Компания «ЭнергосбыТ Плюс» создала единую кассовую информационную систему на базе «1С:Розница», которая позволяет контролировать и управлять процессом приема оплат, выявлять и корректировать «узкие места» в рамках соблюдения законодательства и вносить оперативные изменения.
АО «ЭнергосбыТ Плюс» — объединенная энергосбытовая компания группы «Т Плюс» с филиальной сетью из 14 региональных филиалов на территории Российской Федерации.
Основной целью проекта было создание единой кассовой информационной системы (далее — ЕКС) на базе решения «1С:Розница».
- для унификации процесса приема наличных платежей во всех филиалах компании, работающих с приемом платежей через кассы;
- сокращения времени приема и обработки кассовых платежей от потребителей,
Задачи проекта:
- автоматизация формирования кассовой отчетности;
- интеграция ЕКС с биллинговыми, бухгалтерскими системами, с системой по приему и обработке платежей;
- повышение надежности, отказоустойчивости кассовой системы и оперативности обновления данных в смежных системах.
В организационный объем проекта вошли филиалы Свердловской, Кировской, Ивановской, Оренбургской областей и Удмуртской Республики.
В каждом филиале АО «ЭнергосбыТ Плюс» было установлено историческое кассовое программное обеспечение. Администрирование, поддержка, настройка сценариев работы программного обеспечения в каждом филиале были свои, и в некоторых случаях не соответствовали методологическим заключениям и сценариям. Такая персонификация не позволяла формировать единые сводные отчеты и требовала дополнительных временных и трудовых ресурсов для формирования управленческой отчетности.
В трех из пяти филиалов организационного объема проекта использовалось устаревшая версия модифицированной конфигурации «1С:Розница», что не позволяло использовать возможности последних версий при работе с кассовым оборудованием.
Один из филиалов использовал систему с закрытым кодом с отсутствием возможности изменений системы для соответствия законодательству РФ. Указанные системы поддерживали разные команды. Сервера, на которых были развернуты решения, также были распределены и обслуживались разными командами администраторов.
Все это приводило к издержкам в оперативности обслуживания систем и обеспечению централизованного изменения функционала.
Для создания ЕКС был выбран программный продукт «1С:Розница», как наиболее полно покрывающий потребности в унификации и автоматизации кассовой системы.
Основными факторами выбора были: открытая платформа разработки «1С:Предприятие», наличие в трех филиалах прототипа системы, выполненного на более ранних версиях конфигурации «1С:Розница», а также имеющиеся компетенции внутри компании по поддержке серверной инфраструктуры для решений на платформе «1С:Предприятие».
К системе подключено 690 рабочих мест, одновременно могут работать до 450 пользователей, в 5 регионах, трех часовых поясах. Из них 400 кассиров. Установленный норматив для кассира на одну операцию оплаты составляет 3 минуты, что предъявляет к системе дополнительные требования к быстродействию.
Проект был разбит на несколько этапов.
На первом этапе проекта централизация информационной базы не проводилась. Потребность принимать оплаты от других регионов невелика, при этом затраты серверных ресурсов на обслуживание нескольких баз меньше, чем для единой базы.
На втором этапе развития системы планируется объединить базы, для большего удобства клиентов компании и снижение издержек на администрирование информационных баз.
Настроены интеграции:
- Маршрутизатор сообщений из Биллингов в ЕКС — информационная шина RabbitMQ.
- Биллинговая система по расчетам с потребителями за электроэнергию и ЖКУ.
- Биллинговая система по расчетам с потребителями за теплоэнергию собственной разработки — Энергобиллинг.
- Система платежный модуль — информационная система, обеспечивающая единую обработку платежей.
- АСУФХ — автоматизированная система управления финансово-хозяйственной деятельностью на базе «1С:Управление холдингом».
На рынке программных решений отсутствовал целостный продукт, учитывающий специфику деятельности компании.
Для внедрения единой кассовой информационной системы в филиалах, находящихся в разных регионах и часовых поясах, была выбрана последовательная разработка и внедрение по схеме увеличения нового функционала на простых филиалах и успешное завершение на самом сложном филиале.
При миграции данных из исторических систем проведена работа по унификации и нормализации данных. В исторических системах возникали ситуации связанные с нехваткой информации, необходимой для работы касс по законодательству. Т.к. переход на новую систему проходил без остановки работы касс, то миграция некоторых данных выполнялась во временные окна между рабочими сменами, и без возможности редактирования смигрированных данных вручную. Для реализации такого подхода понадобились многократные тестовые миграции с анализом результата.
Для каждого региона формировалась своя информационная база. Количество клиентов в базе до 3 миллионов, количество отслеживаемых приборов учета до 2 миллионов штук.
На проекте использован последовательный подход к интеграциям со связанными системами. Сначала реализовали файловый обмен, как наследство исторических кассовых систем. После выполнения необходимых доработок в связанных системах, перевели обмены на шину. Т.е. фактически каждый обмен выполнялся в двух вариантах.
В связи с тем, ранее не производилось своевременное обновление прошивок кассового оборудования, в ходе проекта была выполнена инвентаризация и обновление программного обеспечения части контрольно-кассовой техники, удаленно. Так же были выявлены и устранены заводские дефекты контрольно-кассовой техники путем доработки печатных плат. Было настроено сканирование разного типа QR и штрихкодов внешних принципалов, часть из них без предоставленной документации о структуре кодов.
Снижение объемов материальных запасов
Рост оборачиваемости складских запасов
- Создана централизованная кассовая система, позволяющая контролировать и управлять процессом приема оплат.
- Система позволяет выявлять и корректировать «узкие места» в рамках соблюдения законодательства и вносить оперативные изменения в данные процедуры/отчетные формы.
- Доступны единые настройки и новые функции кассовой системы для всех филиалов, входящих в контур проекта.
- Снижены операционные расходы на сопровождение ИС за счет унификации всех ИС в разных филиалах.
- Снижена нагрузка на сотрудников 2 линии поддержки, осуществляется эффективное сопровождение пользователей и модификация системы по запросу.
- Проведен отказ от ручных операций по обмену данными и переход на автоматическое обновление данных.
- Созданы работающие инструменты для контроля и сверки данных между системами (биллинг/ЕКС).
- Сокращено временя подготовки новых пользователей для работы в системе.
Существующее разнообразие кассовых решений в компании было сведено к одному. Благодаря унификации кассового ПО, появился потенциал для организации управления процесса приема платежей в целом:
- создания единого методологического центра;
- исключения различной интерпретации законодательных актов РФ;
- привлечения персональных кураторов, знакомых только с одной системой;
- организации унифицированных бизнес-параметров в одном кассовом решении и, как следствие, тиражирования этих параметров на все филиалы, участвующие в контуре проекта;
- технического сопровождения одного программного решения и кассового оборудования.
Экономический эффект от внедрения:
- снижение объемов материальных запасов — 20%;
- рост оборачиваемости складских запасов — 18%;
- сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — 10%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 20%;
- ускорение обработки заказов — 17%.
