||
Краткое описание

«ДОМСПБ» реструктуризировал деловые процессы всех структурных подразделений в «1С:Документооборот 8 КОРП».  Оптимизация затронула более 30 видов документов: входящих, исходящих и внутренних. Настроена система ограничений прав сотрудников и введены отчеты по контролю исполнительской дисциплины. Решение используют 160 сотрудников, занимающихся обслуживанием многоквартирных домов и коммерческих зданий, лифтов и специализированной техники. В день закрывается более 50 входящих документов. Налажено движение документов, которые требуют 15 согласующих лиц.

ДОМСПБ
Заказчик

«ДОМСПБ» – мультисервисная компания, работающая в области жилищно-коммунального хозяйства и различных видов бытовых услуг. Современные технологии и многолетний опыт позволяют эффективно обслуживать многоквартирные дома и коммерческие здания, оказывать хороший сервис, управлять энергетическими ресурсами и проектами реновации тепловых коммуникаций.

1
Цели и задачи

Руководство «ДОМСПБ» поставило следующие бизнес-цели проекта:

  1. Сократить время согласования документов: отказаться от ручной нумерации и листов согласований.
  2. Обеспечить качественную и оперативную обработку обращений граждан, исключить потери обращений.
  3. Гарантировать своевременные ответы на запросы и предписания надзорных органов.
  4. Организовать деловые процессы по всем 7 отделениям организации: движение документов и регламентную работу.

Для этого ECM-система предприятия должна решать задачи по:

  1. Автоматизации документооборота совместной работы сотрудников отделов группы компаний с ограничениями по правам.
  2. Созданию инструментов контроля сроков согласований и регламентов, исполнительской дисциплины сотрудников.
  3. Обеспечению прозрачности документооборота для менеджмента.
2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта компания имела ряд проблем, которые возникали в работе с унаследованной системой документооборота. Не отслеживалась дубли – несколько человек заносили один и тот же документ по несколько раз. Согласование и контроль подготовки документов осуществлялся вручную. Обращения в компанию могли теряться, невыполненные обращения выявлялись поступлением повторных.

Существовал риск получения штрафов и отзыва лицензии на деятельность из-за несвоевременных ответов на запросы и предписания надзорных органов. Не соблюдались сроки по работе со внутренней документацией. Объединение 7 отделений компании в единый холдинг обязывало к разделению прав пользователей по подразделениям.

Руководство решило реорганизовать текущие деловые процессы: создать схемы взаимодействия между подразделениями, изменить содержание документов и регламентов с целью их упрощения. После реализовать их в новой учетной системе.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Деловые процессы «ДОМСПБ» было решено реализовать в «1С:Документоборот 8 КОРП». Автоматизировано 160 рабочих мест инженерной, финансовой, экономической и юридической службы, отдела закупок и логистики, бухгалтерии.

Автоматизированы функции:

  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Учет и контроль исполнения поручений.
  4. Учет договоров.

Система интегрирована с СЭД СБИС.

4
Особенности и уникальность проекта

Система обеспечивает документооборот для всех служб холдинга, который обслуживает более 400 домов в Санкт-Петербурге. Часть документации требует сложного процесса согласования. Например, для договора подряда необходимо подписание 15 лиц — экономической и сметной службы, руководителя каждого подразделения.

Смоделированные бизнес-процессы привязаны к соответствующим видам документов. Для реализации процесса рассмотрения входящих документов добавлена роль «Рассматривающие». В системе добавлена возможность вариативно привязывать пользователя к процессу. Задачи из системы автоматически адресуются на почту исполнителей.

5
Результаты проекта

«1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизировал деловые процессы для более чем 30 видов документов: входящих, исходящих и внутренних. В компании отказались от ручной нумерации документов и листов согласования. Теперь эти функции выполняет система. В программу внесена новая утвержденная номенклатура и пересмотрены списки согласующих лиц.

Сократилось время согласования документов. Благодаря оперативной обработке заявок от граждан, мастер оказывается на точке выезда в течение 30 минут. Соблюдаются сроки по предоставлению документов в государственные органы власти и контролирующие структуры. Своевременно подписывается доходный договор, отсутствие которого означает недополучение прибыли для компании. В системе закрывается до 50 входящих документов в день.

Программа обеспечивает документооборот для более 5 организаций и нескольких филиалов холдинга. Для пользователей настроены доступы к необходимым видам процессов, никто не видит информации, не относящейся к их зоне ответственности. Персональные данные и сведения, относящиеся к коммерческой тайне защищены. «1С:Документооборот 8 КОРП» определяет уникальность документов, что исключает их дублирование. Потери обращений граждан сведены к минимуму.

Повысилась прозрачность движения документов. Менеджменту доступно формирование отчета по исполнительной дисциплине сотрудников: кто не успевает, по каким вопросам требуются решения руководства.

Экономическая эффективность определена снижением трудозатрат сотрудников на рутинные и повторяющиеся операции. Компания больше не рискует отзывом лицензии и штрафами, предусмотренными за несвоевременную подачу документов. «ДОМСПБ» использует «1С:Документооборот 8 КОРП» более 1,5 лет. Инвестиции в систему окупились. И сотрудники, и руководство удовлетворены организацией работы.

В системе были произведены небольшие доработки по специфическим бизнес-процессам компании. В частности они коснулись входящего документа «Обращения граждан (физ.лица)» и внутреннего документа «Счет на оплату».

Мария Сошина, руководитель отдела обеспечения документооборота «ДОМСПБ»

Система «1С:Документоборот» соответствует требованиям, установленным компанией. Ранее мы не могли понять сколько времени у нас может уйти на какой-либо процесс. Не было уверенности в том, что получим в итоге. В текущей ситуации понимание появилось. Новую систему мы используем 1,5 года, удовлетворенность пользователями очевидна.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
160
РАУ АйТи
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Март 2021 —
Северо-Западный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
31 января 2023
Стартует конкурс для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2023/2024 учебного года. Приз победителю - 1 млн рублей!

Общественно полезные цели проведения Конкурса – подготовка квалифицированных специалистов для решения задач автоматизации и цифровизации предприятий и организаций страны, в том числе, разработки и внедрения современных программных продуктов для автоматизации и цифровизации бизнеса. Подача заявок: до 15 декабря 2023 года включительно.

31 января 2023
Подведены итоги конкурса для преподавателей вузов «Внедрение учебных дисциплин по тематике ERP в образовательный процесс высших учебных заведений» 2022/2023 учебного года

В 2022/2023 учебном году участники конкурса должны были внедрить в учебные планы и реализовать дисциплины из разработанных фирмой «1С» шаблонных образовательных программ бакалавриата и магистратуры по прикладной разработке...