Компания СГМК оптимизировала оборотный капитал и снизила трудозатраты за счет перехода на автоматизированную систему управления закупками на базе «1С:Управление холдингом». Внедрен механизм отражения информации от поставщика о факте отгрузки ТМЦ, закупаемых в соответствии с подписанным договорным документом. Налажен учет корректировок сроков поставки со стороны поставщика, что позволило повысить прозрачность и предсказуемость поставок. Реализован учет предложений поставщика в разной валюте, что упростило финансовое планирование. Среди очевидных экономических эффектов можно выделить снижение времени оформления закупок, а также значительную экономию на закупках.
Сибирская горно-металлургическая компания (СГМК) является безусловным лидером среди предприятий горно-металлургической отрасли Кузбасса и одной из ведущих компаний на российском рынке. СГМК вносит ощутимый вклад в экономику Кемеровской области, решает вопросы сырьевой безопасности региона и России в целом.
Бизнес-цели проекта:
- Сократить сроки на реализацию закупочной процедуры.
- Снизить затраты на закупочную процедуру.
- Повысить среднее количество дней отсрочки платежа.
- Снизить долю товарных позиций с предоплатой.
- Повысить долю суммы постоплаты по сделкам.
Основной задачей проекта было развитие системы управления закупочной деятельностью АО «СГМК»:
- Отражение информации от поставщика о факте отгрузки ТМЦ, закупаемых в соответствии с подписанным договорным документом. Информация используется предприятием-потребителем для организации самовывоза со склада поставщика.
- Учет корректировок сроков поставки со стороны поставщика.
- Учет предложений поставщика в разной валюте.
В самом начале проекта процессы закупок компании не были автоматизированы, в основном использовался Microsoft Excel и ручные расчеты. В 2021 году стартовала первая волна проекта по автоматизации закупок, в рамках которой в СГМК был автоматизирован блок закупок на базе «1С:Управление холдингом 8». Например, были реализованы отчеты по новому формату, позволяющие вести анализ статуса выполнения заявок на закупку, соблюдения сроков относительно контрольных точек, просроченной дебиторской задолженности, производительности закупщиков, отклонений по качеству и количеству поступившей номенклатуры.
Вторая волна
В рамках второй волны проекта было необходимо расширить функционал системы и адаптировать ее под потребности пользователей. Например, в системе не отображалась информация о факте отгрузке ТМЦ при самовывозе. Также отсутствовала возможность откорректировать срок поставки со стороны поставщика, с корректным расчетом всех зависимых данных в отчетах. Отсутствовала возможность отражения предложений поставщика в валюте отличной от валюты закупочной процедуры.
Автоматизированая система управления закупками построена на базе решения «1С:Управление холдингом 8» (1С:УХ). Автоматизированные функции:
- Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками:
- оформление заказов поставщикам,
- планирование закупок,
- учет прихода ТМЦ,
- учет неотфактурованных поставок,
- управление отношениями с поставщиками,
- формирование графика оплаты поставщикам,
- взаиморасчеты с поставщиками,
- управление цепочками поставок.
Настроены следующие потоки:
- «1С:MDM Управление НСИ» — сервисная шина данных: интеграция со справочником «Номенклатура» для хранения и управления нормативно-справочной информацией.
- «1С:Документооборот (выгрузка) — «1С:Управление холдингом»: выгрузка договоров с поставщиком.
- «1С:Управление холдингом» — сервисная шина данных: реализует выгрузку заказа поставщику, чтобы сделать приход в «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП).
- «1С:Управление производственным предприятием» — сервисная шина данных: заявка на закупку формируется в 1С:УПП и выгружается в 1С:УХ. Также фиксируется информация о поступлении ТМЦ на склад.
Схема представляет собой перечень внешних баз, с которыми реализован обмен с использованием сервисной шины данных, а также перечень объектов интеграции.
Масштаб проекта
Количество информационных баз:
- 1 база «1С:ДО» — для обмена;
- 1 база «1С:MDM Управление НСИ» — 6 пользователей;
- 3 базы «1С:УПП — 40 пользователей по 4 организациям;
- 1 база «1С:УХ» — 60 пользователей.
Доработка стандартного интерфейса «1С:Управление холдингом 8» в блоке закупок:
- Были сделаны АРМ отдельно для начальников отделов и менеджеров, с различными отборами и командами, что упростило работу пользователей.
- Разработаны уникальные отчеты по расчету сроков поставки, оформления, КПИ снабженцев.
Личный кабинет начальника отдела снабжения
Личный кабинет специалиста отдела снабжения
Экономия на закупках
В результате успешной реализации проекта была достигнута основная цель — создание полноценной эффективной системы управления закупочной деятельностью АО «СГМК».
- Проектная команда внедрила механизм отражения информации от поставщика о факте отгрузки ТМЦ, закупаемых в соответствии с подписанным договорным документом.
- Налажен учет корректировок сроков поставки со стороны поставщика, что позволило повысить прозрачность и предсказуемость поставок.
- Также реализован учет предложений поставщика в разной валюте, что упростило финансовое планирование.
Все поставленные в рамках проекта цели были выполнены, в системе работают пользователи, полностью отказавшиеся от работы в Ms Excel.
Среди очевидных экономических эффектов можно выделить снижение времени оформления закупок, а также значительную экономию на закупках.
Если в начале проекта на оформление закупки уходило в среднем 34 дня, на текущий момент этот показатель находится на уровне 25 дней. Добиться такого эффекта получилось за счет оперативного перераспределения заявок между закупщиками, исходя из фактической производительности, а также за счёт ранней идентификации «зависших» в обработке заявок.
Экономия на закупках составила — 22%, когда на старте показатель был равен −10%. Эффективность рассчитана по методике разницы суммы закупок по конкурентным листам (КЛ) и средних стоимостей КЛ (средняя стоимость рынка)
Эффективность также отражена в показателях оборотного капитала. За счет текущего мониторинга показателя в отделах закупок, а также за счет включения этих и других показателей в KPI закупщиков удалось добиться следующих показателей:
- Повысилось среднее количество дней отсрочки платежа с 15 дней до 21 дня.
- Доля товарных позиций с предоплатой снизилась с 20% до 13%.
- Доля суммы постоплаты по сделкам увеличилась с 63% до 75%.
