||
Краткое описание
Компания «ЗН Восток» построила информационную систему на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП». В рамках проекта решались комплексные задачи по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, договорная деятельность. В результате документооборот для 8 организаций ведется в единой информационной системе на русском и английском языках, ускорился процесс обработки документов, на 25% сократилось время на обработку и согласование договоров.
ООО «ЗН Восток» — государственная компания, реализующая стратегические нефтесервисные проекты по освоению нефтяных месторождений с применением передовых технологий, обеспечивающих эффективное и комплексное извлечение углеводородных ресурсов. Уполномоченный оператор крупных проектов по добыче нефти на Ближнем Востоке.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Переход на единый электронный документооборот между управляющей компанией и дочерними предприятиями.
- Защищенный и быстрый доступ к документам компании из любой точки земного шара.
- Ускорение согласования документов.
Задачи проекта:
- Организация единой информационной системы управления документооборотом, механизмов для выполнения процессов обработки документов, цепочек взаимосвязанных работ, а также для организации контроля и управления за этими процессами.
- Решение комплексных задач по автоматизации процессов работы с входящей, исходящей, внутренней документацией, обеспечения учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины, договорной деятельности.
2
Ситуация до старта проекта
- Документооборот находился вне информационной системы.
- Для согласования документов использовалась корпоративная почта, история согласования отсутствовала.
- Контроль исполнения поручений ввелся через MS Excel файл.
- Задачи сотрудникам ставились в устной форме или по электронной почте.
- Нормативная документация хранилась в почте или на сетевом ресурсе.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Информационная система построена на базе решения «1С:Документооборот 8. КОРП».
В проекте реализованы интеграции со смежными системами:
- Почтовый сервер на базе Microsoft Exchange.
- «1С:Управление Холдингом» 3.0 (3.0.18.2).
- «1С:ERP Управление предприятием» 2 (2.4.6.160).
- «1С:Зарплата и управление персоналом» 3.1 (3.1.18.121).
Схема архитектуры системы
Масштаб проекта:
- Организационный объем проекта: 8 юридических лиц.
- Сроки проекта: 10.01.2022 — 08.12.2022.
- Миграция исторических данных: 14 859 документов.
- Кол-во автоматизированных рабочих мест: 506.
4
Особенности и уникальность проекта
- Особенность проекта заключается в формировании единой информационной системы для 8 юридических лиц, в том числе, находящихся за рубежом. Для решения поставленных задач необходимо было использовать систему электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот 8 КОРП» русскоязычной версии, предоставленную заказчиком.
- В рамках проекта предоставленная русскоязычная конфигурация была адаптирована для англоязычных пользователей системы.
- Маршруты совместных приказов и распоряжений, охватывающие все юридические лица, были оптимизированы за счет использования дополнительных условий маршрутизации и скриптов.
- Сложность с обучением персонала заключалась в том, что часть пользователей владели только персидским или английским языком. Это было решено путем проведения онлайн обучения с привлечением переводчика, а также подробных инструкций на английском языке по работе в СЭД. Поддержка данной группы пользователей в период ОПЭ также проводилась на английском языке.
- Также уникальной особенностью проекта являются работы по переносу исторических документов из MS Excel-реестров с указанием гиперссылки на путь хранения файла в сетевом каталоге. В файловом каталоге наименование большей часть файлов было унифицировано, что позволило разработать правила для загрузки данных по файлам и прикрепления их к историческим документам. В ходе внедрения выполнена выверка и миграция 15 000 документов, а также информации по файлам к ним.
- В проект были включены специалисты с офисом в Москве и Тегеране, при необходимости предоставлялись переводчики со стороны заказчика и коммуникации не были нарушены.
5
Результаты проекта
Сократились трудозатраты в подразделениях
10%
Ускорился поиск необходимых документов
20%
Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» в компании «ЗН Восток» позволило:
- Отказаться от использования MS Excel реестров.
- Автоматизировать бизнес-процессы основных видов документов: входящих, исходящих и внутренних.
- Обеспечить документооборот для 8 организаций в единой информационной системе.
- Настроить шаблоны бизнес-процессов обработки документов по организациям.
- Настроить доступ к необходимым видам документов и процессам с целью разграничения информации по зонам ответственности сотрудников.
- Ускорить процесс обработки документов (поиск, регистрация, согласование).
- Предоставить руководителям возможность контроля исполнительской дисциплины сотрудников в части работы с документами и поставленным поручениям.
Экономический эффект от внедрения
- Сократились трудозатраты в подразделениях — 10%.
- Сократилось время на обработку и согласование договоров — 25%.
- Ускорился поиск необходимых документов — 20%.
