Компания «ГПИ Сахалин» построила автоматизированную систему управления проектами на базе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». Система позволяет отслеживать данные по проектам с помощью необходимых показателей как консолидированно, так и с детализацией до проектных задач. В ней хранится вся история изменения показателей проектов. В результате эффективность управления проектами повысилась на 50%, а автоматизация процесса подготовки заявок на изменения позволила на 20% сократить трудозатраты отдела контроля затрат. Сроки формирования заявок сократились на 40%. Получение управленческой отчетности ускорилось на 20%.
ООО «ГПИ Сахалин» — это специализированный центр компетенций для оказания инжиниринговых услуг на производственных и инфраструктурных объектах любой сложности. Компания способна выполнить полный цикл инжиниринговых услуг в нефтегазовых и смежных отраслях региона и за его пределами.
Цели проекта:
- В рамках курса на импортозамещение осуществить внедрение отечественной системы управления проектами.
- Обеспечить эффективное планирование и оперативный контроль за ходом выполнения, объёмами, бюджетом и результатами проектов.
- Обеспечить сотрудников и руководство компании удобным инструментом для анализа и построения отчетности по проектам.
- Увеличить производительность труда за счет автоматизации рутинных операций.
Задачи проекта:
- Автоматизировать процесс формирования заявок на изменение объемов и бюджетов проектов для последующего согласования с внешним заказчиком.
- Систематизировать и обеспечить хранение информации по проектам в единой информационной среде.
- Автоматизировать процесс выставления актов и мониторинга статуса их подписания.
- Автоматизировать ряд процессов, в частности:
- ведение бюджета проектов;
- загрузку смет;
- консолидацию информации по трудозатратам;
- формирование актов по выполненным работам с учетом регистрации изменений и согласования объемов;
- реализовать валютный учет и др.
Приоритетным направлением деятельности компании является проектирование и техническое сопровождение эксплуатации объектов нефтегазовой отрасли, а также, реализация проектов архитектурного и гражданского строительства. Параллельно в управлении ООО «ГПИ Сахалин» может быть более 150 проектов.
Ведение, изменение, контроль объемов и бюджетов проекта осуществляются в рамках оформления заявок на изменения.
На старте каждого проекта согласовывается первоначальный план и бюджет проекта. В процессе его реализации состав работ может меняться. На каждое изменение объема формируется заявка, которая согласовывается с внешним заказчиком ООО «ГПИ Сахалин». Как правило, в рамках одного проекта порядка 10-15 заявок, но может быть и более, содержащих от 1 до 1000 строк.
До начала проекта по автоматизации заявки формировались, согласовывались и контролировались вручную, что требовало больших временных и трудовых затрат. Отсутствовала история изменения данных по проектам, существовал риск потери информации.
Результат, на который мы ориентировались при внедрении 1С:ERP+PM, это автоматизация процессов ведения данных по выпускаемым документам и активностям, трудозатратам, бюджетам проектов; возможность работать с заявками на изменение объемов и бюджетов; формировать отчеты в разрезе бюджетов проектов.
Автоматизированная система управления проектами построена на базе решения «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» и запущена в промышленную эксплуатацию в ноябре 2022 года. Всего в рамках проекта реализовано 20 рабочих мест.
Аавтоматизированы функции:
- Управление проектами.
- Планирование содержания и сроков проекта.
- Сметные нормы.
- Планирование трудозатрат проекта.
- Планирование субподрядов и материальных затрат проекта (нетрудовые ресурсы).
- Проектное бюджетирование.
- Управление знаниями (шаблоны проектов), нормирование.
- Управление закупками.
Пользователи системы:
- отдел управления проектами;
- финансово-экономическое управление;
- отдел контроля затрат проектов.
Основные этапы проекта внедрения:
- Доработка конфигурации «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» под цели и задачи проекта.
- Разработка интеграционных сервисов с базами внешнего заказчика.
- Доработка по замечаниям заказчика, выявленным в процессе опытной эксплуатации.
Интеграционные сервисы, реализованные в рамках проекта:
- Календарно-сетевые графики проектов формируются в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» на основе шаблонов и смет, которые загружаются в систему из документов MS Excel.
- Структуры работ проектов через буферную базу экспортируются из 1С:ERP+PM в программу для управления проектами зарубежного вендора и приложение для ввода времени и трудозатрат.
- Плановые сроки по проектам в 1С:ERP+PM импортируются из программы для управления проектами зарубежного вендора.
- Изменение объемов работ проектов загружаются в систему из документов MS Excel.
- На основе данных по фактическим трудозатратам, получаемым из приложения для ввода времени и трудозатрат, в системе 1С:ERP+PM автоматически формируются табели рабочего времени по проектам. Табели позволяют вести историю изменения фактических трудозатрат.
- Из 1С:ERP+PM осуществляется экспорт отчетов по проектам во внешнюю учетную систему Заказчика ООО «ГПИ Сахалин».
Архитектурный ландшафт ИТ-систем
В ходе проекта использован agile-подход, который позволил приоретизировать задачи и оперативно менять направления разработки в зависимости от первоочередных потребностей ООО «ГПИ Сахалин».
В частности, в ходе проекта, используемая заказчиком система ERS («Система смет и проектной отчетности»), реализованная на базе решения зарубежного вендора, была отключена в рамках исполнения санкций, без доступа к предыдущим данным. Она была предназначена для отслеживания данных по выпускаемым документам и активностям, трудозатратам, бюджетам и отчетности. Требуемая функциональность была замещена возможностями системы «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» в кратчайшие сроки. Специалисты ITLand оперативно настроили и запустили в работу.
Выросла эффективность управления проектами
Сократились сроки формирования заявок
Все цели, поставленные в рамках проекта, достигнуты. В результате создана единая автоматизированная система для эффективного контроля и управления проектами на базе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2».
Василий Стариков, советник генерального директора ООО «ГПИ Сахалин»
Реализованная система управления проектами существенно экономит наше время и трудовые ресурсы, исключает возможность ошибок и позволяет в реальном времени видеть полную информацию по проектам в разрезе объемов, бюджетов и выполненных работ.
Ключевые результаты внедрения системы:
- Стало возможным отслеживать отклонения объемов работ и бюджетов проектов в разрезе заявок на изменения, по которым происходит согласование бюджетов и объемов с Заказчиком, контролировать статусы конкретных изменений. Автоматизация данного процесса повысила эффективность управления проектами в ООО «ГПИ Сахалин».
- За счет реализованного в системе АРМ «Актирование» автоматизирован процесс по выставлению актов на основании фактических затрат проектов. Данные автоматически аккумулируются в АРМ по заданному алгоритму, формируются печатные формы и загружаются в систему внешнего Заказчика ООО «ГПИ Сахалин» на утверждение.
- Система позволяет отслеживать данные по проектам с помощью необходимых показателей как консолидированно, так и с детализацией до проектных задач. Теперь в системе хранится вся история изменения показателей проектов.
- В системе реализован валютный учет в части расчета и хранения данных по различным валютам договоров проектов.
- Обеспечена возможность ведения проектных задач с ролями трудовых ресурсов с различными нормами и типами стоимости в рамках одной работы.
- Налажен контроль проектов в соответствии с принципами Project Management Book of Knowledge, в т.ч. использование метода освоенного объема в качестве инструмента контроля проекта.
Количественные показатели эффективности:
- Эффективность управления проектами повысилась на 50%.
- Автоматизация процесса подготовки заявок на изменения позволила на 20% сократить трудозатраты отдела контроля затрат.
- Сроки формирования заявок сократились на 40%.
- Получение управленческой отчетности ускорено на 20%.
В системе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» можно оперативно получить план-фактный анализ по проектам, включающий в себя затраты трудовых и материальных ресурсов (план-факт) и их использование, печатную форму графика проекта, а также необходимые аналитические разрезы и показатели.
