Компания «Татэнергосбыт» повысила эффективность работы за счет внедрения автоматизированной системы учета финансово-хозяйственной деятельности на базе «1С:ERP. Управление холдингом». Новая система поддерживает деятельность управления и девяти филиалов общества в рамках единой методологии и унифицированных бизнес-процессов управления финансами и экономикой, закупками, управленческого, бухгалтерского и налогового учета. В результате проекта на 30% сократились трудозатраты, а также ускорилось формирование отчетности.
Акционерное общество «Татэнергосбыт» является гарантирующим поставщиком электроэнергии на территории Республики Татарстан. Осуществляет закупку электрической энергии на оптовом и розничных рынках электрической энергии и мощности, реализацию конечным потребителям, является расчетным центром. В структуру входит девять филиалов.
Цель проекта — повышение эффективности деятельности АО «Татэнергосбыт» за счет внедрения комплексной системы управления предприятием на российском программном обеспечении, которое позволяет построить современный информационный ландшафт предприятия, минимизировать ведение ручного учета, автоматизирует контрольные функции, повысит оперативность сбора данных для анализа и принятия решений руководством общества. Проект представляет собой создание и внедрение Автоматизированной системы учета финансово-хозяйственной деятельности АО «Татэнергосбыт» на базе «1С:ERP. Управление холдингом» — далее АСУФХД или системы.
Определены следующие целевые результаты проекта:
- Внедрение унифицированных процессов и регламентов ведения финансово-хозяйственной деятельности с помощью функционала системы.
- Исключение дублирования ввода данных: введенные в АСУФХД данные должны быть получены в других системах, использующих эти данные для управления, учета и анализа.
- Сокращение сроков формирования ключевой управленческой, отраслевой, бухгалтерской и налоговой отчетности. Сбор отчетности из единого источника данных.
- Построение процесса контроля за работой отделов и служб Управления и филиалов общества, имеющих собственные уникальные системы, путем сбора общей информации в едином информационном пространстве АСУФХД.
Таким образом, внедрение АСУФХД призвано обеспечить условия для создания современной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью Общества на платформе «1С:Предприятие».
Для достижения целей необходимо решить следующие задачи:
- Перевод управленческого и регламентированного учета, а также отчетности в единую информационную систему.
- Включение служб закупок в рамках всего процесса закупок (от заявки на закупку и закупочной документации до протокола победителя и заключенного договора) в общие информационные процессы предприятия.
- Отказ от формирования ключевых отчетов и отчетности вне информационных систем.
- Организация обмена информацией между филиалами и управлением подразделениями в рамках системы.
- Предоставление руководству оперативной и достоверной информации из АСУФХД.
- Создание условий для организации единого информационного пространства путем интеграции АСУФХД с другими системами общества.
- Автоматизация контрольных функций в АСУФХД.
До внедрения планово-экономическая и финансовая деятельности предприятия велась разрозненно:
- Управленческий учет велся в наборе MS Excel файлов. Шаблоны файлов не имели утвержденной структуры и отличались не только от филиала к филиалу, но и у разных сотрудников одного и того же отдела.
- Казначейские функции были распределены по нескольким системам: хозяйственная деятельность, расчеты с юридическими лицами, агентская деятельность и расчеты с физическими лицами находились в разных системах, бухгалтерский учет велся сводно, управленческие данные собирались вручную.
- Транзакционные операции бухгалтерского учета велись в старой ERP-системе, при этом регламентные операции по закрытию периода, налоговый учет и регламентированная (в т.ч. отраслевая, налоговая и статистическая) формировались вне системы вручную.
- Управление закупочными процедурами осуществлялось на уровне обмена файлами по электронной почте. Сбор заявок осуществлялся в виде электронных таблиц, проследить результаты исполнения договоров после конкурсных процедур можно было только вручную.
- Взаимодействие старой ERP-системы с биллинговыми и расчетными системами общества было организовано на уровне, позволяющим решить минимальный набор казначейских функций и формирование книг продаж и покупок для декларации по НДС.
Руководство общества поставило задачу организовать единое информационное пространство с помощью комплексного решения, основанного полностью на программном обеспечении из «Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных», с автоматизацией планово-экономической и финансовой деятельности, охватывающей все структуры общества и обеспечивающей требуемую интеграцию со специализированными системами.
Для достижения поставленной задачи было решено провести автоматизацию рабочих мест с помощью комплексного решения на базе конфигурации «1С:ERP. Управление холдингом».
Автоматизированая система учета финансово-хозяйственной деятельности (АСУФХД) построена на базе решения «1С:ERP. Управление холдингом» и состоит из следующих модулей
- Управление НСИ.
- Регламентированный учет по РСБУ.
- Управление затратами и расчет себестоимости.
- Управление взаимоотношениями с клиентами.
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление запасами.
- Управление договорами.
- Корпоративное казначейство.
- Корпоративное бюджетирование.
- Корпоративные закупки.
- Управленческий учет.
- Интеграция.
Инфраструктура для АСУФХД построена на отечественном системном на программном обеспечении из «Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных»: Astra Linux, СУБД Postgres Pro в облачной инфраструктуре компании. В проекте реализована клиент-серверная архитектура приложений.
Целевая архитектура проекта
Уникальностью проекта, в первую очередь, является создание в АО «Татэнергосбыт» единой автоматизированной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью предприятием, поддерживающей деятельность управления и девяти филиалов в рамках единой методологии и унифицированных бизнес-процессов управления финансами и экономикой, закупками, управленческого, бухгалтерского и налогового учетов с учетом отраслевой специфики предприятия. В рамках проекта спроектирована и построена инфраструктура для АСУФХД на отечественном системном ПО: Astra Linux, СУБД Postgres Pro в облачной инфраструктуре общества с учетом требований информационной безопасности. Также проведена работа по формированию модели угроз для последующего категорирования системы. В дополнение к типовому функционалу «1С:ERP Управление холдингом», для каждого раздела учета разработаны и внедрены нетиповые проектные решения, что обеспечило максимально отраслевое решение для сбытовых предприятий электроэнергии, включая: Механизмы ввода плановых данных бюджетирования на уровне ЦФО.
- Механизмы однократного ввода фактических данных управленческого и регламентированного учета с разделением статей и аналитик на уровне ЦФО.
- Создано рабочее место по управлению входящими платежами по агентской деятельности и интеграции с биллинговой системой для физических лиц.
- Автоматизировано распознавание платежей поступающих в рамках интеграции из биллинговых систем, с результатом до 85%.
- Реализован специализированный блок расчета себестоимости по произвольной базе распределения электроэнергии и агентских услуг в соответствии с методикой общества.
- Реализован новый блок управления зачетами авансов и зачетом задолженности по оптовому рынку электроэнергии.
- Существенно расширена интеграция АСУФХД с системой расчетов по электроэнергии юридических лиц как на уровне обмена книг покупок и продаж, так и на уровне поступающих банковских документов с детализаций в бухгалтерском учете.
- Разработано рабочее место управления графиками доходных и расходных договоров.
- Доработано взаимодействие подсистемы корпоративных закупок с ЕИС.
- Разработано рабочее место по управление массовым поступлением затрат, принятием к учету и модернизацией основных средств по ИСУЭ (интеллектуальная система учета электроэнергии).
- Разработан блок получения отраслевой отчетности на основании данных бухгалтерского, налогового и управленческого учетов.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось формирование отчетности
В ходе выполнения проекта по созданию и внедрению АСУФХД на базе «1С:ERP. Управление холдингом», произошли существенные изменения в следующих бизнес-процессах компании:
- Реорганизован процесс управления закупочной деятельностью по процедурам планирования закупок, управления закупочными процедурами, а также реализованы новые процессы исполнения плана закупок.
- Методологически проработаны и внедрены автоматизированные процедуры контроля на основании лимитов бюджетов БДДС и БДР.
- Реализовано автоматизированное формирование регламентированной и налоговой отчетности в АСУФХД.
- Автоматизированы процедуры согласования заявок на расходование денежных средств.
- Автоматизированы процедуры согласования заявок на закупки.
- Проработана методология сопоставления данных управленческого учета и регламентированного учета с последующей автоматизацией сверки данных и формированием отраслевой отчетности.
- Разработана и внедрена методология отражения документов на основании данных систем биллинга.
- Разработана, автоматизирована и внедрена методология принятия к учету основных средств по ИСУЭ.
Объем внедрения позволяет на следующих этапах обеспечить переход компании на налоговый мониторинг. Таким образом, к работе в АСУФХД подключены отделы и службы, ранее выполнявшие свою работу вне информационных систем. По результатам выполненного проекта выросла эффективность внутреннего контроля, обеспечена прозрачность и доступность данных в рамках АСУФХД:
- Автоматизирован процесс управления закупками, обеспечен контроль от планирования закупок до их фактического исполнения.
- Автоматизирован процесс управление договорами, включая согласование лимитов, ведение графиков договоров, контроль факта исполнения договорных обязательств.
- Автоматизирован процесс планирования и исполнения бюджетов БДР, ускорен процесс сбора фактических данных за счет контроля сумм и аналитик на стадии первичного ввода информации.
- Исключено дублирование ввода фактических данных управленческого учета.
- Автоматизирован процесс сверки данных управленческого и регламентированного учета.
- Автоматизированы процессы казначейства.
- Обеспечено взаимодействие с другими процессами и системами, эксплуатируемыми в компании:
- действующей системой расчета заработной платы и управления персоналом;
- биллинговыми системами по учету расчетов с населением;
- биллинговой системой по учету реализации электроэнергии с юридическими лицами;
- электронными торговыми площадками для проведения закупочной деятельности;
- электронным архивом документов.
В результате проекта достигнуты следующие показатели:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 30%;
- ускорение получения управленческой и регламентированной отчетности на 30%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО на 30%.
Планами дальнейшего развития АСУФХД предусмотрено:
- Расширение интеграции АСУФХД с существующими смежными системами, включая ведение электронного архива первичных учетных документов.
- Повышение автоматизации распознавания платежей до 95%.
- Методологическая проработка и внедрение системы управления рисками (системы внутренних контролей для целей налогового мониторинга).
- Подготовка АСУФХД к переходу на современную форму налогового контроля — налоговый мониторинг.
