Компания «Квадра» построила единую информационную систему финансово-экономической деятельности (ЕИС ФЭД) на базе решения «1С:Управление холдингом 3.1». Система интегрирована с «1С:Документооборот», который также внедрялся в рамках проекта. Новая система сохранила все уникальные наработки функционала исторической системы. В результате проекта упростилась возможность получения консолидированной отчетности и взаимодействия между филиалами. Восстановлен налоговый учет, качество оформления первичной документации повысилось на 33%.
ПАО «Квадра» является одной из крупнейших территориально-генерирующих компаний (ТГК), осуществляющих производство и реализацию электроэнергии на оптовом рынке электроэнергии и мощности, а также производство, транспортировку и реализацию тепловой энергии на розничном рынке. Компания обеспечивает 25% потребностей потребителей Центрального федерального округа в тепловой энергии.
Цели проекта:
- Повысить оперативность получения информации и обеспечить ее достоверность для принятия управленческих решений.
- Повысить производительность труда персонала за счет исключения дублирования функций, ошибок ввода и излишней обработки информации.
Задачи проекта:
- Созадть единую, централизованную для всех филиалов и ДЗО ПАО «Квадра», систему автоматизации финансово-экономической деятельности.
- Заменить действующие, морально и технически устаревшие системы на современное, технологичное, более функциональное и перспективное техническое решение.
- Снизить риски негативного влияния на деятельность компании, связанные с эксплуатацией не поддерживаемых производителями информационных систем.
- Снизить стоимость владения информационными системами за счет централизованного размещения и технической поддержки системы.
Для автоматизации процессов бухгалтерского, налогового учета и расчета заработной платы в исполнительном аппарате и филиалах использовались отдельно развернутые информационные системы на платформе «1С:Предприятие» версии 8.2 (8.2.17.169), конфигурации «1С:Управление производственным предприятием» редакция 1.2 (1.2.38.1) — далее 1С:УПП.
Для создания системы единой НСИ, процессов финансового учета и казначейства использовалась централизованная система Ирбис собственной разработки компании (Delphi, СУБД SQL). Также в системе Ирбис был вспомогательный функционал, который надо было перенести в новую информационную систему.
Процессы документооборота компания вела в системе БОСС Референт на базе IBM Lotus Domino, которая не была интегрирована с действующими информационными системами. Ее планировалось заменить на систему «1С:Документооборот».
Функционал учета персонала и расчета заработной платы планировалось перевести из «1С:Управление производственным предприятием» в единую систему учета персонала и расчета заработной платы на базе конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1».
В компании отсутствовала единая комплексная система финансово-экономической деятельности. Бизнес-план формировался в таблицах Microsoft Excel. При этом загрузка лимитов по начислению и оплате, а также их контроль осуществлялся только по БДДС в системе Ирбис.
Бухгалтерский учет компания вела в 1С:УПП, в каждом филиале и исполнительном аппарате отдельно. Ключевые справочники велись централизованно и были одинаковыми во всех филиалах и исполнительном аппарате, за исключением справочника «Номенклатура», который каждый филиал вел самостоятельно. В 1С:УПП было разработано 150 различных отчетов. Консолидация для РБСУ и МСФО осуществлялась вручную — в Excel.
Единая информационная система финансово-экономической деятельности (ЕИС ФЭД) построена на базе решения «1С:Управление холдингом 3.1» и интегрирована с решением «1С:Документооборот», который также внедрялся в рамках данного проекта.
- Сформировано единое пространство для 9 ДЗО с использованием единых справочников в единой информационной базе, доступ в которой пользователям разграничивается с использованием RLS (ограничение доступа на уровне записей, гибкая и тонкая настройка ограничений доступа к данным).
- Функции ведения НСИ перешли полностью в новую систему, что исключило необходимость в планах обмена. Изменения в части ключевых справочников стали доступны всем ДЗО сразу, так как учет ведется в единой базе.
- В рамках НСИ реализован раздельный учет контрагентов и договоров по типам договоров. Для каждого из типов договоров определена отдельная мастер-система. Для договоров по ТСБ (ТСБ – биллинговая система по теплосбыту, реализации тепловой энергии: отопление в частном секторе и организациях) и ОРЭМ (ОРЭМ – биллинговая система по реализации на оптовом рынке электрической энергии и мощности) мастер-системами являются соответствующие системы биллинга ТСБ и ОРЭМ, эти договора не проходят согласований в рамках «1С:Документооборота», прочие договора, включая и финансовые проходят согласование в системе «1С:Управление холдингом 3.1» и «1С:Документооборот» (см. следующий пункт).
- Реализована бесшовная интеграция с «1С:Документоборот», позволяющая вести параллельный учет договоров в обеих системах путем связывания документов версий — соглашений договоров, включая и финансовые: кредиты, транши, свопы, с элементами справочника внутренних документов «1С:Документооборот»: договор и дополнительное соглашение.
- Реализовано смешанное согласование договоров (финансовая составляющая: графики, объемы, бюджетные статьи в «1С:Управление холдингом 3.1», юридическая часть, регистрация договора в «1С:Документооборот»). Всего реализовано 6 сценариев взаимосвязи версий соглашений договоров, элементов справочника «Договоры контрагентов» с внутренними документами «1С:Документооборот» — договор и дополнительное соглашение. Реализованы механизмы автоматизированного создания заявок НСИ на создание контрагента в «1С:Управление холдингом 3.1» из «1С:Документооборот» и их автоматическое обновление в случае утверждения заявки в «1С:Управление холдингом 3.1». Механизм формирования заявок НСИ на создание контрагентов может быть использован с любой системой, работающей с веб-сервисами.
- В исторической системе заказчик вел учет МПЗ в разрезе характеристик. Однако, в типовом решении «1С:Управление холдингом 3.1» подобная сущность была реализована только с целью совместимости механизмов планирования с «1С:ERP Управление холдингом». Реализация полноценного учета по характеристикам, аналогично системе «1С:ERP Управление холдингом» потребовала бы значительной переработки системы, что увеличило бы стоимость поддержки. Был проведен анализ, результатом которого суммовая составляющая учета по характеристикам была признана ничтожной. Поэтому реализовано компромиссное решение, позволяющее вести учет характеристик номенклатуры в рамках снабжения и реализации в количественном выражении, параллельно с суммовой составляющей учета МПЗ, реализованной типовыми механизмами «1С:Бухгалтерия КОРП», встроенной «1С:Управление холдингом 3.1».
- В исторической системе заказчика была реализована подсистема управления СИЗ (нормы выдачи, контроль выдачи, контроль списания), однако ее было невозможно перенести в новую систему. Был проведен функциональный анализ подсистемы управления СИЗ и реализован новый механизм, покрывающий существующий в исторической системе.
- Аналогично подсистеме СИЗ, в исторической системе была реализована подсистема управления автотранспортом, подсистема была проанализирована, переработана и реализована в рамках оперативного контура «1С:Управление холдингом 3.1».
- В рамках сбытовых операций реализована загрузка данных по биллингу из внешних систем ТСБ и ОРЭМ. Поскольку компания заказчика не только продавала собственную электроэнергию, но и перекупала ее у других поставщиков на рынке электроэнергии, реализована загрузка биллинга в части снабжения из внешней системы ОРЭМ. Операции по обмену данными с биллинговыми системами выполнены в объеме исторической системы «1С:Управление производственным предприятием», с учетом дополнительных требований заказчика.
- Проведены доработки плана счетов БУ/НУ в соответствии со специфическими требованиями учета энергоснабжающей организации, в формы регламентированной и налоговой отчетности внесены изменения в соответствии с новыми решениями по плану счетов.
- Переработаны, и реализованы новые формы отчетности, включая и формы отчетности по электроэнернии в рамках альбома форм.
- Проведена миграция исторических данных из систем «1С:Управление производственным предприятием» (остатки БУ) и НСИ из системы Ирбис. Восстановлены остатки по налоговому учету, где не было разниц из данных БУ. По активам, имеющим отклонения в учете от БУ реализована загрузка из шаблонов Excel.
Масштаб проекта:
- Количество рабочих мест —1000.
- Количество одновременно работающих пользователей — 300.
- Клиент-сервер СУБД MS-SQL 2019.
- Из уникальных сторон можно отметить реализацию учета материальных запасов в разрезе характеристик. Более подробно предпосылки к созданию этого механизма и способ реализации были описаны выше.
- Для согласования документов реализован механизм отложенного (приостановка / пауза) согласования документов, когда на некоторых этапах можно вернуть документы на доработку исполнителю без прерывания процесса согласования в целом. Дополнительно настроен гибкий механизм условий возможности согласования этапа, когда помимо визы, пользователь на своем этапе должен сделать какие-либо дополнительные действия, например дополнить согласуемый документ определенной информацией.
- Реализована временная интеграции с системой Ирбис для снижения рисков отказа от старой системы НСИ. Некоторое время, несмотря на то, что бухгалтерский и налоговый учет велся у же в новых системах, ввод НСИ по ключевым справочникам (Ирбис), за исключением номенклатуры, работал по старой схеме.
Снизилось время закрытия периода
Выросла скорость согласования договоров
- Заказчик, получил современную, обновляемую систему на базе решения «1С:Управление холдингом» вместо старой «1С:Управление производственным предприятием».
- В новой системе, помимо настроенного учета РСБУ, появилась возможность использовать весь спектр функционала «1С:Управление холдингом».
- Восстановлен налоговый учет, в соответствии с законодательством и требованиями учета в энергетической компании.
- Новая система сохранила все уникальные наработки функционала исторической системы:
- снабжение;
- сбыт;
- управление автотранспортом;
- управление СИЗ.
- Упростилась возможность получения консолидированной отчетности и взаимодействия между филиалами, так как все 9 ДЗО стали работать в едином информационном пространстве.
- За счет реорганизации данных 9 ДЗО в единую базу были исключены ошибки и проблемы, связанные с обменом между ДЗО.
- Упростилось администрирование системы и пользователей.
- Высвободились серверные мощности за счет упразднения терминальных ферм.
- Упростился доступ к данным ДЗО для управляющей компании, появилась возможность формирования консолидированных отчетов. Благодаря бесшовной интеграции между «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот» появилась возможность связывать справочники договоров и контрагентов, и проводить согласование договоров и дополнительных соглашений в «1С:Документооборот».
- Присоединенные электронные документы и сканы бумажных документов по договорам теперь хранятся не разрозненно, а в одной системе, при этом возможность редактирования и добавления документов сохраняется в обеих системах «1С:Управление холдингом» и «1С:Документооборот». Таким образом исключается возможность дублирования разных версий одних и тех же документов.
- По подсчетам стоимость новой системы должна окупиться в течении первых двух лет эксплуатации.
- время закрытия периода снизилось на 20%;
- получение консолидированной отчетности ускорилось на 70%;
- количество коллизий в данных снизилось на 100%;
- качество оформления первичной документации повысилось на 33%;
- скорость согласования договоров в системе повысилась на 35%.
