Создание беспрецедентной по своим масштабам универсальной автоматизированной системы бюджетного учёта — УАИС «Бюджетный учёт». Проект охватывает более 2,3 тысяч учреждений Москвы: образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов. Система построена на базе облачных технологий, на платформе «1С:Fresh» фирмы «1С», доступ к ней осуществляется через интернет.
На сегодняшний день полностью завершён второй этап проекта, в системе работает более 2,3 тыс. государственных учреждений Москвы и более 18 тыс. сотрудников. Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта позволяет повысить производительность труда за счёт сквозной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности государственных учреждений города и, как следствие, обеспечить новый уровень прозрачности использования бюджетных средств. Проект уже позволил сэкономить более 1 млрд руб. в год, а также сократить бумажный документооборот.
Департамент информационных технологий города Москвы — функциональный орган исполнительной власти города Москвы, осуществляющий функции по разработке и реализации государственной политики в сфере информационных технологий, телекоммуникаций, связи, межотраслевой координации в области информатизации органов исполнительной власти города Москвы, функции государственного заказчика на размещение государственных заказов на поставку средств вычислительной техники, оборудования и программных продуктов, оказание информационных и телекоммуникационных услуг в части, относящейся к функционированию информационных систем города Москвы.
Цель проекта: повышение эффективности управления городскими ресурсами.
Задачи проекта:
- Унификация ведения финансово-хозяйственной деятельности: разработка единых подходов ведения бухгалтерского учёта, разработка учётных политик для различных отраслей. Например, в области культуры насчитывается много подотраслей: библиотеки, театры, музеи и т. д., причём каждая из подотраслей имеет собственные особенности. Естественно, чтобы всем этим управлять, необходимо было вывести учёт на новый качественный уровень, чтобы можно было сравнивать и консолидировать данные. «Унификация учёта заключалась в том, чтобы убрать всю специфику, которая была на местах, в бухгалтериях учреждений, и выработать единый шаблон учётной политики, — поясняет Кирилл Кузнецов. — Эта учётная политика и легла в основу автоматизации. При этом у пользователей есть возможность добавить и ввести для себя дополнительную аналитику. Эта аналитика не влияет на консолидированную и сводную управленческую отчётность до того момента, пока у учредителей не возникнет такая потребность, после чего можно включить эту аналитику в учётную политику». Таким образом, стандартизация бухгалтерского учёта сочеталась с гибким механизмом индивидуальных настроек.
- Создание удобного конкурентоспособного сервиса автоматизации финансово-хозяйственной деятельности — создание облачного сервиса по принципу «одного окна», то есть системы, охватывающей все аспекты финансово-хозяйственной деятельности учреждения и при этом функционально не уступающей решениям, представленным на рынке. Поэтому при создании системы за основу были взяты две самые распространённые в нашей стране платформы.
- Наполнение городских систем актуальной и достоверной информацией о деятельности учреждений — автоматическое предоставление данных о деятельности учреждения в смежные городские системы, реализуя таким образом принцип «однократного ввода» и способствуя снижению трудозатрат конечного пользователя. Пример: как только учитель трудоустраивается в школу, данные отображаются в кадровом блоке системы и автоматически передаются в «Электронный дневник» для последующей работы с ним.
- Формирование аналитики для принятия управленческих решений и контроля. В ходе работы учреждений в системе накапливаются большие объёмы первичных данных об имуществе, финансах, кадрах, закупках, контрактах и всего, что связано с деятельностью учреждения. Это позволяет предложить как руководителю учреждения, так и руководству города инструмент, формирующий аналитику о деятельности отрасли в целом и каждого учреждения в частности.
- Экономия средств бюджета города. Это естественное следствие стандартизации учёта и унификации ИТ-систем. Были выделены две основные составляющие сокращения затрат: снижение затрат на сопровождение и снижение трудозатрат на ведение финасово-хозяйственной деятельности.
Особо стоит отметить поистине гигантский масштаб — проект охватил более 2,3 тыс. учреждений. «Учреждения, включённые в проект, охватывали критически важную социальную сферу: это школы, больницы и дворцы культуры», — отмечает Артём Ермолаев. Параллельно с проектом в городе идёт реформа учреждений образования. Еще в 2014 году в департамент образования входило 3,2 тыс. учреждений, однако в 2015 году количество образовательных учреждений города было сокращено до 1000.
Развитие инфраструктуры города — залог устойчивого развития общества в современном мире. Особенно это актуально для столицы. В эпоху бурного развития технологий главный российский мегаполис должен отвечать самым высоким стандартам в сфере экономики, жизненного уклада и социальной сферы.
Одно из главных направлений — укрепление инвестиционной привлекательности российской столицы, формирование её благоприятного имиджа. Современный мегаполис должен стать комфортным местом проживания и работы, привлекательным рынком для инвестиций. Достичь этого предполагается, в том числе, за счёт внедрения доступного контроля и учёта инвестиционных процессов — в строительстве, в сфере земельно-имущественных отношений, экономики и финансов.
Москва — один из крупнейших мегаполисов мира, поэтому перед руководством города стоит сложная задача организации эффективного управления тысячами государственных учреждений в самых различных отраслях: образование, культура, ЖКХ, спорт, соцзащита, транспорт, торговля. Именно с целью повышения эффективности управления городскими ресурсами в 2012 году стартовал проект автоматизации финансово-хозяйственной деятельности учреждений. В ходе реализации проекта планировалось решить несколько проблем.
- Разнородность ИТ-архитектуры. «В учреждениях Москвы существовало огромное количество никак не связанных между собой информационных систем — на 2014 год их насчитывалось более полутора тысяч», — вспоминает Кирилл Кузнецов, начальник управления отраслевых проектов Департамента информационных технологий г. Москвы. «У нас был Ноев ковчег, мы собрали все бухгалтерские программы, существующие в Российской Федерации, — отмечает Артём Ермолаев, министр Правительства Москвы, руководитель Департамента информационных технологий. — Хотя в большинстве учреждений стояли системы 7 — 8 производителей. Для каждого времени хорошо своё решение, и исторически такое развитие ИТ-систем города понятно. Но сейчас другие задачи — требуется контролировать и управлять этими системами». Чем больше было разнородных бухгалтерских программ, тем больше финансов требовалось на их поддержку. «У децентрализованных систем была высокая стоимость эксплуатации, на сопровождение и поддержку только бухгалтерских систем город тратил несколько миллиардов рублей в год», — дополняет Кирилл Кузнецов. Необходимо было срочно выходить из этого порочного круга, объединить все разрозненные ИТ-системы в единое, управляемое из центра, информационное пространство и таким образом обеспечить управляемость и экономию».
- Недостаточный контроль и невозможность получения консолидированной отчётности. «В связи с большим количеством разрозненных систем возникали дополнительные проблемы, связанные с недостаточным уровнем контроля и отсутствием консолидированной отчётности, — продолжает Кирилл Кузнецов. Например, мы не могли сформировать консолидированные отчёты по разным отраслям городского хозяйства». Консолидированная информация, которую получало Правительство Москвы, была искажённая или некорректная. Требовалось получать в оперативном режиме полную картину изменения зарплаты педагогов, причём не среднюю статистическую, которую собирает Росстат, а вполне конкретную — знать, кто, когда и какую зарплату получает, как она изменяется и как влияет на производительность. И постепенно переходить к оценке работы учителей на основе показателей эффективности.
- Отсутствие единых стандартов финансового учёта. Ни в одной отрасли не существовало единой и разработанной на всю отрасль учётной политики: ни в образовании, ни в здравоохранении, ни в других. Не было стандартов ведения ФХД, а также соответствующих регламентов. В результате правительству города было очень сложно контролировать выполнение государственных заданий. Простой пример: один из майских указов Президента РФ — средний доход работника социальной сферы не должен быть ниже среднего дохода по региону. Как это проконтролировать?
- Поддержание ответственности и дисциплины внутри учреждений и органов исполнительной власти. «Требовалось создать такую ситуацию, когда всем станет ясно, что мы живём в абсолютно прозрачном мире и все действия заранее понятны, — говорит Артем Ермолаев. — Когда не получится утаить информацию по финансам, нельзя будет сказать, что у нас нет денег и дополнительно требуются определённые суммы, или наоборот; все финансовые потоки должны стать абсолютно прозрачными».
- Безопасность. Данные содержались в разрозненных системах, что серьёзно затрудняло их защиту.
Универсальная автоматизированная система бюджетного учёта (УАИС «Бюджетный учет») построена на облачных технологиях и на базе двух промышленных платформ: «1С:Fresh» фирмы «1С» и «Парус бюджет 8». Логически система разделена на три части, две из которых непосредственно функциональные, дублирующие друг друга на различных платформах, и блок сбора и построения аналитической отчётности (BI-отчётность). При этом система встроена в городской ИТ-ландшафт и интегрирована с множеством городских и отраслевых систем. В функциональную архитектуру разработанной системы входят подсистемы, имеющие разный функционал и обслуживающие разные организации. Но все сервисы должны быть соединены между собой едиными классификаторами, единым управлением и единым каталогом. Эта технология обеспечивает:
- существенное уменьшение необходимых системе аппаратных ресурсов;
- быстроту развёртывания и масштабирования системы;
- стандартизацию и единую точку обновления системы;
- упрощение и удобство управления;
- отсутствие расходов на эксплуатацию и сопровождение в каждом из учреждений;
- оптимизацию затрат на эксплуатацию и сопровождение.
Рис. 1. Структурная схема платформы «1С:Предприятие 8» и приложений в модели сервиса.
УАИС «Бюджетный учет» развёрнута в ЦОД Департамента информационных технологий города Москвы на основной и резервной площадках. Технические характеристики платформы «1С:Fresh»: более 3000 областей данных, более 28 нод, более 160 виртуальных машин и более 4,5 ТБ данных. Уровень доступности приложений составляет 99,75%, все серверы приложений и баз данных зеркалируются.
В настоящее время к системе подключено более 2300 учреждений — школы, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, префектуры и управы районов, а число пользователей превышает 18 тысяч. В системе ежемесячно рассчитывается зарплата более 350 тысяч сотрудников бюджетных учреждений Москвы. Система интегрирована с 18 электронными сервисами Правительства Москвы, при этом используются стандартизированные правила обмена информацией между системами.
Рис. 2. Прикладная архитектура универсальной автоматизированной системы бюджетного учёта.
- беспрецедентный масштаб: в единой облачной системе работают 18 тыс. сотрудников государственных организаций города Москвы;
- обширный диапазон охваченных проектом государственных учреждений: это образовательные организации, дворцы культуры, театры, музеи, спортивные школы и секции, учреждения коммунального хозяйства, столичные префектуры и управы районов;
- широкий спектр функциональности, облачная система охватывает практически все сферы деятельности государственных организаций: бухгалтерский и кадровый учёт, расчёт заработной платы, управление торговлей, договорами, имуществом, все виды взаимодействия с финансовым органом, планирование, платежи, отчётность, а также позволяет получать аналитику на основе накапливаемых в системе данных;
- сложное управление столь масштабным проектом, потребовавшее специальных организационных решений.
сокращён бумажный документооборот
сократились расходы на сопровождение учётного ПО
Универсальная автоматизированная система финансового учёта «Бюджетный учет», развёрнутая в Департаменте ИТ Москвы, позволила повысить эффективность управления, улучшить контроль за деятельностью учреждений города и, как следствие, обеспечила новый уровень прозрачности использования бюджетных средств.
Основные качественные результаты:
- обеспечено единство учёта и оперативное формирование аналитической отчётности, разработана методология единой учётной политики;
- обеспечен оперативный сбор аналитической информации и отчётности в режиме онлайн, повышен контроль качества данных;
- повышена эффективность управления государственными учреждениями Москвы;
- повышено удобство использования платных услуг государственных учреждений.
Сейчас у государственных учреждений просто нет возможности проводить какие-либо манипуляции с отчётностью. По сути, создана комплексная система управления масштаба региона. «Мы получили возможность мониторинга изменений заработной платы у педагогов в режиме онлайн, причём не средних статистических показателей, которые собирает Росстат индивидуально, — подчёркивает Артём Ермолаев. — Мы видим, кто и какую зарплату получает и как она влияет на производительность и KPI педагога».
Например, графические отчёты, которые формирует система, охватывают набор основных показателей Департамента образования и Департамента жилищно-коммунального хозяйства и благоустройства города Москвы: основные показатели по округам и типам учреждений, а также дебиторская и кредиторская задолженность (рис. 3 и 4).
Рис. 3. Основные показатели по округам и типам образовательных учреждений.
Рис. 4. Дебиторская и кредиторская задолженность учреждений жилищно-коммунального хозяйства.
Кроме того, специалисты правительства Москвы стремятся максимально расширить спектр государственных услуг, в том числе и в области образования. Оказание дополнительных услуг и дополнительные поступления в бюджет — это источник оценки качества образовательного процесса. Если жители готовы платить за дополнительные услуги, значит, учреждение качественно их оказывает. И по этим показателям также строятся отчёты.
Повышено удобство использования платных услуг государственных учреждений, созданный функционал во многих отношениях уникален. Например, если ваш ребёнок посещает детский сад, в конце месяца система автоматически рассчитывает стоимость оказанных вам услуг и автоматически передаёт эти данные в общегородскую систему регистрации начислений и платежей. Оттуда данные о начислении автоматически попадают на городской портал pgu.mos.ru и становятся доступны для оплаты в личном кабинете. Если вы не зарегистрированы на городском портале, вы можете оплатить данные услуги с помощью терминала оплаты или непосредственно у оператора в банке — информацию они также получают из общегородской системы регистрации начислений и платежей. Как только счёт будет оплачен, информация автоматически поступит в детский сад, и при этом нет необходимости, как раньше, нести оплаченную квитанцию в учреждение, чтобы подтвердить оплату.
Аналогичная система отчётов создана и в области ЖКХ: разработана аналитическая система отчётов, в которой показатели эффективности деятельности учреждений ЖКХ увязаны с их финансовыми показателями, а также с показателями удовлетворённости населения. «Жилищно-коммунальный комплекс — это сложная область, где важно учитывать почти все единицы техники, которые эксплуатируются, потому что инвестиции в ЖКХ не меньше, чем в образование и здравоохранение», — подчеркнул Артём Ермолаев.
Ещё один важнейший результат — создана единая городская система информационного обеспечения и аналитики потребительского рынка и услуг, которая используется профильным департаментом города для мониторинга цен по основным группам продовольственных товаров, учёта деятельности управляющих рынками компаний и решения других задач. Была разработана методология информационного обеспечения и аналитики потребительского рынка и услуг и построена система, обеспечивающая мониторинг цен (рис. 5).
Рис. 5. Подсистема мониторинга цен на продукты и услуги.
Есть и весьма значимые финансовые результаты проекта. Расходы на сопровождение программ для ведения бухгалтерского учёта в органах власти и бюджетных организациях сократились на 88%. «Мы уже сейчас снизили расходы на эксплуатацию бухгалтерских систем, мы экономим на этом более 1 миллиарда рублей в год, — отмечает Артём Ермолаев. — Именно столько город тратил на поддержание локальных систем разных вендоров».
Важно отметить, что цифра в 1 млрд рублей в год не учитывает всех показателей эффективности. «Это минимальный эффект, так как это экономия только прямых затрат, — дополняет Кирилл Кузнецов. — Эффект от реализации системы по модели SaaS можно разделить на организационный и технический. 1 млрд руб. в год — это только технический эффект, то есть экономия затрат на поддержку огромного количества локальных бухгалтерий на местах. Полный же эффект гораздо больше. Потому что только обеспечение однократности ввода информации существенно сократило трудовые затраты и повысило производительность труда, которую тоже можно пересчитать в деньги. Сокращение времени формирования родительской платы и исключение бумаги из этого процесса дало дополнительно огромную экономию». Например, бумажный документооборот сокращён на 62%, столь существенный результат достигнут за счёт интеграции систем и обеспечения однократного ввода данных.
«Для нас это большая возможность двигаться дальше, — подводит итог Артём Ермолаев. — Следующий этап — это эволюционное расширение функционала и охвата системы. Всё и сразу сделать нельзя, к этому не готовы ни управленцы, ни бухгалтеры».
