В ГК «Римера» построили единую систему расчета заработной платы и управления персоналом на базе «1С:Зарплата и управление КОРП» для 3700 сотрудников. В единую информационную среду объединены 3 разрозненные системы, это обеспечивает бесперебойную, быструю и эффективную работу процессов расчета заработной платы, кадрового, управленческого, регламентированного учета. Стандартизированы процессы расчета зарплаты и кадрового учета внутри группы компаний. Автоматизирован расчет начислений, которые ранее считались вне системы.
Группа компаний «Римера» — нефтесервисная компания, объединяющая предприятия по производству нефтедобывающего оборудования и оказанию сервисных услуг для предприятий ТЭКа. В состав входят предприятия российского нефтяного машиностроения, а также сеть сервисных центров в ключевых нефтедобывающих регионах России.
Цели проекта:
- Объединить разрозненные базы в единую информационную систему.
- Унифицировать процессы и отчетные формы по кадровому учету и расчету заработной платы внутри группы компании.
- Снизить стоимость обслуживания и обновления информационной системы.
Основные задачи проекта:
- Разработать единый подход к кадровому учету, формированию расчета начислений и удержаний в регламентированном учете компании.
- Перенести данные по расчету зарплаты и кадров из исторических систем в современную автоматизированную систему.
- Разработать средства интеграции с системой регламентированного учета.
Для решения поставленных задач выбрана информационная система «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1. Партнером по внедрению стал самарский филиал «1С-Рарус», основной критерий выбора — наличие успешного опыта автоматизации расчета заработной платы и кадровых процессов на крупных предприятиях.
До проекта для кадрового учета и расчета заработной платы для более 3700 сотрудников в ГК «Римера» использовалась комплексная информационная система, которая морально устарела и отставала по функциональности от современных решений. Кроме того, кадровый учет и расчет заработной платы разных юридических лиц группы компаний велся в трех разрозненных базах, что приводило к сложностям в технической поддержке систем и различающимся методикам расчета заработной платы. Имеющаяся ИТ-архитектура не позволяла оптимизировать затраты на сопровождение и оперативно проводить организационные изменения в компании. Подготовка отчетности для руководства и контролирующих органов требовала ручной проверки информации и частично выполнялась вручную, что занимало много времени и повышало риск ошибок.
Руководство компании приняло решение о модернизации информационной системы в части кадрового учета и расчета заработной платы, чтобы ускорить и упростить сбор и формирование внутренней и регламентированной отчетности, ускорить расчет заработной платы, внедрить единые корпоративные стандарты мотивации и развития сотрудников внутри группы компаний.
Единая система расчета заработной платы и управления персоналом «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», ред.3.1.
Автоматизированные функции:
- Кадровый учет.
- Расчет заработной платы.
- Отражение зп в РСБУ и НУ.
- Учет резервов на отпуска и премии.
- Отчетность по персоналу и фонду оплаты труда.
В рамках проекта были настроены интеграции:
- с системой регламентированного учета на базе «1С:Управление проиизводственным предприятием» для выгрузки отражения в финансовом учете, резервов отпусков и премий;
- с системой СКУД Perco для загрузки табелей учета рабочего времени.
Количество автоматизированных рабочих мест: 200
Проектная команда работала полностью в удаленном режиме, пользователи и проектная команда работали в разных городах.
В состав проектной команды входили ИТ-специалисты как исполнителя, так и заказчика, вовлечение команды заказчика со старта проекта позволило в ускоренном режиме передать проект на техподдержку внутренними силами ГК «Римера».
Сроки от старта работ до начала расчета в январе 2021 г. в новой системе в первом юридическом лице были крайне сжаты и составили 2 месяца. При этом к указанному сроку удалось автоматизировать уникальный алгоритм расчета резервов премий (регламентирован учетной политикой ГК «Римера» и выгрузку проводок в систему регламентированного учета.
Существенные доработки, выполненные в результате проекта:
- Выгрузка проводок и резервов с учетом особенностей аналитики и плана счетов ГК.
- Формирование резервов по премиям.
- Автоматизация алгоритмов расчета сдельной оплаты труда.
- Комплект отчетов и печатных форм.
Сократились трудозатраты в расчетных подразделениях
- Создана единая информационная система, объединяющая три ранее разрозненные базы. В крайне сжатые сроки был реализован переход с исторических систем автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы трех юридических лиц ГК «Римера» на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» без потери функциональности.
- Стандартизированы процессы расчета зарплаты и кадрового учета внутри группы компаний.
- Автоматизирован расчет начислений, которые ранее считались вне системы (разовые начисления, премии).
- Автоматизация отчетов, которые раньше создавались в электронных таблицах, освободила ресурсы специалистов на другие функциональные задачи. Ранее данные для отчетности по филиалам сводились вручную, отправка отчетов в контролирующие органы непосредственно из информационной системы была невозможна.
- Сокращены трудозатраты в расчетных подразделениях до 25%, за счет автоматизации ручных начислений и облегчения сдачи отчетности, НДФЛ, страховых в единой базе.
- Внедрен функционал штатного расписания с учетом особенностей предприятия, унифицирован подход к мотивации группы компаний, разработан механизм расчета годовой мотивационной премии с выгрузкой данных в бухгалтерскую систему.
- Поддержка единой системы стала занимать меньше времени у ИТ-специалистов компании, чем сопровождение трех баз разрозненной ИС, которые имели различия в доработке в части расчета заработной платы и кадрового учета. Освобождено до 20% времени техподдержки, ресурсы перенаправлены на развитие системы — автоматизацию дополнительных отчетных форм и процессов.
- Повышена безопасность персональных данных, за счет выделения учета в отдельную базу с ограниченным доступом пользователей.
- Заложена база для создания единого подразделения по расчету заработной платы и кадровому учету для всей группы компаний.
- Пользователи и технические специалисты отмечают удобство, гибкость настройки и легкость работы в новой системе.
Антон Барсуков, директор по цифровой трансформации ГК «Римера»:
Прежняя информационная система не позволяла вовремя решать текущие задачи, так как отставала в скорости поддержки и обновлений от других современных решений. Переход на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» помог решить не только эту проблему, но и повысить эффективность работы подразделений. Мы стандартизировали процессы расчета зарплаты, объединили информацию из трех разрозненных баз в одну.
