||
Краткое описание

Компания «ЗН Восток» построила информационную систему на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП». В рамках проекта решались комплексные задачи по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, договорная деятельность. В результате документооборот для 8 организаций ведется в единой информационной системе на русском и английском языках, ускорился процесс обработки документов, на 25% сократилось время на обработку и согласование договоров.

Общество с ограниченной ответственностью «ЗН Восток»
Заказчик

ООО «ЗН Восток» — государственная компания, реализующая стратегические нефтесервисные проекты по освоению нефтяных месторождений с применением передовых технологий, обеспечивающих эффективное и комплексное извлечение углеводородных ресурсов. Уполномоченный оператор крупных проектов по добыче нефти на Ближнем Востоке.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  • обеспечить контроль управления бизнес-процессами;
  • обеспечить оперативное взаимодействие между подразделениями;
  • повысить уровень контроля исполнительской дисциплины.

Задачи проекта:

  • организовать единую информационную систему управления документооборотом;
  • автоматизировать процессы работы с входящей, исходящей, внутренней документацией.
2
Ситуация до старта проекта
  1. Документооборот находился вне информационной системы.
  2. Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
  3. Контроль исполнения поручений ввелся через MS Excel файл.
  4. Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
  5. Нормативная документация хранилась в почте или на сетевом ресурсе.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система построена на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП».

В проекте реализованы интеграции со смежными системами:

  1. Почтовый сервер  на базе Microsoft Exchange.
  2. «1С:Управление Холдингом» 3.0 (3.0.18.2).
  3. «1С:ERP Управление предприятием» 2 (2.4.6.160).
  4. «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 (3.1.18.121).

ZN_Vostok_Shema.jpg

Схема архитектуры системы

Масштаб проекта:

  1. Организационный объем проекта: 8 юридических лиц.
  2. Сроки проекта: 10.01.2022 — 08.12.2022.
  3. Миграция исторических данных: 14 859 документов.
  4. Кол-во автоматизированных рабочих мест: 506.
4
Особенности и уникальность проекта
  1. Особенность проекта заключается в формировании единой информационной системы для 8 юридических лиц, в том числе, находящихся за рубежом. Для решения поставленных задач необходимо было использовать систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» русскоязычной версии, предоставленную заказчиком.
  2. В рамках проекта предоставленная русскоязычная конфигурация была адаптирована для англоязычных пользователей системы.
  3. Маршруты совместных приказов и распоряжений, охватывающие все юридические лица, были оптимизированы за счет использования дополнительных условий маршрутизации и скриптов.
  4. Сложность с обучением персонала заключалась в том, что часть пользователей владели только персидским или английским языком. Это было решено путем проведения онлайн обучения с привлечением переводчика, а также подробных инструкций на английском языке по работе в СЭД. Поддержка данной группы пользователей в период ОПЭ также проводилась на английском языке.
  5. Также уникальной особенностью проекта являются работы по переносу исторических документов из MS Excel-реестров с указанием гиперссылки на путь хранения файла в сетевом каталоге. В файловом каталоге наименование большей часть файлов было унифицировано, что позволило разработать правила для загрузки данных по файлам и прикрепления их к историческим документам. В ходе внедрения выполнена выверка и миграция 15 000 документов, а также информации по файлам к ним.
5
Результаты проекта

Сократились трудозатраты в подразделениях

10%

Ускорился поиск необходимых документов

20%

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «ЗН Восток» позволило:

  1. Отказаться от использования MS Excel реестров.
  2. Автоматизировать бизнес-процессы основных видов документов: входящих, исходящих и внутренних.
  3. Обеспечить документооборот для 8 организаций в единой информационной системе.
  4. Настроить шаблоны бизнес-процессов обработки документов по организациям.
  5. Настроить доступ к необходимым видам документов и процессам с целью разграничения информации по зонам ответственности сотрудников.
  6. Ускорить процесс обработки документов (поиск, регистрация, согласование).
  7. Предоставить руководителям возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами и поставленным поручениям.

Экономический эффект от внедрения

  1. Сократились трудозатраты в подразделениях — 10%.
  2. Сократилось время на обработку и согласование договоров — 25%.
  3. Ускорился поиск необходимых документов — 20%.
Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
560
Реал Бизнес Солюшнз
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Декабрь 2021 —
Уральский федеральный округ РФ
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Отзывы заказчиков
Руководитель функции делопроизводства ООО «ЗН Восток»
Мария Максимова
Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «ЗН Восток» позволило автоматизировать бизнес-процессы основных видов документов: входящих, исходящих и внутренних, обеспечить документооборот для 6 организаций в единой информационной системе. Ускорился процесс обработки документов. Руководители получили возможность контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников в части работы с документами и поставленных поручений.
Публикации,
связанные
с проектом
Новости
05 апреля 2024
На Едином онлайн-семинаре 1С более 51 500 слушателей узнали о новшествах учета, налогообложения и автоматизации

3 апреля состоялся Единый онлайн-семинар 1С. К интернет-трансляции подключились более 51 500 бухгалтеров, руководителей и ИТ-специалистов по всей стране. В каждом из 10 часовых поясов Единый семинар стартовал в 10:00 по местному времени. Разработчики и методисты фирмы «1С» рассказали об актуальных изменениях законодательства, о новых возможностях программ и сервисов 1С. В ходе мероприятия слушателей в онлайн-режиме консультировали специалисты 329 партнеров – 1С:Франчайзи.

03 апреля 2024
Профкейс: создан чек-лист проверки качества составления плана-графика проекта

Чек-лист размещен в базе знаний «Методические материалы для РП и аналитиков» раздел «Бюджет проекта и тендеры»