В компании «ЛокоТех-Сервис» перевели кадровый учет из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», редакция 3.1. В результате организован кадровый учет и расчет заработной платы учета в распределенной информационной базе (одна центральная и 10 периферийных) для 35 000 сотрудников компании, включая, исполнительный аппарат, 9 филиалов, 94 сервисных локомотивных депо, с настроенными разграничениями доступа к кадровым и расчетным данным по филиалам. Обеспечена возможность оперативного получения данных по всему обществу. Реализованы текущие бизнес-процессы, связанные с учетом кадров и расчетом заработной платы, при помощи функционала новой системы с внесением необходимых в нее доработок.
Основное направление деятельности ООО «ЛокоТех-Сервис» — организация сервисного обслуживания тягового подвижного состава на базе сервисных локомотивных депо (СЛД). В состав компании входит 92 локомотиворемонтных депо, распределенных по всей России. Численность персонала ООО «Локотех-Сервис» в 2021 г. составляла 35 000 сотрудников. Компания входит в группу компаний «ЛокоТех» — крупнейший в Европе сервисный локомотивный холдинг.
Цель проекта: перевести кадровый учет компании из «1С:Зарплата и управление персоналом 8», редакция 2.5 на «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП», редакция 3.1
В рамках перевода были поставлены следующие задачи проекта:
- Организовать в единой информационной базе учет всех филиалов и сервисных локомотивных депо общества.
- Настроить разграничения доступа к кадровым и расчетным данным по филиалам.
- Реализовать возможность мониторинга данных филиалов.
- Настроить интеграцию ПП «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» (1С:ЗУП КОРП) с АСУ финансово-экономического управления на базе корпоративного шаблона на основе ПП «1С:ERP Управление предприятием» для формирования проводок, выплаты заработной платы, обеспечения необходимыми данными подсистемы АСУ «Сетевой график».
- Тиражировать новую систему кадрового учета и расчета заработной платы на все филиалы.
- Доработать типовую конфигурацию специфическим функционалом, реализующим особенности учета в «ЛокоТех-Сервис».
В связи с тем, что фирма «1С» с 1 апреля 2018 г. прекратила поддержку программы «1С:ЗУП» 2.5, руководство ООО «Локотех-Сервис» приняло решение реализовать проект по переводу системы кадрового учета и расчета зарплаты «1С:ЗУП» с редакции 2.5 на редакцию 3.1 «1С:ЗУП КОРП», поддерживаемую фирмой «1С». За основу была взята типовая конфигурация.
В организационный объем проекта были включены центральный аппарат управления, филиалы и СЛД ООО «Локотех-Сервиса». Недостатками текущей архитектуры являлись:
- использование устаревшей конфигурации, поддержка которой прекращена;
- наличие 12 отдельных баз филиалов (в том числе 3 пустых базы) и базы ИА с идентичными конфигурациями, что требовало синхронного внесения изменений при изменении законодательства или внутренних требований;
- ограниченное быстродействие конфигурации 1С:ЗУП 2.5.
На базе конфигурации была автоматизирована работа 550 сотрудников кадровой службы и 315 специалистов отделов по нормированию труда. Сотрудники этих служб ведут кадровое делопроизводство, планирование и учет отработанного времени на каждом сервисном локомотивном депо организации. Расчет зарплаты, налогов и взносов, сдача отчетности выполняется 85 сотрудниками в выделенном общем центре обслуживания.
Для организации взаимодействия сотрудников этих служб на предприятии внедрена система электронного архива на базе решения «1С:Документооборот», с которой проинтегрирована система кадрового учета и расчета заработной платы. С помощью этой интеграции сотрудники кадровых служб и отделов нормирования труда сервисных локомотивных депо ведут учет первичных документов с СЛД и передают их в обработку сотрудникам общего центра обслуживания.
Для повышения уровня контроля в организации за соблюдением штатного расписания и корректности назначения начислений реализованы механизмы дополнительного согласования документов кадрового учета и назначения начислений. При помощи этих механизмов документы проходят дополнительное утверждение профильными руководителями.
За счет интеграции с системой производственного учета автоматизирована работа по формированию сдельных нарядов сотрудниками отделов нормирования труда в СЛД. В рамках интеграции передается информация о бригадной выработке за расчетный месяц и сведения о времени, отработанном рабочими в конкретной бригаде.
Для анализа и принятия управленческих решений для руководителей ООО «ЛокоТех-Сервис» в системе кадрового учета и расчета заработной платы формируется сводная отчетность по численности, отработанному времени, выработке и заработной плате сотрудников по всем филиалам общества. Данные сводной отчетности передаются в систему корпоративной отчетности.
Система кадрового учета и расчета зарплаты переведена на решение «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
Схема архитектуры
Масштаб проекта
Число автоматизированных рабочих мест — 950 АРМ.
Кадровый учет и расчет заработной платы проводится для 35000 сотрудников.
Вариант работы — клиент-серверный.
Количество справочников: 605
Количество документов: 308
Количество регистров: 924
Количество вводимых документов в день: 2500
Среднее количество строк одного документа: 14.
Количество одновременно работающих пользователей:
- тонкий клиент — 750.
Вследствие сложно распределенной системы (аппарат управления ООО «Локотех-Сервис» — Филиалы — СЛД филиалов) переход осуществлялся с помощью разработки нетипового функционала. Перенесен доработанный функционал исторической системы. Доработаны механизмы переноса и выверки перенесенных данных.
Внедрены новые блоки учета:
- Блок негосударственного пенсионного фонда. Вcтроена подсистема ведения учета участников НПФ от вступления до расчета полагаемой пенсии. Суммы удержаний в НПФ определяются автоматически, отражаются в бухгалтерском учете, готовятся отчетные формы для передачи в НПФ.
- Штатное расписание. Добавлены необходимые аналитики учета штатного расписания для планирования расходов на оплату труда и получению фактических расходов на оплату труда в требуемых разрезах учета.
- Спецоценка и охрана труда. Спецоценка и мероприятия по охране труда ведутся в новой системе и используются для расчета зарплаты и страховых взносов.
Реализована интеграция с внешними системами:
- Системой бухгалтерского учета. Чтобы внести изменения в отражение заработной платы требуется отменить проведение документов отражения в системе бухгалтерского учета, чтобы исключить расхождения данных отражений. По документам отражений ведется журнал событий интеграции.
- Корпоративной шиной данных DATAREON.
- КС НСИ. При вводе нормативных справочников в КС НСИ данные обновляются в системе зарплаты и управления персоналом автоматически. Новые объекты создаваемые в системе, являющиеся корпоративным НСИ, автоматически передаются в другие системы.
- Системой производственного учета. Автоматически заполняется и рассчитывается сдельный заработок сотрудников в системе.
- СКУД Биотайм. Информация с турникета формирует отметки о приходе и уходе сотрудника. Данные этих отметок обрабатываются и сравниваются с отраженным в системе табельным учетом по сотрудникам.
- Системой финансового учета. Автоматически создаются заявки на расход денежных средств в системе финансового учета по данным системы кадрового учета и расчета зарплаты на перечисление заработной платы и перечисление удержанных сумм с сотрудников.
- С системой дистанционного обучения. Двусторонний обмен информации исключает повторный ввод данных о сотрудниках в системе дистанционного обучения и позволяет поддерживать актуальной информацию о пройденном обучении сотрудников.
Сокращение трудозатрат в подразделениях
Ускорение получения отчетности
- Организован кадровый учет и расчет заработной платы учета в распределенной информационной базе (одна центральная и 10 периферийных) для 35 000 сотрудников компании «Локотех-Сервис», включая, исполнительный аппарат, 9 филиалов, 94 сервисных локомотивных депо, с настроенными разграничениями доступа к кадровым и расчетным данным по филиалам. Обеспечена возможность оперативного получения данных по всему обществу.
- Реализованы текущие бизнес-процессы заказчика, связанные с учетом кадров и расчетом заработной платы, при помощи функционала новой системы с внесением необходимых в нее доработок.
- Новая доработанной система на базе «1С:ЗУП 8 КОРП», редакция 3.1 интегрирована с АСУ финансово-экономического управления на базе «корпоративного шаблона» на основе конфигурации «1С:ERP Управление предприятием» для формирования проводок, выплаты заработной платы, обеспечения необходимыми данными подсистемы автоматизации управления ремонтной деятельностью АСУ «Сетевой график».
- Выполнена миграция в новую систему исторических данных, необходимых для расчета среднего для отпусков, больничных и формирования карточки Т-2 сотрудников.
- Учтены новые требования кадровой службы в части формирования специализированных печатных форм и отчетов.
- Учтены новые требования ОЦО в части реализации механизмов расчета заработной платы.
Проект был масштабным и сложным. Он потребовал усилий заказчика и исполнителя для решения проблем корректного переноса исторических данных в новую систему, реализации нетиповых механизмов работы, решения вопросов быстродействия высоконагруженной системы восстановления интеграционных связей.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях на 10%;
- ускорение получения управленческой отчетности на 15%;
- ускорение получения регламентированной отчетности на 15%.
