«Уралэнергосбыт» разработал автоматический инструмент планирования деятельности компании с объединением финансово-хозяйственных процессов с помощью «1С:Управление холдингом». В ходе проекта создана автоматизированная система планирования, разработана подсистема «Бюджетирования», создан инструмент для автоматического составления плана закупок по договорам, а также автоматизированы процессы по прогнозированию и контролю финансов компании. В результате трудозатраты в подразделениях снизились на 42%. Управленческая отчетность формируется на 10% быстрее. Операционные и административные расходы уменьшились на 1%.
ООО «Уральская энергосбытовая компания» (ООО «Уралэнергосбыт») осуществляет деятельность гарантирующего поставщика электроэнергии в Челябинской области, за исключением территории магнитогорского энергоузла. В компании обслуживается 1 500 000 потребителей, действуют 53 офиса обслуживания и 5 отделений в 33 городах. Численность персонала — 1466 человек.
Цель проекта:
- Разработать и ввести в эксплуатацию автоматизированный механизм планирования деятельности, разработки бизнес-плана и контроля финансов.
- Объединить финансово-хозяйственные процессы на базе программного продукта «1С:Управление холдингом».
Задачи проекта:
- Выполнить настройку ведения плановых бюджетов с отражением истории изменений.
- Настроить формы бюджетов по сценариям годовых и месячных планов.
- Разработать автоматическое создание плана закупок по договорам на основании годового бюджета.
- Разработать механизмы перераспределения бюджета между единицами бюджетирования и согласования расходов «сверх бюджета».
- Автоматизировать процессы по бизнес-планированию, прогнозированию и контролю.
- Доработать стандартные инструменты программного продукта для прогнозирования и управления обязательствами.
- Автоматизировать процессы управления договорами и по контролю выполнения договорных отношений.
Ситуация до старта проекта:
- Бюджетирование велось в электронных документах.
- Планирование бюджетов на год выполнялось вручную и занимало много времени.
- Лимиты по ЦФО для БДДС определяли вручную, отсутствовали лимиты по БДР.
- Периодический контроль за исполнением бюджетов требовал больших трудозатрат со стороны задействованных сотрудников.
Система планирования и контроля финансовой деятельности построена на базе решения «1С:Управление холдингом» и включает следующие автоматизированные функции:
- «Система бюджетного управления».
- «Управление договорами».
- «Автоматизированное рабочее место (АРМ) «ЦФО».
- «Управление оперативного планирования по потребностям (заявки на расход, заявки на бюджет)».
Уникальность системы заключается в том, что с ее помощью появилась возможность построить систему бюджетного управления по сценариям «План годовой», «План актуализированный», «План долгосрочный», «Факт» и «Прогноз».
Система бюджетного управления состоит из:
- бюджета инвестиций;
- бюджета движения активов;
- бюджета налогов;
- бюджета продаж;
- бюджета переменных расходов;
- бюджета постоянных расходов;
- бюджета прочих доходов и расходов;
- бюджета кредитов и займов;
- бюджета финансов;
- бюджета доходов и расходов (БДР);
- предварительного баланса ДЗ и КЗ;
- бюджета движения денежных средств (БДДС);
- прогнозного баланса;
- бюджета закупок (годовая комплексная программа закупок).
Внедрены инструменты управления:
- контроль лимитов OPEX и CAPEX;
- универсальные механизмы отчетов, которые допускают сохранение большого количества вариантов отчетных форм;
- пакет консолидированной отчетности для акционеров компании.
В рамках проекта применены индексы и алгоритмы для долгосрочного планирования. Также получена оценка факторов, оказывающих влияние на выполнение планов и достижений целей компании.
В ходе проекта автоматизировано планирование финансовой деятельности энергоснабжающей компании, состоящей из нескольких юридических лиц и более 30 крупных ЦФО. Планирование производится с минимальным вовлечением ручного труда на основе потребностей ЦФО и с применением автоматических алгоритмов расчетов смежных бюджетов.
Создано автоматизированное рабочее место для ЦФО. Это позволило упростить и ускорить работу специалистов, а также оперативно проводить анализ информации и сократить время на принятие решений.
Настроен учет проектов в системе «1С:Управление холдингом» для планирования и получения фактических данных из регламентированного учета. Внедрена автоматическая установка лимитов БДР и БДДС. Настроен инструмент по контролю в разрезе ЦФО статей бюджетного классификатора и проектов. Структура системы бюджетного управления приобрели законченный цикл, начиная с функциональных смет расходов ЦФО, закачивая БРД, БДДС и прогнозным балансом.
Для планирования и контроля за исполнением бюджетов настроено централизованное ведение НСИ по более 10 аналитическим измерениям:
- Организации.
- ЦФО.
- Статьи доходов и расходов.
- Статьи ДДС.
- Проекты.
- Контрагенты.
- Договоры.
- Строки ГКПЗ (закупки).
- Способы закупок.
- Коды ОКВЭД.
- ОКПД и т.д.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение управленческой отчетности
- Создана автоматизированная система планирования.
- Построена подсистема бюджетирования на базе «1С:Управление холдингом» в соответствии с бизнес-процессами компании.
- Разработан механизм для автоматического формирования плана закупок по договорам.
- Выполнена настройка ведения плановых бюджетов.
- Произведена автоматизация процессов по бизнес-планированию, прогнозированию и контролю.
- Сокращены трудозатраты в подразделениях на 42%.
- Ускорено получение управленческой отчетности на 10%.
- Сокращены операционные и административные расходы на 1%.
