Компания «ВНИИнефть» внедрила контроллинго-казначейское решение на базе «1С:Управление холдингом». Особенностью проекта можно считать высокую степень интегрированности информационных систем, участвующих в процессе контроллинга. Реализация проекта позволила минимизировать риски несоблюдения финансовых условий договоров, в том числе влияния человеческого фактора при отражении и проведении операций. Повысилась эффективность деятельности, выросла вовлеченность владельцев бюджетов в процесс формирования бизнес-плана, прогнозов бизнес-плана и фактического исполнения статей бюджета. Автоматизированный контроль лимитов экономит до 30 часов времени, по сравнению с ручными контролем.
Сегодня «ВНИИнефть» — это крупный межотраслевой научно-технический центр с большим опытом подготовки квалифицированных кадров, лабораториями по изучению современных методов увеличения нефтеотдачи, фокусом на сопровождение и повышение эффективности разработки месторождений группы компаний «Зарубежнефть». Ведет проектную и научно-исследовательскую деятельность в 13‑ти регионах России и 4‑х зарубежных странах.
Основные цели проекта:
- Внедрить общекорпоративный инструмент управленческого контроля расходов, обязательств и движения денежных средств и автоматизации контроллинговых и казначейских функций. Повысить достоверность предоставляемых данных, прозрачности структуры затрат и платежей в организации, повысить качество планирования и усилить контроль владельцев бюджетов за исполнением бюджета, оптимизировать трудозатраты.
- Выровнять бизнес-процессы контроллинга и платежей в соответствии с корпоративными стандартами, принятыми в группе компаний.
- Адаптировать шаблон контроллинго-казначейского решения с учетом специфики работы организации и тиражирование ее в группе компаний.
Ключевые задачи проекта:
- Тиражировать функционал контроллинго-казначейских операций в шаблонном решении единой учетной системы (ЕУС) на базе программного продукта «1С:Управление холдингом» российского сегмента группы компаний АО «Зарубежнефть» на организацию АО «ВНИИнефть».
- Актуализировать данные по договорам центров финансовой ответственности.
- Обеспечить взаимодействие контроллинго-казначейского решения (ККР) с системой консолидации данных (СКД) в части обеспечения процедуры сверки внутригрупповых оборотов при планировании оперативного бюджета движения денежных средств.
- Обеспечить взаимодействие контроллинго-казначейского решения со смежными информационными системами (система управления нормативно-справочной информаций, система электронного архива) в соответствии с концептуальной архитектурой.
- Минимизировать риски несоблюдения финансовых условий договоров посредством оперативного контроля исполнения графиков договоров в соответствии с типовыми условиями договоров.
- Сократить трудозатраты на подготовку и анализ лимитов и их использование в разрезе центров финансовой ответственности.
- Повысить уровень контроля за исполнением плановых бюджетов со стороны владельцев бюджетов.
- Консолидировать данные по тендерам, заключенным договорам, исполнению обязательств по договорам в одном программном продукте.
- Обучить сотрудников компании работе с программой«1С:Управление холдингом», и в том числе с модулем контроллинго-казначейского решения.
До внедрения контроллинго-казначейского решения на базе «1С:Управление холдингом» в компании отсутствовал инструмент для построения оперативного бюджета движения денежных средств, контроля использования лимитов. Для учета движения средств в разрезе центров финансовой ответственности использовались сторонние программные продукты, не интегрированные с учетной системой, что замедляло сбор и анализ данных для принятия решения. Информационная система использовалась только для регламентированного (бухгалтерского) учета.
Отсутствовал автоматический контроллинг за проведением операций по принятию к учету материальных ценностей, услуг и расходованием денежных средств, что влекло за собой дополнительную нагрузку на сотрудников организации по проверке доступных лимитов. В целом организация не была интегрирована в единую систему общекорпоративного инструмента, позволяющего централизовано агрегировать данные ряда дочерних обществ.
В связи с общей тенденцией к цифровизации и унификации процессов, сокращению издержек, минимизации рисков и исключения человеческого фактора в контроллинге было принято решение внедрить общекорпоративный шаблон в организации.
Контроллинго-казначейского решение (ККР) на базе Единой Учетной системы (ЕУС) предназначено для автоматизации контроллинговых и казначейских функций и задач организации (процессов), таких как:
- Процесс «Управление планами начислений и движения денежных средств». Целью процесса является установка, поддержание в актуальном состоянии и корректировка лимитов для осуществления операций по статьям бюджетирования.
- Процесс «Регистрация плановых начислений, движения денежных средств при проведении закупочных процедур». Цель процесса — резервирование средств на закупку в информационной системе и проведение контрольных процедур перед осуществлением процедур закупки. Целью данного процесса также можно считать актуализацию остатков лимита по результату проведенных тендерных процедур.
- Процесс «Управление договорами и прогноз исполнения». Проведение контрольных процедур на этапе заключения и исполнения договора и поддержание информации о договоре в ККР в актуальном состоянии.
- Процесс «Оперативное планирование движения денежных средств». Целью процесса является формирование плана движения денежных средств, позволяющего отследить как взаимосвязь процессов поступления и расходования денежных средств в валюте платежа / валюте бюджетирования в течение заданного периода планирования, так и способствовать принятию решений во избежание кассовых разрывов организации.
- Процесс «Контроль принятия обязательств (МТР/Услуг) и регистрация документов реализации. Контроль процесса принятия обязательств при регистрации документов начисления и реализации, актуализация сведений по лимитам.
- Процесс «Осуществление операций по поступлению и расходованию денежных средств». Цель — осуществление платежей для исполнения принятых договорных и недоговорных обязательств и управление платежной позицией организации.
- Процесс «Валютный контроль». Цель процесса — контроль за соблюдением законодательства РФ о валютном контроле при работе с уполномоченными банками в части валютных сделок.
Архитектура интеграционного взаимодействия включает ряд информационных систем.
Системы уровня организации:
- «1С:Управление холдингом» (единая информационная система, ЕУС) с внедренной системой контроллинго-казначейского решения (1С:ЕУС+ККР). Используется для регламентированного учета и осуществления контроллинго-казначейских функций. Интегрирована с рядом других информационных систем для обмена определенным потоком данных.
- Системы дистанционного банковского обслуживания открытых расчетах счетов (банк-клиенты), интегрированы с ЕУС в части обмена платежными документами и банковскими выписками.
- Системы обмена электронными документами с контрагентами (операторы ЭДО). Осуществляется выгрузка и загрузка из ЕУС формализованных документов для обмена с контрагентами.
- Система управления электронным документооборотом организации (СЭД). Используется для обработки входящей и исходящей корреспонденции, проведения процессов согласования договорах документов, внутренне-распорядительной документации.
Системы уровня группы компаний:
- Информационная система АСБУ (автоматизированная система бюджетного управления). Система управления бюджетами организаций группы компании. Используется интеграция с ЕУС в части обмена информацией о годовых лимитах и отчетах об их использовании.
- Система консолидации данных (СКД) группы компаний. Система консолидации данных регламентированного учета и подготовки консолидированной отчетности по МСФО, интегрирована с ЕУС в части получения свода оборотов по отраженным хозяйственным операциям.
- Система управления нормативно-справочной информацией (MDM). Система управления централизованной информацией, служит источником множества информационных систем справочник данных, таких как организации, контрагенты, договоры и т.п.
- Информационная система расчета заработной платы и управления персоналом (ЗУП). Корпоративная система расчету заработной платы, интегрирована с 1С:MDM и ЕУС в части трансляции результатов расчета заработной платы для отражения в регламентированном учете.
Взаимосвязь систем представлена на схеме.
Архитектура интеграционного взаимодействия
Особенностью реализации данного проекта можно считать высокую степень интегрированности информационных систем, участвующих в процессе контроллинга (с использованием централизованной НСИ), а также создание уникального в организации интеграционного адаптера, позволяющего объединять разнородные информационные системы по протоколу https и уход от менее безопасного обмена через файловые ресурсы.
Также особенностью реализации данного проекта можно выделить то, что начало его реализации проекта пришлось на период пандемии, глобальный переход на дистанционный режим, когда команды заказчика и команды подрядчика, в том числе внутри себя общались в онлайн режиме.
Оперативно выстраивались способы дистанционного общения, обмена результатами задач проекта, формирование программ обучения под дистанционный формат и проведение его в режиме онлайн. Однако все эти сложности не нарушили график и объем реализации проекта. Все работы были завершены в срок и в объеме, согласно поставленным задачам.
Ускорилось формирование сводных отчетов по лимитам
- В результате реализации проекта организация перешла на использование общекорпоративного шаблона контроллинго-казначейского решения, унифицировала процессы, согласно внутренним нормативным документам группы компаний, проведено обучение для всех участников процессов по специально разработанным функциональным программам.
- В ходе проекта был предложен ряд дополнительных контролей, разработан пул отчетов, которые затем тиражированы на другие организации группы компаний, использующие типовой шаблон ККР.
- Также решена задача по интеграции системы ЕУС/ККР с системой консолидации данных с целью получения сводной по всем дочерним обществам информации.
- Реализация проекта по внедрению контроллинго-казначейского решения позволила минимизировать риски несоблюдения финансовых условий договоров, в том числе влияния человеческого фактора при отражении и проведении операций, снизились трудозатраты на анализ остатков лимита ЦФО за счет автоматизации процессов получения отчетности (время на подготовку отчет снижено до пяти минут, что существенно повысило производительность труда).
- Автоматизация процесса управления планами начислений и движения денежных средств позволила реализовать функции автоматической загрузки годовых планов из системы АСБУ с возможной детализацией по требуемой глубине бюджетных аналитик, в том числе с использованием корректирующих планов.
- Автоматизация процесса регистрации плановых начислений, движения денежных средств при проведении закупочных процедур дает возможность резервировать бюджеты начислений и бюджеты платежей, а также проверять резервы на соответствие установленным годовым лимитам.
- Также отмечено повышение эффективности деятельности, рост вовлеченности владельцев бюджетов в процесс формирования бизнес-плана, прогнозов бизнес-плана и фактического исполнения статей бюджета.
Экономический эффект от реализации проекта:
- Ускорение формирования сводных отчетов по лимитам до 5 раз (с одного часа до 10 минут).
- Автоматизированный контроль лимитов экономит до 30 часов времени, по сравнению с ручными контролем.
- Автоматическое формирование оперативного бюджета денежных средств (ОБДДС) экономит до 15 часов ежемесячно.
- Формирование платежного календаря экономит до 25 часов в месяц.
- Автоматизированный разбор банковской выписки поступления и списания денежных средств по шаблонам сокращает времени разнесение банковских операций до 40 часов в месяц.
- Процесс согласования ускорился в 5 раз (с 10 часов до двух).
В целом проект завершен со статусом успешно завершенного, в пределах установленного бюджета, соблюдения сроков и объема функционала согласно паспорту проекта.
