Компания «Газпром шельфпроект» успешно внедрила автоматизированную систему управления персоналом и заработной платой. Создание единого информационного пространства позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и сократить трудоемкость рутинных операций посредством избавления от многократного ввода однотипной информации. Внедрение системы повысило надежность и достоверность кадровой информации.
Акционерное общество «Газпром шельфпроект» — сервисная компания с полным комплексом услуг для реализации морских нефтегазовых проектов. Среди компетенций — работы по поиску, разведке и разработке морских месторождений углеводородов, а также управление проектными и изыскательскими работами.
Основные цели проекта:
- Создать единое информационное пространство, объединяющее головной офис и удаленные филиалы.
- Унифицировать процессы и отчетные формы по кадровому учету и расчету заработной платы.
- Автоматизировать процедуры расчета заработной платы и табельного учета, с учетом отраслевых и организационных требований.
- Повысить эффективность управления затратами на персонал.
Задачи проекта:
- Внедрить единую систему кадрового учета и расчета заработной платы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
- Автоматизировать следующие функции:
- начисление заработной платы сотрудников;
- расчета прочих начислений и удержаний сотрудников;
- ведение штатного расписания;
- учет отсутствий сотрудников, табельный учет.
До внедрения единой информационной системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в организации отсутствовало программное обеспечение для расчета заработной платы и табельного учета. Все данные по учету велись в MS Word и Excel, что значительно уменьшало производительность кадрового делопроизводства и увеличивало трудозатраты при расчетах.
Существовала необходимость постоянной перепроверки табелей для недопущения ошибок, влекущих за собой в том числе крупные финансовые потери. Так же отсутствие единого информационного пространства мешало быстрому созданию отчетов с необходимой детализацией и аналитическими разбивками.
Автоматизированы следующие функциональные модули:
- Кадровый учет.
- Расчет заработной платы, прочих начислений и удержаний.
- Личный кабинет сотрудника.
- Учет отсутствий сотрудников.
Проведена интеграция со смежными системами:
- системой документооборота;
- системой бухгалтерского учета;
- системой распределённого табельного учета.
Общее число автоматизированных рабочих мест: 52. Количество одновременно работающих клиентов — 50. Количество справочников — 64, видов документов — 30, отчетов — 45. Количество вводимых документов в день — 50.
Расчет заработной платы ведется для более чем 200 сотрудников в том числе в удаленно расположенных филиалах и с учетом отраслевой специфики.
Схема архитектуры
По результатам обследования и анализа бизнес-процессов проведены работы по адаптации типового решения «1С:Зарплата и управление персоналом 8»:
- Произведена миграция нормативно-справочной информации.
- Выполнены настройки учета в системе.
- Загружена информация об истории начислений и удержаний сотрудников, налоговых вычетах, больничных (и прочей исторической информации, требуемой для корректного расчета заработной платы).
- Настроены виды начислений, требуемые для корректного расчета заработной платы.
- Выполнены доработки системы в части удобства использования системы.
- Выполнены доработки в части правил определения районных коэффициентов в условиях изменения территорий.
- Выполнены доработки системы в части ведения организационной структуры предприятия.
- Настроена интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП» в части передачи данных по заработной плате и прочим начислениям.
- Настроена интеграция с «1С:Документооборот 8 КОРП» в части передачи данных о сотрудниках и подразделений, а также данных о поступивших задачах.
- Выполнены доработки в части учета управленческих аналитик.
- Выполнены доработки печатных форм и отчетов, в соответствии с запросами пользователей например «Трудовой договор», «Договор ГПХ», «Договор ГПХ — супервайзер», «Дополнительное соглашение (перевод)», «Дополнительное соглашение (продление договора)», «Дополнительное соглашение (супервайзинг)», «Дополнительное соглашение «Оплата труда...».
- Реализована интеграция с личным кабинетом сотрудника.
- Настроен модуль расчета и начисления и заработной планы для сотрудников, работающих вахтовым методом. В системе выполнена настройка параметров программы, учетной политики организации и сопутствующей нормативно-справочной информации. Занесена структура новых подразделений организации. Настроены графики работы для сотрудников ПБУ.
- Настроены параметры начислений заработной платы:
- доплата вахтовикам за время в пути;
- доплата за работу в ночное время;
- доплата за расширенную зону обслуживания (пропорционально отработанному времени);
- доплата за сверхурочные часы по приказу;
- доплата за сверхурочные часы по приказу 100%;
- доплата на работах с вредными и/или опасными условиями труда;
- материальная помощь в связи с рождением / усыновлением ребенка;
- материальная помощь на похороны работнику в связи со смертью членов семьи;
- материальная помощь на похороны членам семьи в связи со смертью работника;
- надбавка за вахтовый метод работы;
- оплата простоя (2/3 тарифной ставки / оклада);
- оплата простоя по вине работодателя (2/3 среднего заработка);
- повременная оплата по окладу (по часам);
- премия к юбилею;
- районный коэффициент;
- оплата праздничных и выходных дней (суммированный учет);
- доплата за работу в праздничные и выходные дни (суммированный учет);
- доплата за работу в праздничные и выходные дни (ночные часы).
Ускорилось получение регламентированной отчетности
Внедренная система позволила объединить в единое информационное пространство отдел организации труда и заработной платы, планово-экономический отдел и специалистов по расчету заработной платы в условиях территориальной распределенности предприятия. В результате существенно снизилась трудоемкость процедур ведения табельного учета и расчета заработной платы. Обеспечена возможность работы в современной информационной системе, которая полностью соответствует требованиям компании АО «Газпром Шельфпроект» и гарантирует целостность учетных данных, используемых кадровыми и управленческими службами в администрации и филиалах.
Создание единого информационного пространства предприятия позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и сократить трудоемкость рутинных операций посредством избавления от многократного ввода однотипной информации. Внедрение системы на базе «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» в АО «Газпром Шельфпроект» повысило надежность и достоверность кадровой информации. Компания получила возможность своевременно формировать необходимую аналитическую отчетность в требуемых разрезах, что в совокупности способствовало повышению эффективности деятельности предприятия в целом.
Количественные результаты:
- время подготовки отчетности по фонду заработной платы и социальным выплатам сократилось в результате автоматизации на 90%;
- получение регламентированной отчетности ускорилось на 80%;
- время расчета заработной платы в подразделениях сократилось в 3 раза;
