||
Краткое описание

Министерство образования Красноярского края построило ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования» на базе «1С:Документооборот КОРП». Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота, которые были учтены при автоматизации: в подведомственных учреждениях используется более 50  видов первичных  и более 20 видов кадровых документов. 

Министерство образования Красноярского края
Заказчик

Министерство образования Красноярского края осуществляет государственную политику и нормативное правовое регулирование в сфере образования и науки, выполняет функции учредителя в отношении подведомственных организаций.

1
Цели и задачи

Цели проекта:

  1. Обеспечить оперативный сбор и контроль процесса передачи первичных документов от 84 учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края, в краевое государственное специализированное казенное учреждение по ведению бухгалтерского учета «Территориальная централизованная бухгалтерия» (далее — КГСКУ «ТЦБ»).
  2. Реализовать четкое разделение функций в рамках сквозного бизнес-процесса кадрового учета и расчета начислений по физическим лицам в программном продукте «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения»:
  • по ведению кадрового учета с закреплением функции за сотрудниками учреждений, подведомственных министерству образования Красноярского края,
  • по расчету начислений, выплатам физическим лицам и ведению отчетности с закреплением функции за работниками КГСКУ «ТЦБ».

Задача проекта: автоматизировать документооборот в министерстве образования Красноярского края на базе продукта «1С:Документооборот КОРП»

2
Ситуация до старта проекта

До старта проекта образовательные организации передавали документы в КГСКУ «ТЦБ» на бумажных носителях почтой или курьером, что накладывало следующие ограничения:

  1. Длительные сроки доставки не позволяли получить полный перечень первичных учетных документов для отражения в учете до критических точек сдачи отчетности.
  2. Контроль получения первичных документов со стороны сотрудников КГСКУ «ТЦБ» был затруднен и требовал дополнительных коммуникаций.
  3. Отсутствие регулярного систематического поступления документов не позволяло эффективно организовать процессы работы сотрудников КГСКУ «ТЦБ».
  4. КГСКУ «ТЦБ» несло расходы на организацию обработки и хранения документов на бумажных носителях.
  5. На основании оригиналов, поступавших от учреждений на бумажном носителе, в программном продукте «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» оформлялись документы кадрового учета, необходимые для осуществления начислений, что увеличивало трудозатраты и нагрузку расчетчиков КГСКУ «ТЦБ» в период сдачи отчетности.
3
Архитектура решения и масштаб проекта

Ведомственная информационная система «Бюджетный учет системы образования» построена на базе решения «1С:Документооборот КОРП».

Автоматизированы функции:

  1. Делопроизводство.
  2. Учет и хранение документов.
  3. Учет и контроль исполнения поручений.
  4. ЭДО с контрагентами.

MinObr_Krasnoyarsk_reg_Shema1.jpg Схема архитектуры 

4
Особенности и уникальность проекта

Уникальность проекта обусловлена особенностями документооборота министерства образования Красноярского края, которые были учтены при автоматизации: в подведомственных учреждениях используется более 50 различных видов первичных документов и более 20 видов кадровых документов.

MinObr_Krasnoyarsk_reg_Shema2.jpg

Бизнес-процесс, автоматизированный подсистемой «Документооборот»

5
Результаты проекта
  1. Автоматизировано 414 рабочих мест, из них 305 в учреждениях, подведомственных министерству образования Красноярского края, и 109 в КГСКУ «ТЦБ». Для 84 образовательных учреждений настроены автоматизированные рабочие места специалистов по кадровому учету.
  2. Четко разделены роли между сотрудниками подведомственных учреждений (ведение кадрового учета) и сотрудниками КГСКУ «ТЦБ» (ведение отчетности, расчет начислений и выплат физическим лицам), исключено дублирование операций.
  3. Автоматизировано движение 54 видов первичных учетных документов (авансовые отчеты, счета-фактуры, акты выполненных работ, требования-накладные и др.) и 24 вида кадровых документов (кадровые приказы, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др.). Таким образом, решен вопрос сокращения расходов на транспортировку и хранение документов.
  4. Для создания дополнительной защиты безопасности и повышения достоверности данных реализовано подписание документов электронной подписью.
  5. Создана функция контроля исполнительской дисциплины со стороны руководителя КГСКУ «ТЦБ» с помощью отчетов: «Справка об исполнительской дисциплине», «Задачи в работе», «Неотработанные документы» и др.
  6. Оптимизированы бизнес-процессы ведения кадрового учета, расчета и выплаты начислений, подготовки отчетности, позволяющие снизить нагрузку на сотрудников КГСКУ «ТЦБ» в период отчетности.
  7. 90% первичных учетных документов поступают в срок, что обеспечивает качественную подготовку и сдачу отчетности.

Экономический эффект от внедрения:

  • сокращение операционных и административных расходов 30%;
  • сокращение трудозатрат в различных подразделениях 50%;
  • ускорение получения управленческой отчетности 20%.

Марина Ушакова , начальник отдела финансового учета и отчетности министерства образования Красноярского края

Новая подсистема логично встроена в существующую с 2020 года ведомственную информационную систему «Бюджетный учет системы образования». Автоматизация документооборота обеспечивает оперативный сбор первичных документов, контроль процесса сбора и передачи документов в «Территориальную централизованную бухгалтерию». В результате реализации проекта сократились трудозатраты сотрудников КГСКУ «ТЦБ», операционные и административные расходы, ускорилось получение управленческой отчетности.

Версия для печати
Вход для
партнеров
РАБОЧИХ МЕСТ
414
1С-Рарус Новосибирск
Платформа
1С:Предприятие 8 КОРП
Сентябрь 2022 —
Сибирский федеральный округ РФ
Эксперты фирмы «1С» и партнеров будут рады дать вам консультацию.
Задать вопрос по кейсу

БАЗЫ ЗНАНИЙ "ПРОФКЕЙС"

Новости
19 июня 2024
Прорывной тандем «Кодеров» и «Внедренцев»: компании-франчайзи 1С стали партнёрами

Франчайзи 1С «Кодерлайн» и «Внедренцы и Программисты» объявили о заключении долгосрочного партнерства для совместного развития и работы над амбициозными проектами 1С. 

18 июня 2024
Результаты конкурса лучших работодателей для молодежи среди 1С:Франчайзи «Новое поколение 1С»

По итогам голосования жюри победителями конкурса в 2024 году становятся: «СофтБаланс» (Санкт-Петербург), «Сигма. Облачные технологии» (Пенза), «ГЭНДАЛЬФ» (Ростов-на-Дону).