Министерство образования Красноярского края построило ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования» на базе «1С:Документооборот КОРП». Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота, которые были учтены при автоматизации: в подведомственных учреждениях используется более 50 видов первичных и более 20 видов кадровых документов.
Министерство образования Красноярского края осуществляет государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере образования и науки, выполняет функции учредителя в отношении подведомственных организаций.
Цели проекта:
- Обеспечить оперативный сбор и контроль процесса передачи первичных документов от 84 учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края, в краевое государственное специализированное казенное учреждение по ведению бухгалтерского учета «Территориальная централизованная бухгалтерия» (далее — КГСКУ «ТЦБ»).
- Реализовать четкое разделение функций в рамках сквозного бизнес-процесса кадрового учета и расчета начислений по физическим лицам в программном продукте «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»:
- по ведению кадрового учета с закреплением функции за сотрудниками учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края,
- по расчету начислений, выплатам физическим лицам и ведению отчетности с закреплением функции за работниками КГСКУ «ТЦБ».
Задача проекта: автоматизировать документооборот в министерстве образования Красноярского края на базе продукта «1С:Документооборот КОРП»
До старта проекта образовательные организации передавали документы в КГСКУ «ТЦБ» на бумажных носителях почтой или курьером, что накладывало следующие ограничения:
- Длительные сроки доставки не позволяли получить полный перечень первичных учетных документов для отражения в учете до критических точек сдачи отчетности.
- Контроль получения первичных документов со стороны сотрудников КГСКУ «ТЦБ» был затруднен и требовал дополнительных коммуникаций.
- Отсутствие регулярного систематического поступления документов не позволяло эффективно организовать процессы работы сотрудников КГСКУ «ТЦБ».
- КГСКУ «ТЦБ» несло расходы на организацию обработки и хранения документов на бумажных носителях.
- На основании оригиналов, поступавших от учреждений на бумажном носителе, в программном продукте «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» оформлялись документы кадрового учета, необходимые для осуществления начислений, что увеличивало трудозатраты и нагрузку расчетчиков КГСКУ «ТЦБ» в период сдачи отчетности.
Ведомственная информационная система «Бюджетный учет системы образования» построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».
Автоматизированы функции:
- Делопроизводство.
- Учет и хранение документов.
- Учет и контроль исполнения поручений.
- ЭДО с контрагентами.
Схема архитектуры
Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота министерства образования Красноярского края, которые были учтены при автоматизации: в подведомственных учреждениях используется более 50 различных видов первичных документов и более 20 видов кадровых документов.
Бизнес-процесс, автоматизированный подсистемой «Документооборот»
- Автоматизировано 414 рабочих мест, из них 305 в учреждениях, подведомственных министерству образования Красноярского края, и 109 в КГСКУ «ТЦБ». Для 84 образовательных учреждений настроены автоматизированные рабочие места специалистов по кадровому учету.
- Четко разделены роли между сотрудниками подведомственных учреждений (ведение кадрового учета) и сотрудниками КГСКУ «ТЦБ» (ведение отчетности, расчет начислений и выплат физическим лицам), исключено дублирование операций.
- Автоматизировано движение 54 видов первичных учетных документов (авансовые отчеты, счета-фактуры, акты выполненных работ, требования-накладные и др.) и 24 вида кадровых документов (кадровые приказы, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др.). Таким образом, решен вопрос сокращения расходов на транспортировку и хранение документов.
- Для создания дополнительной защиты безопасности и повышения достоверности данных реализовано подписание документов электронной подписью.
- Создана функция контроля исполнительской дисциплины со стороны руководителя КГСКУ «ТЦБ» с помощью отчетов: «Справка об исполнительской дисциплине», «Задачи в работе», «Неотработанные документы» и др.
- Оптимизированы бизнес-процессы ведения кадрового учета, расчета и выплаты начислений, подготовки отчетности, позволяющие снизить нагрузку на сотрудников КГСКУ «ТЦБ» в период отчетности.
- 90% первичных учетных документов поступают в срок, что обеспечивает качественную подготовку и сдачу отчетности.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение операционных и административных расходов 30%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях 50%;
- ускорение получения управленческой отчетности 20%.
Марина Ушакова , начальник отдела финансового учета и отчетности министерства образования Красноярского края
Новая подсистема логично встроена в существующую с 2020 года ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования». Автоматизация документооборота обеспечивает оперативный сбор первичных документов, контроль процесса сбора и передачи документов в «Территориальную централизованную бухгалтерию». В результате реализации проекта сократились трудозатраты сотрудников КГСКУ «ТЦБ», операционные и административные расходы, ускорилось получение управленческой отчетности.
