«ДОМСПБ» реструктуризировал деловые процессы всех структурных подразделений в «1С:Документооборот 8 КОРП». Оптимизация затронула более 30 видов документов: входящих, исходящих и внутренних. Настроена система ограничений прав сотрудников и введены отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Решение используют 160 сотрудников, занимающихся обслуживанием многоквартирных домов и коммерческих зданий, лифтов и специализированной техники. В день закрывается более 50 входящих документов. Налажено движение документов, которые требуют 15 согласующих лиц.
«ДОМСПБ» – мультисервисная компания, работающая в области жилищно-коммунального хозяйства и различных видов бытовых услуг. Современные технологии и многолетний опыт позволяют эффективно обслуживать многоквартирные дома и коммерческие здания, оказывать хороший сервис, управлять энергетическими ресурсами и проектами реновации тепловых коммуникаций.
Руководство «ДОМСПБ» поставило следующие бизнес-цели проекта:
- Сократить время согласования документов: отказаться от ручной нумерации и листов согласований.
- Обеспечить качественную и оперативную обработку обращений граждан, исключить потери обращений.
- Гарантировать своевременные ответы на запросы и предписания надзорных органов.
- Организовать деловые процессы по всем 7 отделениям организации: движение документов и регламентную работу.
Для этого ECM-система предприятия должна решать задачи по:
- Автоматизации документооборота совместной работы сотрудников отделов группы компаний с ограничениями по правам.
- Созданию инструментов контроля сроков согласований и регламентов, исполнительской дисциплины сотрудников.
- Обеспечению прозрачности документооборота для менеджмента.
До старта проекта компания имела ряд проблем, которые возникали в работе с унаследованной системой документооборота. Не отслеживалась дубли – несколько человек заносили один и тот же документ по несколько раз. Согласование и контроль подготовки документов осуществлялся вручную. Обращения в компанию могли теряться, невыполненные обращения выявлялись поступлением повторных.
Существовал риск получения штрафов и отзыва лицензии на деятельность из-за несвоевременных ответов на запросы и предписания надзорных органов. Не соблюдались сроки по работе со внутренней документацией. Объединение 7 отделений компании в единый холдинг обязывало к разделению прав пользователей по подразделениям.
Руководство решило реорганизовать текущие деловые процессы: создать схемы взаимодействия между подразделениями, изменить содержание документов и регламентов с целью их упрощения. После реализовать их в новой учетной системе.
Деловые процессы «ДОМСПБ» было решено реализовать в «1С:Документоборот 8 КОРП». Автоматизировано 160 рабочих мест инженерной, финансовой, экономической и юридической службы, отдела закупок и логистики, бухгалтерии.
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- Учет договоров.
Система интегрирована с СЭД СБИС.
Система обеспечивает документооборот для всех служб холдинга, который обслуживает более 400 домов в Санкт-Петербурге. Часть документации требует сложного процесса согласования. Например, для договора подряда необходимо подписание 15 лиц — экономической и сметной службы, руководителя каждого подразделения.
Смоделированные бизнес-процессы привязаны к соответствующим видам документов. Для реализации процесса рассмотрения входящих документов добавлена роль «Рассматривающие». В системе добавлена возможность вариативно привязывать пользователя к процессу. Задачи из системы автоматически адресуются на почту исполнителей.
«1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизировал деловые процессы для более чем 30 видов документов: входящих, исходящих и внутренних. В компании отказались от ручной нумерации документов и листов согласования. Теперь эти функции выполняет система. В программу внесена новая утвержденная номенклатура и пересмотрены списки согласующих лиц.
Сократилось время согласования документов. Благодаря оперативной обработке заявок от граждан, мастер оказывается на точке выезда в течение 30 минут. Соблюдаются сроки по предоставлению документов в государственные органы власти и контролирующие структуры. Своевременно подписывается доходный договор, отсутствие которого означает недополучение прибыли для компании. В системе закрывается до 50 входящих документов в день.
Программа обеспечивает документооборот для более 5 организаций и нескольких филиалов холдинга. Для пользователей настроены доступы к необходимым видам процессов, никто не видит информации, не относящейся к их зоне ответственности. Персональные данные и сведения, относящиеся к коммерческой тайне защищены. «1С:Документооборот 8 КОРП» определяет уникальность документов, что исключает их дублирование. Потери обращений граждан сведены к минимуму.
Повысилась прозрачность движения документов. Менеджменту доступно формирование отчета по исполнительной дисциплине сотрудников: кто не успевает, по каким вопросам требуются решения руководства.
Экономическая эффективность определена снижением трудозатрат сотрудников на рутинные и повторяющиеся операции. Компания больше не рискует отзывом лицензии и штрафами, предусмотренными за несвоевременную подачу документов. «ДОМСПБ» использует «1С:Документооборот 8 КОРП» более 1,5 лет. Инвестиции в систему окупились. И сотрудники, и руководство удовлетворены организацией работы.
В системе были произведены небольшие доработки по специфическим бизнес-процессам компании. В частности они коснулись входящего документа «Обращения граждан (физ.лица)» и внутреннего документа «Счет на оплату».
Мария Сошина, руководитель отдела обеспечения документооборота «ДОМСПБ»
Система «1С:Документоборот» соответствует требованиям, установленным компанией. Ранее мы не могли понять сколько времени у нас может уйти на какой-либо процесс. Не было уверенности в том, что получим в итоге. В текущей ситуации понимание появилось. Новую систему мы используем 1,5 года, удовлетворенность пользователями очевидна.
