Татнефть автоматизировала деятельность по управлению договорами на базе «1С:Документооборот». Создана система, которая способна не только полноценно заменить существующую систему на базе SAP для ведения учета и согласования и договоров, но и расширить ее функционал за счет реализации конструктора договоров. Теперь руководители компании могут оперативно контролировать ход согласования договоров сотрудниками. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.
ПАО «Татнефть» — одна из крупнейших в России компаний, в составе которой динамично развиваются нефтегазодобыча, нефтепереработка, нефтегазохимия, сеть АЗС, композитный кластер, электроэнергетика, разработка и производство оборудования для нефтегазовой отрасли и блок сервисных структур.
Цели проекта :
- заменить существующую систему централизованного управления договорами на базе SAP, а также расширить ее функционал за счет реализации конструктора договоров;
- помочь руководителям компании оперативно контролировать ход согласования договоров сотрудниками компании;
- сократить время согласования внутренних документов.
Задачи проекта:
- разработать и внедрить систему централизованного управления договорами с использованием конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП»;
- автоматизировать процессы централизованного управления договорами, включая процессы формирования, согласования, заключения, исполнения и учета договоров.
ПАО «Татнефть» до старта проекта имела развитую и разнородную IT инфраструктуру, функционал которой требовалось расширить под задачи заказчика. В части процессов централизованного ведения договоров использовались следующие информационные системы:
- СЭД Практика — внутренне согласование договоров;
- Контур. Диадок — электронное подписание договоров с использование ЭЦП со стороны ПАО «Татнефть» и контрагента;
- SAP ERP (модуль TNS DMS «Система управления документами») — регистрация карточки договора, ведение реестра договоров, исполнение договоров.
В рамках реализации проекта внедрения системы централизованного управления договорами автоматизирован основной процесс работы с договорными документами:
- Потребность в заключении договора через центр закупок.
- Выбор макета проекта договора или договора.
- Согласование проекта договора или договора.
- Передача проекта договора в систему СУЗД (система управления закупочной деятельностью).
- Подписание договора в системе Контур.Диадок.
- Передача договора в SAP.
Схема процесса
Уникальность проекта заключается в адаптации типового решения 1С под задачи заказчика:
- определен необходимый реквизитный состав, установлена обязательность полей в зависимости от видов и признаков документов;
- настроены для возможного заполнения графики выполнения работ и оказания услуг для договоров блока РиД (разведка и добыча);
- автоматизировано изменение данных полей карточки договора при заключении дополнительных соглашений, в том числе прекращение действия при заключении соглашения о расторжении;
- реализованы проверки благонадежности контрагентов на этапе создания карточки договорного документа в соответствии с действующими ВРД;
- обеспечена защита реквизитов карточек и файла от изменения в процессе согласования и после подписания, гарантировано сохранение всех изменений в истории и имеется возможность сравнения версий файла, направляемого на согласование;
- для корректного формирования итогового файла договорного документа и передачи на подписание, в карточке договора обеспечено разделение файлов на файлы договорного документа и сопутствующих документов, реализован предварительный просмотр файлов без их открытия как в карточке договора, так и в карточке задач по договору;
- с целью обеспечения идентичности файла согласованного документа и передаваемого на подписание обеспечено штрихкодирование файлов договорных документов и невозможность замены файла при передаче на подписание в Контур.Диадок;
- реализовано формирование договора в формате .pdf
- а счет разработанного интеграционного решения с системой СУЗД (система управления закупочной деятельностью) имеется возможность обеспечить автоматическое заполнение и соответствие данных в карточке и в договоре данными документов закупки (сумма, сроки, контрагент и т.д.).
Сократилось время согласования внутренних документов
- В рамках проекта, в соответствии с функционально-техническими требованиями и утвержденной функциональной моделью, разработана система централизованного управления договорами ПАО «Татнефть» (система ЦУД).
- В системе разработан функционал по формированию, согласованию, подписанию и учету всех заключаемых договоров.
- Создано единое электронное хранилище договоров, «открытое» для использования смежными информационными системами.
- В целях оптимизации процесса формирования договоров и использования утвержденных актуальных макетов договоров, в системе ЦУД разработан функционал конструктора договоров.
- Создана система, которая способна не только полноценно заменить существующую систему на базе SAP для ведения учета и согласования и договоров, но и расширить ее функционал за счет реализации конструктора договоров. Система ЦУД стала мастер системой для заведения договоров и дальнейшей передачи данных в учетные системы.
- Система ЦУД помогла руководителям компании оперативно контролировать ход согласования договоров сотрудниками компании. На 50% сократилось время согласования внутренних документов.
