Группа Российского экспортного центра (Группа РЭЦ) построила информационную систему финансового и административно-хозяйственного обеспечения на базе решения фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Внедрение было осуществлено во всех компаниях группы РЭЦ и охватило также региональную и зарубежную сеть. Новая единая система позволила повысить прозрачность бизнес-процессов и провести их дополнительную оптимизацию, обеспечить контроль и взаимодействие всех участников в едином информационном пространстве и оперативно получать регламентированную, аналитическую и управленческую отчетность и минимизировать операционные риски.
Государственный специализированный Российский экспортно-импортный банк (акционерное общество) был создан в 1994 году, чтобы реализовывать на практике государственную политику стимулирования и поддержки экспорта российской продукции. Банк успешно реализует экспортные проекты с странах СНГ, АТР, БРИКС, Латинской Америки и других государствах. РОСЭКСИМБАНК входит в Группу Российского экспортного центра.
Основые бизнес-цели проекта:
- оптимизировать процессы финансового и административно-хозяйственного обеспечения;
- внедрить систему, объединяющей в единое информационное пространство следующие блоки:
- бюджетное планирование и контроль;
- управление закупочной деятельностью в соответствии с 223-ФЗ;
- управление хозяйственными договорами;
- управление платежами.
Задачи проекта:
- снизить издержки на функции ручного ввода и обработки данных;
- обеспечить прозрачность бизнес-процессов для всех организационных единиц;
- снизить влияние человеческого фактора для исключения нарушений исполнения хозяйственных договоров, возникновения операционных и налоговых рисков;
- повысить скорость сопровождения бизнеса, сократить сроки обработки данных, снизить трудозатраты на организацию документооборота между подразделениями и сотрудниками;
- снизить издержки на подготовку регламентированной, аналитической и управленческой отчетности; обеспечить высокое качество данных для принятия решений в режиме реального времени.
Предпосылками для старта проекта по внедрению единой автоматизированной системы стало отсутствие единого информационного пространства и децентрализованный процесс ведения закупочной и финансово-хозяйственной деятельности. Планирование сметы административно-хозяйственных расходов и подготовка плана закупки велись с помощью разрозненных информационных ресурсов и систем в ручном или полуавтоматическом режиме.
В существующих системах отсутствовал автоматический контроль за ходом исполнения хозяйственных договоров и возможность получения отчетности об исполнении сметы расходов в онлайн-режиме. Подготовка управленческой отчетности требовала значительных трудозатрат по сбору, верификации и агрегации сведений, полученных от бизнес-подразделений.
Процесс ведения финансового, бухгалтерского и налогового контроля, закупочной деятельности при росте количества транзакций становился все более ресурсоемким и недостаточно прозрачным, т.к. осуществлялся разными службами в разных системах, не интегрированных между собой.
Для юридических лиц группы РЭЦ бизнес-процессы административно-хозяйственной деятельности имели значительные методологические разрывы в связи с разнопрофильной деятельностью, и большая часть документооборота осуществлялась на бумажных носителях.
Информационная система финансового и административно-хозяйственного обеспечения (ИС ФАХО) построена на базе тиражного решения фирмы «1С» для банков «1С:Учет и управление хозяйственной деятельностью банка». Охват автоматизации:
- некредитные организации группы:
- АО «ЭКСАР»,
- АО «Российский экспортный центр»,
- АНО ДПО «Школа экспорта Акционерного общества «Российский экспортный центр»,
- кредитные организации:
- АО РОСЭКСИМБАНК,
- зарубежные (международные) и региональные представительства АО РЭЦ.
В контур автоматизации вошли бизнес-процессы:
- Бюджетное планирование.
- Управление жизненным циклом плана закупки в рамках исполнения 223-ФЗ.
- Сопровождение закупочной деятельности.
- Бюджетный контроль.
- Управление хозяйственными договорами.
- Управление платежами.
Каждый из бизнес-процессов представляет собой совокупность подпроцессов в деятельности структурных подразделений:
- регистрация первичных потребностей служб и перечня инициатив развития группы на планируемый период в рамках заявочной кампании;
- анализ и корректировка полученных потребностей на предмет возможности их реализации;
- консолидация потребностей в плановую смету расходов по каждому юридическому лицу;
- утверждение смет расходов группы РЭЦ в разрезе каждого юридического лица и установка лимитов;
- агрегирование смет расходов по юридическим лицам в консолидированную смету расходов группы РЭЦ;
- подготовка заявок на включение в план закупки на основе зарегистрированных потребностей служб;
- формирование графика финансирования в позициях плана закупки;
- формирование и согласование плана закупки по данным заявок на включение в алан закупки;
- Возможность внесения корректировок в план закупки и повторное утверждение;
- публикация плана закупки и его актуализируемых версий в единой информационной системе в сфере закупок (https://zakupki.gov.ru);
- подготовка и согласование проектов договоров;
- утверждение закупочной документации и публикация извещений о закупке в единой информационной системе в сфере закупок (ЕИС) и на электронных торговых площадках ЕИС (ЭТП);
- прием и обработка заявок участников закупки, включая запросы на разъяснения;
- проведение процедур выбора поставщика;
- публикация протокола подведения итогов на ЕИС и ЭТП;
- заключение договоров с поставщиком и их регистрация в соответствии с правилами внутреннего документооборота;
- публикация договоров в реестре договоров ЕИС;
- резервирование денежных средств под исполнение заключенных договоров;
- актуализация графиков оплат и поставок по договорам;
- формирование и согласование заявок на оплату по договорам;
- работа с платежным календарем, формирование и согласование ежедневных реестров платежей, подготовка проектов платежных поручений на исполнение;
- отражение закрывающих документов по договору;
- загрузка в систему дополнительных сведений о факте исполнения оплат и отражении начислений из систем регламентированного и оперативного учета (АБС Диасофт, «1С:Бухгалтерия предприятия», «1С-Рарус:Бухгалтерия для НКО», «1С:Инвентаризация и управление имуществом», «1С:Зарплата и управление персоналом»);
- публикация документов, касающихся исполнения договора, на ЕИС;
- формирование управленческой отчетности.
В рамках проекта были обеспечены интеграционные взаимодействия с различными внешними и внутренними ИТ-сервисами, эксплуатируемыми в группе:
- ЕИС: прямая публикация из системы плана закупки, включая актуализированные версии, и сведений об исполнении договоров, включая скан-образы подтверждающих документов.
- УТ Сбербанк АСТ: прямая публикация из системы закупочной документации, договоров; автоматическое получение заявок участников и запросов на разъяснения с площадки в систему.
- АБС Диасофт, «1С:Бухгалтерия», «1С-Рарус:Бухгалтерия для НКО»: передача из системы сведений о заключенных договорах, подготовленных проектов платежных поручений и закрывающих документов (акты, накладные и т.д.); поступление в систему сведений о факте совершения оплаты и дате принятия к учету закрывающих документов;
- «1С:Инвентаризация и управление имуществом»: передача из системы закрывающих документов по товарно-материальным ценностям.
- «1С:Зарплата и управление персоналом»: загрузка в систему сведений по расходам на персонал для аллокации затрат на подразделения-потребители.
Функциональная архитектура системы
Масштаб проекта: 350 автоматизированных рабочих мест.
Широкая международная география организаций группы и особенности деятельности как института развития с полным циклом поддержки экспорта, работающим в рамках 223-ФЗ, при внедрении автоматизированной системы потребовали от команды использовать современные адаптивные подходы к управлению, в зависимости от стадии проекта. Решение всех задач выполнялось единым контуром с плотным увязыванием функций различных подразделений между собой с привлечением групп бизнес-экспертов при разработке любого блока. Бизнес-эксперт представлял интересы своего направления и любая функция, реализуемая в системе, проходила проверку на непротиворечивость требований и ожиданий всей группой экспертов. Кроме того каждой службе оказывалась оперативная помощь в усовершенствовании системы. Это позволило выполнить проект на высоком уровне качества и в жестко заданные сроки.
Ускорилось формирование управленческой отчетности
С момента запуска внедренное решение позволило:
- оптимизировать трудозатраты и обеспечить прозрачность бизнес-процессов планирования и бюджетного контроля;
- сократить трудозатраты на регистрацию событий в единой информационной системе в сфере закупок и на электронных торговых площадках;
- обозначить зоны риска нарушения нормативно-правовых актов РФ, регулирующих порядок осуществления закупочного процесса в рамках 223-ФЗ и обеспечить дополнительные контроли;
- обеспечить взаимодействие всех участников процесса в едином информационном пространстве взамен ранее функционирующей гетерогенной среды информационных ресурсов;
- ускорить получение управленческой отчетности в части закупочной деятельности и исполнения сметы административно-хозяйственных расходов на 30%.
