В компании «Техноэкспорт» построили систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП 3.0». В результате бумажный документооборот оцифрован на 100%. Разработаны бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов, минимизированы ошибки при работе с ними. Улучшилось взаимодействие между подразделениями. Кроме того, расходы на материальные ресурсы снизились на 10%.
Цели проекта построения СЭД в компании «Техноэкспорт»:
- комплексная автоматизация документооборота и делопроизводства компании «Техноэкспорт»;
- организация единого информационного пространства для обработки и хранения документов;
- централизация коммуникаций, связанных с обработкой документов, внутри создаваемой СЭД.
Задачи проекта:
- обеспечить автоматизацию документооборота и делопроизводства ООО «Техноэкспорт»;
- обеспечить технологию коллективной работы с проектами документов на всех стадиях подготовки, согласования с соответствующей маршрутизацией и сохранением всех версий документов, с выпуском готового документа (согласование, исполнение, подписание, регистрация, отправка) отделом делопроизводства;
- организовать миграцию справочников из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием» в создаваемую СЭД на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»;
- создать единое корпоративное хранилище электронных документов;
- обеспечить эффективный поиск электронных документов;
- обеспечить формирование аналитической и статистической отчетности, позволяющей контролировать и прогнозировать процессы, происходящие в сфере делопроизводства;
- настроить бесшовную интеграцию между «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» и внедряемой программой "1С:ERP Управление предприятием";-провести обучение сотрудников организации.
В рамках развития корпоративной информационной системы предприятия, в феврале 2022 года руководство компании «Техноэкспорт» приняло решение о создании единого информационного пространства, которое позволило бы не только регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, но и вести совместную работу над этими документами.
Постоянный рост ежедневного оборота документов, увеличение входящей корреспонденции, необходимость оперативной обработки документации, а также обеспечения единого корпоративного стандарта в работе с документами, потребовало автоматизации процессов документооборота, делопроизводства, хранения документации в компании «Техноэкспорт».
До внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания «Техноэкспорт» использовала бумажный документооборот, а согласование документов осуществлялось по электронной почте. Бумажный документооборот вызывал ряд проблем, а именно:
- Медленный поиск документов.
- Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла.
- Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению.
- Длительность сроков подготовки и согласования документов.
- Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей.
- Большая вероятность потери документа при подготовке.
- Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
- Постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. Для этого нужно место с подходящими условиями, чтобы качество документов не портилось и с ними можно было работать по прошествии нескольких лет.
Единая система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».
Для внедрения СЭД в компании «Техноэкспорт» были сделаны настройки следующих функциональных блоков и областей типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»:
- Учет договорных документов (в т.ч. претензионные документы).
- Учет организационно-распорядительных документов (ОРД).
- Учет информационно-справочных документов (заявления, служебные записки);.
- Учет входящей корреспонденции.
- Учет исходящей корреспонденции.
- Учет доверенностей.
- Учет нормативных документов, инструкций и стандартов.;
- Учет документов на оплату.
В СЭД реализована возможность учета и регистрации документов, настроены процессы обработки документов, организован совместный доступ к документам, учитывая ролевую матрицу доступа, обеспечен механизм аналитики и контроля исполнительской дисциплины и процессов обработки документов.
Для формирования справочников СЭД использованы данные из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием», был разработан загрузчик, позволяющий оперативно обновлять справочники в базе «1С:Документооборот 8 КОРП».
Функциональная архитектура системы
Масштаб проекта:
- Число автоматизированных рабочих мест — 271.
- Количество документов, обрабатываемых в месяц:
-
- внутренние документы — 3400;
- входящие документы — 1100;
- исходящие документы — 300.
Главная особенность проекта — построение единой системы электронного документооборота в компании «Техноэкспорт» с «нуля». По итогу была осуществлена 100% оцифровка бумажного документооборота в компании. Все процессы СЭД выстроены и работают в программном продукте «1С Документооборот КОРП».
Другая особенность проекта, связанная с нестандартными производственными цепочками, и с которой столкнулась проектная команда во время создания СЭД — сложная маршрутизация документов между подразделениями компании. В среднем маршруты согласования содержали до 10 этапов (!) по обработке документов.
На определенных этапах маршрутов созданные скрипты проверяли обязательность заполнения реквизитов документов. В тех случаях, когда процесс заканчивался неуспешно, то специально созданные скрипты позволяли в автоматическом режиме вернуть процесс согласования на определенный этап обработки. После чего процесс возобновлялся. Практически во всех этапах согласования применялся смешанный тип согласования с подбором согласующего (ответственного лица) по определенным условиям (в зависимости от заполняемых аналитик документа).
Построение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» позволило:
- уйти от бумажного документооборота путем создания единой информационной системы электронного документооборота;
- разработать бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов;
- минимизировать ошибки при работе с документами;
- автоматизировать процессы, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с распределенным регламентированным доступом,
- повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
- обеспечить контроль над своевременным выполнением задач;
- обеспечить единую систему хранения документов;
- улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.
Показатели экономической эффективности:
- Сокращение трудозатрат в подразделениях — 10%.
- Ускорение получения управленческой отчётности − 15%.
- Сокращение расходов на материальные ресурсы − 10%.
