||
Краткое описание

В компании «Техноэкспорт» построили систему электронного документооборота на базе  «1С:Документооборот 8 КОРП 3.0». В результате бумажный документооборот оцифрован на 100%. Разработаны бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов, минимизированы ошибки при работе с ними. Улучшилось взаимодействие между подразделениями. Кроме того, расходы на материальные ресурсы снизились на 10%.

ООО «Техноэкспорт»
Заказчик

Компания «Техноэкспорт» работает с 1996 года и производит товары для сельхозпредприятий и населения под брендами Техноэкспорт, Агрикола, Green Belt, Чистый Дом. В компании 11 филиалов и представительств в России и других странах, 477 наименований продукции, более 600 сотрудников.

1
Цели и задачи

Цели проекта построения СЭД в компании «Техноэкспорт»:

  • комплексная автоматизация документооборота и делопроизводства компании «Техноэкспорт»;
  • организация единого информационного пространства для обработки и хранения документов;
  • централизация коммуникаций, связанных с обработкой документов, внутри создаваемой СЭД.

Задачи проекта:

  • обеспечить автоматизацию документооборота и делопроизводства ООО «Техноэкспорт»;
  • обеспечить технологию коллективной работы с проектами документов на всех стадиях подготовки, согласования с соответствующей маршрутизацией и сохранением всех версий документов, с выпуском готового документа (согласование, исполнение, подписание, регистрация, отправка) отделом делопроизводства;
  • организовать миграцию справочников из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием» в создаваемую СЭД на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»;
  • создать единое корпоративное хранилище электронных документов;
  • обеспечить эффективный поиск электронных документов;
  • обеспечить формирование аналитической и статистической отчетности, позволяющей контролировать и прогнозировать процессы, происходящие в сфере делопроизводства;
  • настроить бесшовную интеграцию между «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» и внедряемой программой "1С:ERP Управление предприятием";-провести обучение сотрудников организации.
2
Ситуация до старта проекта

В рамках развития корпоративной информационной системы предприятия, в феврале 2022 года руководство компании «Техноэкспорт» приняло решение о создании единого информационного пространства, которое позволило бы не только регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы, но и вести совместную работу над этими документами.
Постоянный рост ежедневного оборота документов, увеличение входящей корреспонденции, необходимость оперативной обработки документации, а также обеспечения единого корпоративного стандарта в работе с документами, потребовало автоматизации процессов документооборота, делопроизводства, хранения документации в компании «Техноэкспорт».
До внедрения системы электронного документооборота (СЭД) компания «Техноэкспорт» использовала бумажный документооборот, а согласование документов осуществлялось по электронной почте. Бумажный документооборот вызывал ряд проблем, а именно:

  1. Медленный поиск документов.
  2. Трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла.
  3. Сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению.
  4. Длительность сроков подготовки и согласования документов.
  5. Сложность организации документооборота, если с одними и теми же документами одновременно работает несколько пользователей.
  6. Большая вероятность потери документа при подготовке.
  7. Невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
  8. Постоянные затраты на печать и отправку документов, а также на обеспечение хранения бумаг. Для этого нужно место с подходящими условиями, чтобы качество документов не портилось и с ними можно было работать по прошествии нескольких лет.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Единая система электронного документооборота построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».

Для внедрения СЭД в компании «Техноэкспорт» были сделаны настройки следующих функциональных блоков и областей типового решения «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0»:

  1. Учет договорных документов (в т.ч. претензионные документы).
  2. Учет организационно-распорядительных документов (ОРД).
  3. Учет информационно-справочных документов (заявления, служебные записки);.
  4. Учет входящей корреспонденции.
  5. Учет исходящей корреспонденции.
  6. Учет доверенностей.
  7. Учет нормативных документов, инструкций и стандартов.;
  8. Учет документов на оплату.

В СЭД реализована возможность учета и регистрации документов, настроены процессы обработки документов, организован совместный доступ к документам, учитывая ролевую матрицу доступа, обеспечен механизм аналитики и контроля исполнительской дисциплины и процессов обработки документов.

Для формирования справочников СЭД использованы данные из действующей учетной системы «1С:Управление производственным предприятием», был разработан загрузчик, позволяющий оперативно обновлять справочники в базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

TechnoExport_Shema.jpg

Функциональная архитектура системы

Масштаб проекта:

  1. Число автоматизированных рабочих мест — 271.
  2. Количество документов, обрабатываемых в месяц:
    • внутренние документы — 3400;
    • входящие документы — 1100;
    • исходящие документы — 300.
4
Особенности и уникальность проекта

Главная особенность проекта — построение единой системы электронного документооборота в компании «Техноэкспорт» с «нуля». По итогу была осуществлена 100% оцифровка бумажного документооборота в компании. Все процессы СЭД выстроены и работают в программном продукте «1С Документооборот КОРП».

Другая особенность проекта, связанная с нестандартными производственными цепочками, и с которой столкнулась проектная команда во время создания СЭД — сложная маршрутизация документов между подразделениями компании. В среднем маршруты согласования содержали до 10 этапов (!) по обработке документов.

На определенных этапах маршрутов созданные скрипты проверяли обязательность заполнения реквизитов документов. В тех случаях, когда процесс заканчивался неуспешно, то специально созданные скрипты позволяли в автоматическом режиме вернуть процесс согласования на определенный этап обработки. После чего процесс возобновлялся. Практически во всех этапах согласования применялся смешанный тип согласования с подбором согласующего (ответственного лица) по определенным условиям (в зависимости от заполняемых аналитик документа).

5
Результаты проекта

Построение СЭД на базе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП редакции 3.0» в компании «Техноэкспорт» позволило:

  • уйти от бумажного документооборота путем создания единой информационной системы электронного документооборота;
  • разработать бизнес-процессы для повышения эффективности и скорости обработки на всех этапах согласования документов;
  • минимизировать ошибки при работе с документами;
  • автоматизировать процессы, которые позволяют оперативно вести учет, согласование и хранение документов и файлов, с распределенным регламентированным доступом,
  • повысить эффективность и исполнительскую дисциплину сотрудников;
  • обеспечить контроль над своевременным выполнением задач;
  • обеспечить единую систему хранения документов;
  • улучшить взаимодействие между подразделениями и повысить управляемость в компании.

Показатели экономической эффективности:

  1. Сокращение трудозатрат в подразделениях — 10%.
  2. Ускорение получения управленческой отчётности − 15%.
  3. Сокращение расходов на материальные ресурсы − 10%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
271
НЭП
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Февраль 2022 —
Центральный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
24 мая 2024
Правительство Нижегородской области и фирма «1С» заключили меморандум о сотрудничестве

22 мая 2024 года губернатор Нижегородской области Глеб Никитин и директор фирмы «1С» Борис Нуралиев заключили меморандум о сотрудничестве.

20 мая 2024
Новый продукт для пользователей «1С:Предприятия» – 1С:Синтез речи

Данный облачный продукт позволяет из текста сгенерировать речь, которая сравнима по натуральности с естественной человеческой. Разработан на базе технологий искусственного интеллекта.