«Россети Кубань» построили автоматизированную информационную систему расчета заработной платы и кадрового учета на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП». Это позволило автоматизировать отраслевые бизнес процессы, увеличить эффективность текущей деятельности, оперативно получать необходимые данные для принятия управленческих решений, улучшить качество управления персоналом. В результате проекта трудозатраты в различных подразделениях сократились на 21%, управленческая отчетность формируется в 2 раза быстрее, а подготовка регламентированной отчетности укорилась на 67%.
Публичное акционерное общество «Россети Кубань» — крупнейшая электросетевая компания на территории Краснодарского края и Республики Адыгея, осуществляющая передачу и распределение электрической энергии по сетям напряжением 110 кВ и ниже. Основные виды деятельности — передача электроэнергии и технологическое присоединение потребителей к электрическим сетям.
Цели проекта:
- обеспечить выполнение постановления правительства Российской Федерации от 06.12.2018 года № 10068п-П13 «О преимущественном использовании отечественного программного обеспечения»;
- повысить операционную эффективность в компании.
Задача проекта: внедрить автоматизированную информационную систему на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
На момент старта проекта в компании сложилась объективная необходимость в автоматизации кадрового учета, организационного проектирования, совершенствования автоматизированной информационной системы расчетов с персоналом.
Кадровый учет автоматизирован только в части приема-увольнения персонала, расчет зарплаты производится на платформе «1С:Управление производственным предприятием», которую фирма «1С» сняла с поддержки. Это означает, что все стандартные обновления, которые необходимы для полной, достоверной и своевременной отчетности по страховым взносам в соответствии с законодательством Российской Федерации отсутствовали, что приводило к дополнительным финансовым затратам на доработку текущей конфигурации.
Структура ПАО «Россети Кубань» включает 11 филиалов и исполнительный аппарат. Сотрудников в обществе порядка 9000. Прежняя система кадрого учета была построена на базе решения «1С:Управление производственным предприятием» и представляла собой распределенную базу данных по каждому структурному подразделению. Базы данных были расположены на серверах филиалов. Данные путем обменов поступали в сводную базу данных, рсаположенную на сервер исполнительного аппарата.
Новая система кадрового учета и расчета зарплаты построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом». Она объединила все базы данных в единую, расположенную в исполнительном аппарате. Пользователи работают с ней путем удаленного терминального доступа к серверу.
Система состоит из блоков: кадрового учета, расчета заработной платы, охраны труда, KPI, обучения.
Были автоматизированы следующие функции:
- Расчет зарплаты, удержаний, взносов разными документами.
- «Незарплатные» доходы.
- Исчисление налогов и регламентированная отчетность.
- Штатное расписание с историей и формированием управленческих отчетов.
- Кадровый документооборот.
- Взаимодействие с фондами ФСС и ПФР.
- Учет отсутствий и табельный учет.
Система интегрирована с основной учетной системой на базе «1С:Управление производственным предприятием».
Схема архитектуры
В рамках проекта были выполнены доработки штатного расписания, с учетом специфики деятельности проедприятия. Кроме того, доработаны контрольные процедуры расчета заработной платы и других начислений (выплаты профсоюза, пенсионерам и прочие). Например, премия KPI и вознаграждение за выслугу, кроме формулы, содержащей ежемесячные значения показателей, начислялась по данным прошлого месяца. Поэтому были разработаны многочисленные контрольные процедуры для проверки корректности расчетов — если в прошлом месяце пересчитали одно зависимое начисление, то появлялось увеломление о перерасчетах премии и выслуги, которые уже могли быть выплачены.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения отчетности
- Атоматизировано штатное расписание организаций и история его изменения с контрольными процедурами, согласно ОРД общества.
- Автоматизирован вод различных событий по движению кадров и регистрации невыходы сотрудников через удобный интерфейс «Такси», с возможностью печати приказов и соглашений.
- Объеденина кадровая и расчетная информация в общих для кадрового и регламентированного учета документах, расчет налогов и взносов в одном документе с начислениями, совершенствование механизмов расчета начислений и удержаний.
- Автоматизировано формирование оценочных обязательств по вознаграждениям работников (оплате отпусков) в рамках требований ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы», утвержденных приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н, и в соответствии с учетной политикой организации.
- Автоматизирован табельный учет, графики сменности, в том числе по субъектам РФ: Краснодарский край и Республика Адыгея и учет вахтовым методом.
- Фиксируется и используется информация о вредных и опасных условиях труда на рабочих местах для дальнейшего использования ее в регламентированных процессах компании по кадровому учету, учета рабочего времени, расчету заработной платы и отчетности.
- Обеспечено ведение воинского учета как необходимой компоненты кадрового учета и требований Постановления Правительства Российской Федерации от 27.11.2006 № 719 (ред. от 14.02.2009) «Об утверждении Положения о воинском учете».
- Формируется отчетность по списочной численности, среднесписочной численности в соответствии с методиками расчета, утвержденными Федеральной службой государственной статистики.
- Формируется необходимая для внутреннего использования и предоставления в вышестоящие и контролирующие органы отчетность по численности и оплате труда, выплатам социального характера, негосударственному пенсионному обеспечению с детализацией по подразделениям, сотрудникам, категориям персонала, видам начислений.
- Реализовано автоматическое заполнение регламентированной отчетности в соответствии с требованиями законодательства.
- Объединена и унифицирована НСИ, виды начислений и удержаний исполнительного аппарата и филиалов.
Показатели экономической эффективности:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 21%;
- ускорение получения управленческой отчетности в 2 раза;
- ускорение подготовки регламентированной отчетности на 67%.
