||
Краткое описание

Группа Российского экспортного центра (Группа РЭЦ) построила информационную систему финансового и административно-хозяйственного обеспечения на базе  решения фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Внедрение было осуществлено во всех компаниях группы РЭЦ и охватило также региональную и зарубежную сеть. Новая единая система позволила повысить прозрачность бизнес-процессов и провести их дополнительную оптимизацию, обеспечить контроль и взаимодействие всех участников в едином информационном пространстве и оперативно получать регламентированную, аналитическую и управленческую отчетность и минимизировать операционные риски.

Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк (акционерное общество)
Заказчик

Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк (акционерное общество) был создан в 1994 году, чтобы реализовывать на практике государственную политику стимулирования и поддержки экспорта российской продукции. Банк успешно реализует экспортные проекты с странах СНГ, АТР, БРИКС, Латинской Америки и других государствах. РОСЭКСИМБАНК входит в Группу Российского экспортного центра.

1
Цели и задачи

Основые бизнес-цели проекта:

  • оптимизировать процессы финансового и административно-хозяйственного обеспечения;
  • внедрить систему, объединяющей в единое информационное пространство следующие блоки:
    • бюджетное планирование и контроль;
    • управление закупочной деятельностью в соответствии с 223-ФЗ;
    • управление хозяйственными договорами;
    • управление платежами.

Задачи проекта:

  • снизить издержки на функции ручного ввода и обработки данных;
  • обеспечить прозрачность бизнес-процессов для всех организационных единиц;
  • снизить влияние человеческого фактора для исключения нарушений исполнения хозяйственных договоров, возникновения операционных и налоговых рисков;
  • повысить скорость сопровождения бизнеса, сократить сроки обработки данных, снизить трудозатраты на организацию документооборота между подразделениями и сотрудниками;
  • снизить издержки на подготовку регламентированной, аналитической и управленческой отчетности; обеспечить высокое качество данных для принятия решений в режиме реального времени.
2
Ситуация до старта проекта

Предпосылками для старта проекта по внедрению единой автоматизированной системы стало отсутствие единого информационного пространства и децентрализованный процесс ведения закупочной и финансово-хозяйственной деятельности. Планирование сметы административно-хозяйственных расходов и подготовка плана закупки велись с помощью разрозненных информационных ресурсов и систем в ручном или полуавтоматическом режиме.

В существующих системах отсутствовал автоматический контроль за ходом исполнения хозяйственных договоров и возможность получения отчетности об исполнении сметы расходов в онлайн-режиме. Подготовка управленческой отчетности требовала значительных трудозатрат по сбору, верификации и агрегации сведений, полученных от бизнес-подразделений.

Процесс ведения финансового, бухгалтерского и налогового контроля, закупочной деятельности при росте количества транзакций становился все более ресурсоемким и недостаточно прозрачным, т.к. осуществлялся разными службами в разных системах, не интегрированных между собой.

Для юридических лиц группы РЭЦ бизнес-процессы административно-хозяйственной деятельности имели значительные методологические разрывы в связи с разнопрофильной деятельностью, и большая часть документооборота осуществлялась на бумажных носителях.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Информационная система финансового и административно-хозяйственного обеспечения (ИС ФАХО) построена на базе тиражного решения фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Охват автоматизации:

  • некредитные организации группы:
    • АО «ЭКСАР»,
    • АО «Российский экспортный центр»,
    • АНО ДПО «Школа экспорта Акционерного общества «Российский экспортный центр»,
  • кредитные организации:
    • АО РОСЭКСИМБАНК,
  • зарубежные (международные) и региональные представительства АО РЭЦ.

В контур автоматизации вошли бизнес-процессы:

  1. Бюджетное планирование.
  2. Управление жизненным циклом плана закупки в рамках исполнения 223-ФЗ.
  3. Сопровождение закупочной деятельности.
  4. Бюджетный контроль.
  5. Управление хозяйственными договорами.
  6. Управление платежами.

Каждый из бизнес-процессов представляет собой совокупность подпроцессов в деятельности структурных подразделений:

  • регистрация первичных потребностей служб и перечня инициатив развития группы на планируемый период в рамках заявочной кампании;
  • анализ и корректировка полученных потребностей на предмет возможности их реализации;
  • консолидация потребностей в плановую смету расходов по каждому юридическому лицу;
  • утверждение смет расходов группы РЭЦ в разрезе каждого юридического лица и установка лимитов;
  • агрегирование смет расходов по юридическим лицам в консолидированную смету расходов группы РЭЦ;
  • подготовка заявок на включение в план закупки на основе зарегистрированных потребностей служб;
  • формирование графика финансирования в позициях плана закупки;
  • формирование и согласование плана закупки по данным заявок на включение в алан закупки;
  • Возможность внесения корректировок в план закупки и повторное утверждение;
  • публикация плана закупки и его актуализируемых версий в единой информационной системе в сфере закупок (https://zakupki.gov.ru);
  • подготовка и согласование проектов договоров;
  • утверждение закупочной документации и публикация извещений о закупке в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) и на электронных торговых площадках ЕИС (ЭТП);
  • прием и обработка заявок участников закупки, включая запросы на разъяснения;
  • проведение процедур выбора поставщика;
  • публикация протокола подведения итогов на ЕИС и ЭТП;
  • заключение договоров с поставщиком и их регистрация в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
  • публикация договоров в реестре договоров ЕИС;
  • резервирование денежных средств под исполнение заключенных договоров;
  • актуализация графиков оплат и поставок по договорам;
  • формирование и согласование заявок на оплату по договорам;
  • работа с платежным календарем, формирование и согласование ежедневных реестров платежей, подготовка проектов платежных поручений на исполнение;
  • отражение закрывающих документов по договору;
  • загрузка в систему дополнительных сведений о факте исполнения оплат и отражении начислений из систем регламентированного и оперативного учета (АБС Диасофт, «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С-Рарус:Бухгалтерия для НКО», «1С:Инвентаризация и управление имуществом», «1С:Зарплата и управление персоналом»);
  • публикация документов, касающихся исполнения договора, на ЕИС;
  • формирование управленческой отчетности.

В рамках проекта были обеспечены интеграционные взаимодействия с различными внешними и внутренними ИТ-сервисами, эксплуатируемыми в группе:

  1. ЕИС: прямая публикация из системы плана закупки, включая актуализированные версии, и сведений об исполнении договоров, включая скан-образы подтверждающих документов.
  2. УТ Сбербанк АСТ: прямая публикация из системы закупочной документации, договоров; автоматическое получение заявок участников и запросов на разъяснения с площадки в систему.
  3. АБС Диасофт, «1С:Бухгалтерия», «1С-Рарус:Бухгалтерия для НКО»: передача из системы сведений о заключенных договорах, подготовленных проектов платежных поручений и закрывающих документов (акты, накладные и т.д.); поступление в систему сведений о факте совершения оплаты и дате принятия к учету закрывающих документов;
  4. «1С:Инвентаризация и управление имуществом»: передача из системы закрывающих документов по товарно-материальным ценностям.
  5. «1С:Зарплата и управление персоналом»: загрузка в систему сведений по расходам на персонал для аллокации затрат на подразделения-потребители.
1C_RosEximBank_Shema.jpg

Функциональная архитектура системы

Масштаб проекта: 350 автоматизированных рабочих мест.

4
Особенности и уникальность проекта

Широкая международная география организаций группы и особенности деятельности как института развития с полным циклом поддержки экспорта, работающим в рамках 223-ФЗ, при внедрении автоматизированной системы потребовали от команды использовать современные адаптивные подходы к управлению, в зависимости от стадии проекта. Решение всех задач выполнялось единым контуром с плотным увязыванием функций различных подразделений между собой с привлечением групп бизнес-экспертов при разработке любого блока. Бизнес-эксперт представлял интересы своего направления и любая функция, реализуемая в системе, проходила проверку на непротиворечивость требований и ожиданий всей группой экспертов. Кроме того каждой службе оказывалась оперативная помощь в усовершенствовании системы. Это позволило выполнить проект на высоком уровне качества и в жестко заданные сроки.

5
Результаты проекта

Ускорилось формирование управленческой отчетности

30%

С момента запуска внедренное решение позволило:

  • оптимизировать трудозатраты и обеспечить прозрачность бизнес-процессов планирования и бюджетного контроля;
  • сократить трудозатраты на регистрацию событий в единой информационной системе в сфере закупок и на электронных торговых площадках;
  • обозначить зоны риска нарушения нормативно-правовых актов РФ, регулирующих порядок осуществления закупочного процесса в рамках 223-ФЗ и обеспечить дополнительные контроли;
  • обеспечить взаимодействие всех участников процесса в едином информационном пространстве взамен ранее функционирующей гетерогенной среды информационных ресурсов;
  • ускорить получение управленческой отчетности в части закупочной деятельности и исполнения сметы административно-хозяйственных расходов на 30%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Директор по финансовому планированию и контролю государственного специализированного Российского экспортно-импортного банка
Алексей Новиков
Внедрение нового решения на базе «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка» позволило удержать численность подразделений на текущем уровне при росте объемов бизнеса и транзакций, исключить дублирование функций, сократить трудоемкость поддержки подразделений и повысить скорость сопровождения бизнеса. Автоматизированные операции и глубокая аналитичность системы обеспечивают пользователей качественными данными в онлайн-режиме для принятия управленческих решений.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
25 ноября 2022
Шестнадцатый Международный конкурс выпускных квалификационных работ с использованием программных продуктов «1С». Организация конкурса в 2022-2023 учебном году

К участию в конкурсе приглашаются выпускники учебных заведений, ВКР которых защищена в 2022-2023 учебном году (период с 1 сентября 2022 г. по 31 августа 2023 г.) и выполнена с использованием платформы «1С:Предприятие 8» и/или конфигураций, созданных на ее основе.

22 ноября 2022
Интерес к решениям «1С» для корпоративного сектора привлек на 9-й Бизнес-форум 1С:ERP более 6000 руководителей и специалистов из 10 стран

28 октября 2022 года фирма «1С» провела 9-й Бизнес-форум 1С:ERP, посвященный внедрениям и развитию решений и сервисов «1С» для корпоративного рынка, предприятий крупного и среднего масштаба. После двух лет ограничений, связанных с пандемией, форум возобновил свою работу в очном формате, с онлайн-трансляцией всех секций.