Крупная торговая фармацевтическая компания Монголии «Азия-Фарма», построила систему управления. Система управления сетью аптек и фармацевтических оптовых центров построена на базе системы «1С:Управление торговлей 8». Решение внедрено в центральном офисе, на оптовых складах и в розничных торговых точках сети. Теперь условия поставки товара и правильность закупочных, оптовых и розничных цен взяты под строгий контроль, что повысило доверие клиентов и позволило вдвое увеличить оптовые продажи.
«Азия-Фарма» — крупная в Монголии торговая фармацевтическая компания, осуществляющая поставки лекарств в через сеть собственных аптек и оптовых центров. Компани существует более десяти лет и обеспечивает лекарствами более трети населения Монголии. В компании работает более 160 человек, ассортимент лекарственных препаратов составляет более 4000 наименований.
Цель проекта — построение на предприятии «Азия-Фарма» современной системы управления сетью аптек и фармацевтических оптовых центров, замена устаревшей системы торгового учёта.
Для достижения поставленной цели требовалось решить следующие задачи:
- построить единую систему, отвечающей потребностям оперативного учёта розничных аптечных пунктов, оптовых центров и центрального офиса компании;
- обеспечить контроль учёта оперативной деятельности, продаж, закупок, инвентаризации, хранения, оплаты, задолженностей;
- обеспечить управление ценами;
- обеспечить управление планированием;
- обеспечить управление сертификатами лекарств и сроками годности;
- обеспечить управление резервированием;
- обеспечить учёт труда каждого сотрудника, контроль и аудит изменений.
- обеспечить возможность работы в многоязычном режиме на английском и монгольском языках (поддержку работы с шрифтами монгольской кириллицы, а также поддержку кодировок UNICODE, UTF-8);
- организовать управление НСИ и классификацию данных;
- обеспечить управление правами и контроль ограничения прав пользователей;
- обеспечить возможность работы в онлайн и оффлайн режиме.
Ранее на предприятии была установлена старая система управления, работающая в среде DOS. Она не отвечала растущим потребностям компании в виду отсутствия поддержки и возможностей масштабирования системы. При работе с оптовыми покупателями зачастую возникали сложности с расчётом скидок и соблюдением сроков их действия. Расчёт отгрузочных цен с учётом скидок требовал значительных трудозатрат, подготовка документов по отгрузке затягивалась иногда до 5 — 7 рабочих дней, что всё равно не исключало возникновения ошибок и в дальнейшем влекло за собой дополнительные трудозатраты на перерасчёты.
Большая доля ручного труда при ведении учёта приводила к срыву сроков исполнения заказов, сбоям поставок, непрозрачности контроля исполнения заказчиками обязательств по закупкам, несоблюдению нормативов отпуска льготных препаратов. Это негативно влияло на взаимоотношения с заказчиками и на эффективность бизнеса в целом, увеличивало сроки возмещения средств из бюджета, не позволяло строить реальных планов по расширению бизнеса, увеличению торговых точек и построению новых оптовых складов, хотя подобные планы у руководства компании были.
Руководство «Азия-Фарма» признало необходимость создания новой информационной системы и рассмотрело различные варианты автоматизации управления торговлой деятельностью.
В качестве основы для автоматизации управления задач компании была выбрана система «1С:Управление торговлей 8» редакция 11, поскольку многие возможности, реализованные в ее типовом функционале, являются актуальными вне зависимости от национальных особенностей и стандартов. Данный продукт был выбран в том числе для возможности использования управляемых форм для доступа к системе через Интернет.
Выполнена интеграция системы учёта номенклатуры с нормативно-справочной информацией о медикаментах, разработанной Министерством здравоохранения Монголии. Первоначально система была развёрнута на 20 рабочих местах, впоследсивии количество рабочих мест увеличилось до 55.
Основной особенностью системы является возможность работы в многоязыковом режиме: поддержка английского, и монгольского языков, поддержка работы с шрифтами монгольской кириллицы, а также кодировок UNICODE, UTF-8.
Компания «Азия-Фарма» является партнёром нескольких десятков фармацевтических холдингов, как в Монголии, так и за ее пределами, и предлагает покупателям порядка 4 тысяч наименований и форм выпуска лекарственных средств. Столь широкая линейка номенклатуры товара является существенным конкурентным преимуществом компании, но при этом ставит сложные задачи в управлении и планировании закупок и продаж. Новая система позволила указывать обязательные объёмы закупок в договорах с оптовыми покупателями теперь и в дальнейшем учитывать выполнение партнёрами этих обязательств.
Для удобства была разработана система управления периодами планирования продаж. Например, планы закупок противовирусных препаратов составляются с учётом сезонного роста заболеваемости в холодный период, чтобы обеспечить возрастающий спрос и исключить вероятность дефицита лекарственных средств. Планирование осуществляется как в стоимостной, так и в количественной оценке.
Кроме того, в компании применяются различные системы скидок для оптовых продаж и розничные продажи по льготным рецептам. В последнем случае требуется формирование отчёта для местного фонда медицинского страхования, возмещающего причинённый льготой убыток.
Созданная информационная система объединила управление розничными магазинами и оптовыми центрами холдинга. Появилась возможность оперативного контроля и управления деятельностью в режиме реального времени.
- Значительно сокращены трудозатраты на составление ежемесячного плана закупок и продаж лекарственных препаратов, что положительно сказывается на самих продажах и на работе фирмы в целом.
- Автоматизирован учёт льготных рецептов, отчёты по ним формируются в установленной государством форме. Компания теперь застрахована от убытков от сверхнормативного отпуска препаратов по льготным рецептам или штрафных санкций за непредоставление льготы, компенсация за льготный отпуск товара поступает в должном объёме.
Система обеспечила оперативный контроль и управления деятельностью компании в режиме реального времени. Повышено качество обслуживания покупателей и их лояльность к аптечной сети компании - В системе реализовано автоматическое формирование стандартизированного наименования лекарственного препарата, исходя из его лекарственной формы, дозировки, формы выпуска и т. д.
- Теперь сотрудники компании, отвечающие за продажи, имеют возможность быстрого доступа к описанию лекарственных препаратов, их особенностей и противопоказаний. Это позволило повысить качество обслуживания покупателей и их лояльность к аптечной сети компании. А продажи выросли в 2 раза.
