Специалисты «СофтЭксперт» провели комплексную работу по созданию для ФБУ «Рослесозащита» и всех ее 43 филиалов единой системы бухгалтерского учета и расчета заработной платы с использованием программных продуктов «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Это позволило обеспечить сравнимость отчетных данных, контролируемость и управляемость процессов с соблюдением требований российского законодательства. Центральный аппарат получил оперативный контроль финансово-хозяйственной деятельности филиалов, в т. ч. возможность получать сводные аналитические данные и сводную отчетность.
ФБУ «Рослесозащита» — государственное учреждение, реализующее предусмотренные законодательством РФ полномочия Рослесхоза в области защиты и воспроизводства лесов. В состав учреждения входят центральный аппарат, 43 филиала по всей России, 45 лесосеменных станций и 8 отделов мониторинга состояния лесных генетических ресурсов с лабораториями ДНК-анализа.
Цель проекта — создать единую систему бухгалтерского учета и расчета заработной платы, выработать единые подходы для ведения учетных операций.
Задачи проекта:
- Обеспечить оперативный контроль над финансово-хозяйственной деятельностью филиалов.
- Создать условия для снижения рисков и потенциального ущерба, связанного с неэффективным использованием имущества и нецелевого использования бюджетных средств за счет инструментов мониторинга и оперативного анализа информации.
- Повысить оперативность получения сводных аналитических данных и сводной отчетности.
- Снизить объем выполняемых работ сотрудниками бухгалтерских служб филиалов за счет централизованного и автоматизированного выполнения ряда операций и централизации технологического обслуживания.
- Повысить качество ведения учета и составления отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности.
До начала работы существовал ряд технических, организационных и методических проблем. Центральный аппарат (ЦА) и филиалы обслуживались отдельно, у каждого был заключен договор индивидуального сопровождения. Консультация и техническая поддержка филиалов оказывались в соответствии с уровнем компетенций партнеров. Отсутствовало плановое обновление систем, поэтому отчетность в филиалах предоставлялась в разных релизах.
Отсутствовали единые подходы к отображению учетных операций в филиалах. Не было возможности их оперативного контроля и проверки. Это усложняло процесс консолидации отчетности, так как данные могли быть необъективными. Учитывая, что в состав учреждения входят 43 филиала, число выявленных центральным аппаратом ошибок и неточностей в отображении учетных операций было значительным. Исправление недочетов существенно повышало нагрузку на ЦА, особенно в условиях ограниченного времени на подготовку и сдачу сводного отчета.
Таким образом, организовать прозрачную и тиражируемую систему ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы с соблюдением требований законодательства РФ и ведомственных нормативно-правовых актов было непросто.
Единая система бухгалтерского учета и расчета заработной платы автоматизирует функции бухгалтерского, кадрового учета, расчета заработной платы. Настроен обмен информацией о сводных бухгалтерских проводках между решениями «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» и «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения». Для этого были использованы следующие программные продукты:
- «1С:Бухгалтерия государственного учреждения».
- «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения».
- «1С:Свод отчетов».
- сервисы 1С:КП («1С:Компект поддержки») для государственных учреждений.
На текущий момент в контуре функционируют 87 информационных баз, с которыми работают более 100 пользователей по единой методологии.
Настроены внутренний электронный документооборот и документооборот с внешними контрагентами, а также между филиалами с использованием сервиса 1С:ЭДО.
Реализован сбор сводной бухгалтерской отчетности с применением решения «1C:Свод отчетов». Используется сервис «1С:Контрагент».
Главной особенностью проекта было то, что взаимодействие с заказчиком велось с учетом разницы в часовых поясах, так как филиалы расположены по всей стране. Также нужно было учитывать, что в работе были задействованы специалисты сразу нескольких отделов «СофтЭксперт».
Для реализации проекта было решено разделить его на следующие этапы:
- Организация централизованной техподдержки филиалов. Уровень компетентности индивидуальных партнеров филиалов сильно отличался, поэтому после заключения договора с центральным аппаратом и филиалами все консультации стали проводиться в едином ключе специалистами отдела технической поддержки нашей компании. Подходы к решению методических вопросов согласовывались с центральным аппаратом.
- Обновление конфигурации и настройка продуктов на платформе «1С:Предприятие». Ранее в филиалах были установлены разные конфигурации продуктов 1С для бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Наши специалисты единообразно настроили программные продукты и обеспечили своевременное обновление во всех филиалах, которое происходит без отрыва от работы. Это обеспечило соблюдение требований законодательства.
- Внедрение единой методологии бухгалтерского учета. Центральный аппарат (ЦА) поставил задачу стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности. Методология учета разрабатывалась ЦА, а специалисты нашей компании обеспечили возможность реализации единых задекларированных центральным аппаратом методических подходов в решениях фирмы «1С».
- Перенос данных центрального аппарата с филиалами на общий сервер. Этот шаг позволил реализовать плановые обновления и повысить оперативность получения сводных аналитических данных и сводной отчетности. Благодаря организации круглосуточного доступа к информационным базам ЦА и филиалов снизились риски потери данных, а также задержки получения информации из-за разницы часовых поясов.
Ускорение получения регламентированной отчетности
- Центральный аппарат получил оперативный контроль финансово-хозяйственной деятельности филиалов, в т. ч. возможность получать сводные аналитические данные и сводную отчетность.
- Обеспечен централизованный переход на единые условия ведения учета и формирования отчетности, а также регулярное обновление ПО для исполнения требований законодательства.
- Повысилось качество ведения учета и составления отчетности на основе единой методологии, позволяющей стандартизировать учетные процедуры от момента создания первичного документа до формирования отчетности.
- Снизились риски и потенциальный ущерб, связанный с неэффективным использованием имущества и нецелевым использованием бюджетных средств за счет создания инструментов мониторинга и оперативного анализа информации.
- Снизились издержки организации на обеспечение технической поддержки, консультирование, оборудование и программное обеспечение.
- Централизация и автоматизация выполнения ряда операций, а также централизация технологического обслуживания позволили повысить эффективность рабочих процессов, исключив дублирование функций, а также снизив трудоемкость и объем работ, выполняемых бухгалтерскими сотрудниками.
Экономическая эффективность:
- ускорение получения регламентированной отчетности — 50%,
- сокращение административных расходов — 15%.
На момент написания кейса сотрудничество с заказчиком по проекту продолжается. Центральный аппарат обеспечивает методологическую основу, организацию работы филиалов, проявляет активность в форматах просветительской работы и обучения сотрудников работе в системе.
