Компания «Юг-Агро» автоматизировала регламентированный, управленческий учет, а также казначейство и бюджетирование с помощью «1С:ERP Управление предприятием». Основной особенностью внедрения является реализация проекта с максимальным использованием типового функционала, а доработки были выполнены с использованием механизма расширений. После автоматизации увеличился контроль за исполнением платежей, снизились трудозатраты на формирование бюджетов и управленческой отчетности, а также появилась возможность проводить план-фактный анализ даже по бюджетам, которые раньше невозможно было проанализировать в связи с большими трудозатратами на формирование детализированной отчетности.
Основные целями проекта стали:
- Создание системы согласования расходов денежных средств, установка и контроль лимитов расходования денежных средств.
- Ускорение информационных потоков за счет:
- отказа от ручного формирования управленческой отчетности;
- повышения прозрачности и достоверности данных для целей отправки отчетности в управляющую компанию;
- частичного или полного отказа от формирования отчетности вне единой АИС для целей принятия управленческих решений (в том числе, частичного или полного отказа от применения Microsoft Excel в качестве инструмента объединения отчетов, полученных из разрозненных АИС).
- Снижение трудозатрат на формирование и анализ бюджетов.
Задачи проекта:
- Проверка корректности ввода начальных остатков для целей бухгалтерского и налогового учета.
- Проверка корректности расчета амортизации ОС и НМА.
- Исключение отрицательных остатков на складах.
- Автоматическое отражение первичных хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
- Настройка статей затрат, статей доходов и расходов.
- Полнота отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговых учетах в соответствии с методикой учета в «1С:ERP Управление предприятием».
- Учет авансов поставщикам и авансов покупателей.
- Распределение затрат в бухгалтерском учете.
- Закрытие месяцев за первое полугодие 2020 года.
- Составление квартальной отчетности по НДС.
- Сверка расхождений между данными оперативного и бухгалтерского учетов за первое полугодие 2020 г в «1С:ERP Управление предприятием».
До комплексного внедрения «1С:ERP Управление предприятием» на предприятии использовалось несколько различных учетных систем:
- «1С:ERP» — для ведения управленческого, регламентированного, кадрового учета и расчета зарплаты, релиз актуальный;
- «1С:Управление производственным предприятием» — для контроля лимитов по статьям движения денежных средств и согласования заявок на расходование денежных средств, релиз актуальный.
Предпосылками для инициации проекта автоматизации послужило несколько факторов:
- Отсутствие реализации бизнес-задач в единой и надежной системе.
- Необходимость переходить с устаревшего программного продукта «1С:Управление производственным предприятием».
- Бюджетирование в части формирования плановых и фактических данных осуществлялось вручную с использованием Microsoft Excel, что приводило к большим трудозатратам при заполнении бюджетов и порой невозможности формирования управленческой отчетности в требуемых аналитических разрезах.
Информационная система компании построена на базе актуальной версии «1С:ERP Управление предприятием» с доработками типовой конфигурации.
Одним из основных требований была необходимость не затрагивать типовую конфигурацию и все дополнительные настройки осуществлять с использованием механизма расширений. Соответственно, техническое задание и реализация проекта были выполнены с максимальным использованием типового функционала. Это позволяет с минимальными трудозатратами обновлять ПП.
Схема архитектуры
Автоматизировано 115 типовых рабочих мест.
Среднее число одновременных подключений к базе — 70 пользователей.
Уникальность проекта заключается в том, что удалось запустить ПП с настройками только расширений. Внедрен управленческий учет на счетах бухгалтерского учета. Данные управленческого учета используются в бюджетировании и управленческой отчетности.
Разработан механизм статусов и согласований, позволяющий:
- В режиме предприятия определять для вида документа/вида справочника маршрут движения по статусам с вариативностью движения по маршруту, в зависимости от определяемых программно условий (например, от подразделения, вида операции и т.д.).
- Устанавливать статусы документам соответствующего вида как вручную, так и по определенным программно (в режиме конфигурирования) контрольным точкам.
- Анализировать историю установки статусов с определением времени и ответственного за установку.
- Создавать задачи ответственным пользователям на согласование этапа маршрута.
- Контролировать права на установку статуса текущим пользователем.
- Управлять доступностью объектов.
- Контролировать выполнение условий необходимых для установки статуса.
Настроена подсистема казначейства в части:
- установки лимитов по данным бюджетирования в разрезе статей движения денежных средств;
- настроены сложные маршруты согласования с использованием разработанного механизма статусов и согласований;
- реализован механизм блокирования изменения части реквизитов заявки на разных этапах прохождения заявки.
В части формирования плановых данных и правил получения фактических данных реализованы порядка 50 бюджетных форм из 7 групп бюджетов:
- Производство.
- Потребности.
- Зарплата.
- Продажи.
- Бюджет движения денежных средств.
- Бюджеты для установки и корректировки лимитов.
- Бюджет доходов и расходов.
- Баланс.
Ускорение получения управленческой отчетности
Ускорение получения регламентированной отчетности
Сокращение операционных и административных расходов
- Все бизнес-задачи автоматизированы и реализуются в единой системе «1С:ERP Управление предприятием».
- Улучшился контроль за исполнением платежей — заявки на расходование денежных средств жестко фиксируются при прохождении определенных этапов маршрута согласования.
- После автоматизации снизились трудозатраты на формирование бюджетов и формирование управленческой отчетности.
- Появилась возможность осуществлять план-факт анализ даже по бюджетам, которые раньше невозможно было проанализировать в связи с большими трудозатратами на формирование детализированной отчетности.
-
Автоматизирована функция контроля движения денежных средств на основании типовой подсистемы «Казначейство» с доработками:
- на основании бюджета движения денежных средств, с помощью специального вида бюджета, вводятся лимиты на контроль расходов денежных средств по статьям ДДС из контура регламентированного учета;
- отдельно создан вид бюджета для целей корректировки установленных лимитов, который вводится по необходимости;
- экземпляры бюджетов с видами бюджетов для установки и корректировки лимитов подключены к разработанной и внедренной подсистеме согласования и установке статусов. Соответственно настроены маршруты согласования установки и корректировки лимитов;
- инициатор заявки, в соответствии со своими правами, может создать заявку на расходование денежных средств, которая проходит контроль лимитов. Инициатор отправляет заявку на согласование по настроенному маршруту согласования;
- на различных статусах заявки по этапам согласования настроены блокировки изменения различных реквизитов заявки;
- по итогу согласования, на основании заявки создается банковская выписка и формируется платежное поручение в банк.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 38%;
- ускорение получения регламентированной отчетности: 40%;
- сокращение операционных и административных расходов: 2%.
