Проект внедрения «1С:Документооборот 3.0» для ООО «ЧелИндЛизинг» решил задачу создания единого защищенного хранилища документов. Особенности проекта: высокая сложность из-за требований безопасности, интеграция с множеством систем и «водопадная» модель внедрения. Результаты: автоматическая загрузка контрагентов и справочников, иерархичное отображение документов, оптимизация процессов согласования и сокращение ручных операций на 95%.
Лизинговая компания «ЧелИндЛизинг» является дочерней компанией ПАО «ЧЕЛИНДБАНК». Специализируется в области лизинга скоммерческой, промышленной и складкой недвижимости; легкового, грузового и пассажирского автотранспорта; строительной техники, погрузчиков и складского оборудования и др.
Основная цель проекта — создание единого защищенного хранилища документов и файлов на базе программного продукта «1С:Документооборот 3.0» (далее — 1С:ДО) для обеспечения удобной коммуникации и файлообмена между сотрудниками разных отделов.
Задачи проекта:
- Отказ от двойного ввода данных в различных системах для экономии времени сотрудников.
- Замена текущей системы хранения файлов в общедоступном хранилище на сервере без связи с карточкой «договоры/сделки».
- Внедрение программного продукта, который в последствие может использоваться при создании «Личного кабинета контрагента».
На момент начала проекта по внедрению «1С:Документооборот 3.0» в ООО «ЧЕЛИНДЛИЗИНГ» ситуация в области документооборота и управления файлами характеризовалась следующими ключевыми проблемами:
- Отсутствие интеграции между системами. Не было автоматизированного обмена данными между используемыми системами (CRM Битрикс24, «1С:Бухгалтерия», «1С:Зарплата и управление персоналом»). Это приводило к необходимости ручного переноса информации, дублированию ввода данных и повышенному риску ошибок.
- Разрозненное хранение документов. Файлы хранились в общедоступных сетевых папках на сервере, без связи с карточками договоров или сделок. Это усложняло поиск, контроль версий и обеспечение актуальности документов.
- Отсутствие единой системы документооборота. Не было централизованной платформы для управления процессами согласования, хранения и контроля документов. Это затрудняло координацию между отделами и снижало прозрачность бизнес-процессов.
- Ручная обработка документов. Сотрудникам приходилось вручную загружать, переименовывать и распределять файлы, что занимало значительное время и снижало эффективность работы.
- Неструктурированный доступ к документам. Отсутствовала единая иерархия хранения документов, не было разграничения прав доступа в соответствии с должностными обязанностями сотрудников, что создавало риски утечки конфиденциальной информации.
Единое защищенное хранилище документов и файлов построено на базе программного продукта «1С:Документооборот 3.0». Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Ведение номенклатуры дел.
- Учет договоров.
В рамках проекта проведены следующие работы.
Работа с обязательными документами по сделке в рамках договора лизинга:
- Обследование требований и концептуальное проектирование архитектуры системы в рамках БП «Работа с договорами лизинга».
- Моделирование процессов и настройка прототипа системы .
- Реализация интеграции общих справочников «1С:Зарплата и управдение персоналом» (организации, подразделения, должности, сотрудники).
- Реализация интеграции данных о контрагентах.
- Реализация интеграции данных о договорах и сделках. Доработаны правила интеграции для объектов договор лизинга, договор поставки, дополнительные соглашения к договору лизинга, дополнительные соглашения к договору поставки, дополнительное обеспечение, передача прав требования (цессия), выкуп имущества. Доработаны правила интеграции в части передачи 33 печатных форм, формируемых на стороне «1С:Бухгалтерия» и передаваемых в 1С:ДО.
- Реализация передачи информации по договорам из 1С:ДО в «1С:Бухгалтерия».
- Изменен порядок направления документов из «1С:Бухгалтерия» в 1С:ДО — на ранее доработанных заказчиком формах вывода печатных форм добавлена команда «Направить в ДО», которая запускает процесс передачи данных в 1С:ДО — на стороне 1С:ДО создается документ с приложенной печатной формой. Для работы с командой «Направить в ДО» создана роль, которая регулирует видимость и доступность команды для пользователей.
- Подготовка ИТ-специалистов и рабочей базы система к запуску в ОПЭ.
Работа с необязательными документами в рамках договора лизинга:
- Обследование требований и концептуальное проектирование архитектуры системы.
- Моделирование процессов и настройка прототипа системы.
- Реализация интеграции данных о договорах и сделках.
- Реализация передачи информации по договорам из 1С:ДО в «1С:Бухгалтерия».
Доработка иерархичного отображения документов контрагента в новой вкладке документа «Комплект контрагента»:
- Реализована доработка формы справочника «Виды документов» в 1С:ДО для управления настройкой отображения новой вкладки «Документы контрагента» в документе.
- Реализована доработка формы справочника «Документы предприятия» — добавлена новая вкладка «Документы контрагента», реализованы команды управления документами и файлами на новой вкладке.
- Реализована доработка иерархичной структуры отображения документов — добавлены новые «Папки» и места хранения документов, которые будут образовываться в ходе работы с контрагентом. Каждому документу и файлу задано свое место в иерархии. Часть наименований документов располагающихся на новой вкладке в иерархии скрыта, по требованию заказчика, для более схожей структуры отображения документов и файлов к текущему применяемому функционалу.
- Доработка новой вкладки и отображения в ней документов и файлов реализовано в соответствии с штатными разрезами прав доступа, сотрудники, которые имеют доступ на все документы вкладки — видят все документы, сотрудники, доступ к документам которых ограничен — на вкладке видят только доступные им документы по заранее настроенным правам доступа.
Настройка ролевой матрицы для всех созданных в 1С:ДО видов документов в соответствии с утвержденной матрицей заказчиком. Реализованы настройки прав доступа на чтение и редактирование документов по БП «Работа с договором лизинга». По всем видам документа внесены настройки доступа пользователей по рабочим группам и подразделениям, что позволяет ограничить доступ к учредительным документам и персональным данным контрагентов.
Схема архитектуры
Специфика работы с заказчиком
- Предполагается участие третьих сторон в части интеграций со смежными системами, что может привести к длительному процессу согласования.
- Высокие требования к безопасности системы (по всем функциональным требованиям необходимо согласование со службой безопасности).
- Проект выполнялся по «водопадной» модели внедрения. Требования к системе, определенные в техническом задании, прорабатываются и уточняются на каждом этапе проекта. Уточненные требования фиксируются в проектной документации соответствующих этапов. При этом требования, утвержденные на более поздних Этапах проекта, имеют более высокий приоритет над требованиями, утвержденными ранее.
- Проект выполнялся совместными усилиями сторон, а успешное завершение проекта возможно только при своевременном и качественном выполнении своих рабочих задач проекта каждой из сторон.
- Проект выполнялся в пределах требований, предъявляемых техническим заданием по договору и утвержденной в рамках этапов проектной документации. Выход за рамки данных требований являлся изменением в проекте и мог привести к изменениям сроков и/или стоимости выполнения работ.
Снижение операционных и административных расходов
Сокращение времени на поиск и подготовку документов
Автоматизация ввода контрагентов: внедрение интеграции с Битрикс24 позволило автоматизировать процесс создания контрагентов в 1С: ДО. Теперь контрагенты добавляются с помощью команды «Создать контрагента» из системы Битрикс24.
Автоматическая загрузка нормативно-справочной информации: основные справочники, такие как организации, подразделения, физические лица и другие, теперь автоматически загружаются из 1С:ЗУП в 1С:ДО. При изменении данных в 1С:ЗУП они обновляются в 1С:ДО, что устраняет необходимость ручного ввода и минимизирует ошибки, связанные с человеческим фактором.
Оптимизация работы с документами: доработка документа «Комплект контрагента» в 1С:ДО позволяет на новой доработанной вкладке видеть иерархию всех документов контрагента, его ролей файлов и самих файлов, в привычном виде для пользователей. Кроме того, на новой вкладке документы отображаются для пользователей в соответствии с их правами доступа. Документ «Комплект контрагента» создается автоматически, при выгрузке контрагента из системы Битрикс24. При выгрузке из «1С:Бухгалтерии» договоров лизинга, поставки, дополнительных соглашений к договорам и остальных сопутствующих документов — происходит автоматическое структурирование этими документами новой доработанной вкладки в документе «Комплект контрагента» по заранее заданной иерархии. Это позволяет выгруженные автоматически, средствами интеграции, документы и созданные пользователями вручную документы, по одному контрагенту, хранить в виде единого комплекта документов, что объединяет все юридические и сопутствующие документы контрагента в одном документе, и упрощает их хранение и делает работу с документами более структурированной и привычной для пользователей.
Упрощение наименования загружаемых файлов: функция автоматического присвоения наименований загружаемым файлам в 1С:ДО значительно упрощает их идентификацию пользователями и сокращает количество ручных операций по внесению наименований на 95%.
Упорядочение согласования договоров: в дальнейшем выгруженные договоры и сопутствующие документы смогут согласовываться через 1С:ДО и по почте, что улучшит организацию бизнес-процессов компании и структурирует поток задач.
Показатели экономической эффективности:
- Сокращение трудозатрат на рутинные операции на 85%.
- Повышение скорости доступа к документам и выполнения бизнес-процессов на 70%.
- Снижение операционных и административных расходов на 50%.
- Сокращение времени на поиск и подготовку документов на 80%.
Игорь Цыганок, начальник отдела информационных технологий
Проделана масштабная работа по созданию единого защищенного хранилища документов, интеграции с CRM Битрикс24, «1С:Бухгалтерией» и «1С:Зарплата и управление персоналом». В результате мы автоматизировали загрузку контрагентов, нормативно-справочной информации и договоров, что позволило отказаться от двойного ввода данных и значительно сократить рутинные операции.
