческую отчетность.
- В результате проекта численность расчетчиков сократилась на 17%, что позволило уменьшить ФОТ расчетчиков на 23%.
- Себестоимость оказания услуг по расчету заработной платы сократилась на 15%.
- Затраты на техническую поддержку системы уменьшились в 4 раза.
- Переход с «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакция 2.5 на редакцию 3.1 с одновременной унификацией методологии, централизацией базы и оптимизацией процесса табельного учета стал предпосылкой для централизации функции расчета заработной платы в Едином расчетном центре (ЕРЦ). Создание ЕРЦ позволило сократить расходы на обслуживание функции расчета заработной платы.
Экономический эффект от внедрения:
- численность расчетчиков сократилась на 17%, что позволило уменьшить ФОТ расчетчиков на 23%.
- себестоимость оказания услуг по расчету заработной платы сократилась на 15%;
- затраты на техническую поддержку системы уменьшились в 4 раза.
Отзывы пользователей
Ирина Жданова, главный бухгалтер — начальник департамента бухгалтерского и налогового учета и отчетности ПАО «Россети Северо-Запад»
В процессе реализации проекта у команды заказчика, в которую входили представители кадровой службы, управления мотивации, службы безопасности, программисты, бухгалтеры, налоговики, экономисты, финансисты, установились долговременные коммуникации, сформировалось межфункциональное проектное мышление, повысилась потребность в самообразовании и расширении знаний и навыков. Все это позволяет не останавливаться на достигнутом, а расширять рамки проекта, углубляя и развивая функционал системы.
Антон Кузнецов, заместитель начальника департамента информационных технологий, начальник отдела развития корпоративной информационной системы управления ПАО «РОССЕТИ Северо-Запад»
Внедрение централизованной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП 3.1» позволило сократить затраты на содержание технической поддержки в 4 раза по сравнению с предыдущей распределенной системой «1С:Зарплата и Управление персоналом КОРП 2.5»: с 2112 чел/часов за год до 528 чел/часов в год. Количество используемых серверов сократилось с 32 до 8. Также внедрение централизованной системы «1С:ЗУП 3.1» позволило организовать Единый Расчетный Центр ПАО «Россети Северо-Запад».
