||
Краткое описание

Компания «ГПИ Сахалин» построила автоматизированную систему управления проектами на базе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Система позволяет отслеживать данные по проектам с помощью необходимых показателей как консолидированно, так и с детализацией до проектных задач. В ней хранится вся история изменения показателей проектов. В результате эффективность управления проектами повысилась на 50%, а автоматизация процесса подготовки заявок на изменения позволила на 20% сократить трудозатраты отдела контроля затрат.  Сроки формирования заявок сократились на 40%. Получение управленческой отчетности ускорилось на 20%.

ООО «ГПИ Сахалин»
Заказчик

ООО «ГПИ Сахалин» — это специализированный центр компетенций для оказания инжиниринговых услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. Компания способна выполнить полный цикл инжиниринговых услуг в нефтегазовых и смежных отраслях региона и за его пределами.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. В рамках курса на импортозамещение осуществить внедрение отечественной системы управления проектами.
  2. Обеспечить эффективное планирование и оперативный контроль за ходом выполнения, объёмами, бюджетом и результатами проектов.
  3. Обеспечить сотрудников и руководство компании удобным инструментом для анализа и построения отчетности по проектам.
  4. Увеличить производительность труда за счет автоматизации рутинных операций.

Задачи проекта:

  1. Автоматизировать процесс формирования заявок на изменение объемов и бюджетов проектов для последующего согласования с внешним заказчиком.
  2. Систематизировать и обеспечить хранение информации по проектам в единой информационной среде.
  3. Автоматизировать процесс выставления актов и мониторинга статуса их подписания.
  4. Автоматизировать ряд процессов, в частности:
  • ведение бюджета проектов;
  • загрузку смет;
  • консолидацию информации по трудозатратам;
  • формирование актов по выполненным работам с учетом регистрации изменений и согласования объемов;
  • реализовать валютный учет и др.
2
Ситуация до старта проекта

Приоритетным направлением деятельности компании является проектирование и техническое сопровождение эксплуатации объектов нефтегазовой отрасли, а также, реализация проектов архитектурного и гражданского строительства. Параллельно в управлении ООО «ГПИ Сахалин» может быть более 150 проектов.

Ведение, изменение, контроль объемов и бюджетов проекта осуществляются в рамках оформления заявок на изменения.

На старте каждого проекта согласовывается первоначальный план и бюджет проекта. В процессе его реализации состав работ может меняться. На каждое изменение объема формируется заявка, которая согласовывается с внешним заказчиком ООО «ГПИ Сахалин». Как правило, в рамках одного проекта порядка 10-15 заявок, но может быть и более, содержащих от 1 до 1000 строк.

До начала проекта по автоматизации заявки формировались, согласовывались и контролировались вручную, что требовало больших временных и трудовых затрат. Отсутствовала история изменения данных по проектам, существовал риск потери информации.

Результат, на который мы ориентировались при внедрении 1С:ERP+PM, это автоматизация процессов ведения данных по выпускаемым документам и активностям, трудозатратам, бюджетам проектов; возможность работать с заявками на изменение объемов и бюджетов; формировать отчеты в разрезе бюджетов проектов.

3
Архитектура решения и масштаб проекта

Автоматизированная система управления проектами построена на базе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» и запущена в промышленную эксплуатацию в ноябре 2022 года. Всего в рамках проекта реализовано 20 рабочих мест.

Аавтоматизированы функции:

  1. Управление проектами.
  2. Планирование содержания и сроков проекта.
  3. Сметные нормы.
  4. Планирование трудозатрат проекта.
  5. Планирование субподрядов и материальных затрат проекта (нетрудовые ресурсы).
  6. Проектное бюджетирование.
  7. Управление знаниями (шаблоны проектов), нормирование.
  8. Управление закупками.

Пользователи системы:

  • отдел управления проектами;
  • финансово-экономическое управление;
  • отдел контроля затрат проектов.

Основные этапы проекта внедрения:

  1. Доработка конфигурации «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» под цели и задачи проекта.
  2. Разработка интеграционных сервисов с базами внешнего заказчика.
  3. Доработка по замечаниям заказчика, выявленным в процессе опытной эксплуатации.

Интеграционные сервисы, реализованные в рамках проекта:

  1. Календарно-сетевые графики проектов формируются в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» на основе шаблонов и смет, которые загружаются в систему из документов MS Excel.
  2. Структуры работ проектов через буферную базу экспортируются из 1С:ERP+PM в программу для управления проектами зарубежного вендора и приложение для ввода времени и трудозатрат.
  3. Плановые сроки по проектам в 1С:ERP+PM импортируются из программы для управления проектами зарубежного вендора.
  4. Изменение объемов работ проектов загружаются в систему из документов MS Excel.
  5. На основе данных по фактическим трудозатратам, получаемым из приложения для ввода времени и трудозатрат, в системе 1С:ERP+PM автоматически формируются табели рабочего времени по проектам. Табели позволяют вести историю изменения фактических трудозатрат.
  6. Из 1С:ERP+PM осуществляется экспорт отчетов по проектам во внешнюю учетную систему Заказчика ООО «ГПИ Сахалин».

GPI_Sakhalin_Shema.jpg

Архитектурный ландшафт ИТ-систем

4
Особенности и уникальность проекта

В ходе проекта использован agile-подход, который позволил приоретизировать задачи и оперативно менять направления разработки в зависимости от первоочередных потребностей ООО «ГПИ Сахалин».

В частности, в ходе проекта, используемая заказчиком система ERS («Система смет и проектной отчетности»), реализованная на базе решения зарубежного вендора, была отключена в рамках исполнения санкций, без доступа к предыдущим данным. Она была предназначена для отслеживания данных по выпускаемым документам и активностям, трудозатратам, бюджетам и отчетности. Требуемая функциональность была замещена возможностями системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» в кратчайшие сроки. Специалисты ITLand оперативно настроили и запустили в работу.

5
Результаты проекта

Выросла эффективность управления проектами

50%

Сократились сроки формирования заявок

40%

Все цели, поставленные в рамках проекта, достигнуты. В результате создана единая автоматизированная система для эффективного контроля и управления проектами на базе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».

Василий Стариков, советник генерального директора ООО «ГПИ Сахалин»

Реализованная система управления проектами существенно экономит наше время и трудовые ресурсы, исключает возможность ошибок и позволяет в реальном времени видеть полную информацию по проектам в разрезе объемов, бюджетов и выполненных работ.

Ключевые результаты внедрения системы:

  1. Стало возможным отслеживать отклонения объемов работ и бюджетов проектов в разрезе заявок на изменения, по которым происходит согласование бюджетов и объемов с Заказчиком, контролировать статусы конкретных изменений. Автоматизация данного процесса повысила эффективность управления проектами в ООО «ГПИ Сахалин».
  2. За счет реализованного в системе АРМ «Актирование» автоматизирован процесс по выставлению актов на основании фактических затрат проектов. Данные автоматически аккумулируются в АРМ по заданному алгоритму, формируются печатные формы и загружаются в систему внешнего Заказчика ООО «ГПИ Сахалин» на утверждение.
  3. Система позволяет отслеживать данные по проектам с помощью необходимых показателей как консолидированно, так и с детализацией до проектных задач. Теперь в системе хранится вся история изменения показателей проектов.
  4. В системе реализован валютный учет в части расчета и хранения данных по различным валютам договоров проектов.
  5. Обеспечена возможность ведения проектных задач с ролями трудовых ресурсов с различными нормами и типами стоимости в рамках одной работы.
  6. Налажен контроль проектов в соответствии с принципами Project Management Book of Knowledge, в т.ч. использование метода освоенного объема в качестве инструмента контроля проекта.

Количественные показатели эффективности:

  1. Эффективность управления проектами повысилась на 50%.
  2. Автоматизация процесса подготовки заявок на изменения позволила на 20% сократить трудозатраты отдела контроля затрат.
  3. Сроки формирования заявок сократились на 40%.
  4. Получение управленческой отчетности ускорено на 20%.

В системе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» можно оперативно получить план-фактный анализ по проектам, включающий в себя затраты трудовых и материальных ресурсов (план-факт) и их использование, печатную форму графика проекта, а также необходимые аналитические разрезы и показатели.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
20
ITLand
Июнь 2021 —
Дальневосточный федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Публикации,
связанные
с проектом
Новости
26 сентября 2024
Вышла новая редакция 3.1 «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой»

Пользователи новой редакции получат расширенные функциональные возможности, в частности, смогут работать с многомерными проектами, табличными ресурсными планами и проектными бюджетами.

25 сентября 2024
1С:Психодиагностика образовательного учреждения КОРП. Электронная поставка – выпуск нового продукта

Решение для создания единой региональной (муниципальной) системы организации психологических служб в организациях дошкольного, общего, начального и среднего профессионального образования. Решение адаптировано для развертывания системы в облачном сервисе «1C:Fresh».