Компания «Фреш Маркет» перевела расчет зарплаты и управление персоналом из зарубежной ERP-системы в «1С:Зарплата и управление персоналом». В связи с профилем деятельности предприятия, работа с персоналом, корректность и своевременность расчета заработной платы являются абсолютным приоритетом для руководства. Основной задачей при переходе на «1С» стал максимально безболезненный перевод деятельности HR службы, расчетного отдела бухгалтерии и ряда смежных подразделений. После внедрения новой системы расчет заработной платы ускорился с нескольких часов до 1/3 часа. Упростилось планирование работы сотрудников с плавающими графиками работы и ненормированным рабочим днем
Бренд ДА! принадлежит компании ООО «Фреш Маркет», которая входит в состав группы компаний «О’КЕЙ», одного из крупнейших и наиболее успешных представителей российского ритейла. Сеть магазинов ДА! представляет совершенно новый формат дискаунтера на рынке российской розничной торговли, который предлагает покупателям оптимальное соотношение цены и качества. Руководящий состав ДА! имеет свою уникальную философию и особый подход к управлению.
Цель проекта: максимально безболезненный переход на программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» (1С:ЗУП) с зарубежной ERP-системы, исключающий ошибки расчета и сбой автоматизированных функций в переходный период.
Задачи проекта:
- Реализация специфических особенностей учетной системы, необходимых для эффективной деятельности предприятия:
- обмен данными с материнской зарубежной ERP-системой в части справочной информации, бухгалтерских проводок, платежных документов;
- подсистема печатных форм при приеме на работу и кадровых перемещениях;
- подсистема массовых рассылок предупреждающих сообщений, печатных форм, расчетных листков и т.п.;
- модуль планирования и регистрации рабочего времени линейного персонала в магазинах и распределительных центрах, подсистема утверждения и проверки табелей учета рабочего времени;
- подсистема расчета вознаграждения по KPI сотрудников магазинов и распределительных центров;
- поддержка реферальной программы «Приведи друга»;
- возможность групповых массовых пересчетов документов-отклонений;
- уникальный подход к суммированному учету рабочего времени.
- Переход на порядок учета рабочего времени в соответствии с методологией 1С:ЗУП 3 КОРП.
- Внедрение нового автоматизированного функционала в части специальной оценки условий труда, учета средств индивидуальной защиты, контроля медицинских осмотров персонала в магазинах.
- Интеграция с программным модулем распознавания документов Smart Engine.
- Сокращение времени расчета заработной платы: с 10-12 часов ночью до приемлемого показателя 30-40 минут в течение рабочего дня.
На момент начала проекта кадровый учет, функции HR и расчет заработной платы предприятия велись в зарубежном программном комплексе. Задача расчета заработной платы на предприятии была решена, однако сопровождение и развитие эксплуатируемой системы было сопряжено с двумя трудностями:
- Выбранная ранее архитектура решения стала приводить к падению эффективности и скорости работы системы в связи с ростом численности сотрудников предприятия.
- Но, главное, бурный поток законодательных инициатив поставил ребром вопрос о все более сложной и дорогой процедуре их поддержки в автоматизированной системе.
Было принято решение о переходе на программный продукт «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП», обладающий необходимым типовым функционалом и имеющий гарантированную своевременную поддержку производителя в части обновления системы, что являлось весомым аргументом для заказчика в выборе новой информационной системы. Также замена системы на 1С:ЗУП КОРП предполагала возможность в дальнейшем использовать быстро развивающийся функционал решения от 1С.
В результате проекта была реализована следующая архитектурная схема. Основная информационная база расчета заработной платы и HR состоит из двух практически независимых контуров:
- Типовой контур с продуманными для максимально эффективного обновления модификациями;
- Контур «Планирование и регистрация рабочего времени».
Также информационная база 1С:ЗУП связана через промежуточную базу данных с зарубежной ERP-системой в части обмена данными:
- справочная информация;
- бухгалтерские проводки;
- платежные поручения на выплату ЗП и налогов.
Автоматизированы функции:
- Расчет зарплаты.
- Подбор кадров.
- Кадровый учет.
- Анализ кадрового состава.
- Учет рабочего времени.
- Регламентированная отчетность.
- Применение различных мотивационных схем.
- Оценка и аттестация персонала.
- Обучение персонала.
- Оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность.
- Управление обучением и повышением квалификации.
- Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий.
В системе постоянно работают до 300 пользователей: как сотрудников учетных и кадровых служб, так и руководители магазинов и подразделений распределительных центров.
Схема архитектуры
Есть две важные особенности реализованной в рамках проекта системы:
- Крайне высокие требования к эффективности работы системы. Данная особенность присутствовала в ранее эксплуатируемом зарубежном комплексе и перешла в 1С. Иллюстрацией данного аспекта является небольшое количество сотрудников расчетной службы предприятия, выполняющих расчет на 4,5 тысячи сотрудников в такой сложной отрасли как розничная торговля. Для этого в течение проекта пришлось реализовать порядка 40 рассылок и контрольных проверок, позволяющих пользователям своевременно получать информацию, необходимую для ежедневной работы. Также были реализованы:
- групповые формы печати при приеме на работу сотрудников, их перемещении;
- групповые обработки пересчета документов отклонений.
- Распределенная система планирования и регистрации рабочего времени сотрудников в магазинах и РЦ.Данная система позволяет эффективно планировать рабочее время с учетом интересов сотрудников и максимально полной занятости с учетом требований ТК РФ в части суммированного учета рабочего времени. Также данная система приводит к автоматическому табелированию рабочего времени, снимая эту нагрузку с кадровых служб предприятия.
Отдельной сложной задачей проекта при старте работы был перенос и нормализация исторических данных из зарубежной ERP-системы, в которой хранение информации было построено по иным принципам нежели в 1С:ЗУП КОРП.
Также в рамках проекта удалось решить новые задачи, автоматизировав функции, ранее выполнявшихся в ручном режиме:
- контроль СИЗ;
- учет СОУТ;
- интеграция с системой распознавания документов Smart Engine.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение отчетности
Все поставленные на старте проекта цели были достигнуты.
- Основной решенной задачей, безусловно, является переход в части HR и расчета заработной платы на платформу «1С:Предприятие». Это позволило сконцентрировать усилия IT-служб предприятия в данной области не на разработке обновлений в связи с изменением законодательства, а на развитии уникальных и востребованных для предприятия возможностей автоматизированной системы.
- Время реализации и внедрения законодательных инициатив, благодаря использованию поставок обновлений 1С, сократилось с месяцев до нескольких часов.
- Время выполнения операции расчета заработной платы сократилось с нескольких часов до 1/3 часа.
- Существенно в несколько раз сократилось время формирования контрольного отчета по суммированному учету рабочего времени (СУРВ).
- Также появилась возможность использовать другие возможности типового программного продукта:
- сервис «Кабинет сотрудника»;
- подсистема учета средств индивидуальной защиты;
- подсистема охраны труда;
- подсистема СОУТ.
Разработан программный модуль (подсистема) «Планирование и регистрация рабочего времени» (Планировщик), с помощью которого удалось перевести ежедневную работу по планированию и учету отработанного времени в подразделениях с плавающим графиком работы (магазины, склады, водители) из зарубежной ERP-системы в 1С.
Планировщик предназначен для:
- Планирования рабочего времени сотрудников магазинов и складов для достижения установленных для подразделений показателей эффективности.
- Регистрации фактически отработанного времени.
- Постоянного контроля прогноза недоработки/переработки сотрудников за месяц и за период СУРВ из-за отсутствия сотрудников на рабочем месте и отклонения фактически отработанного времени от планового по любой причине.
- Упрощения контроля эффективности сотрудников и подразделений за счет оперативного получения заинтересованными пользователями аналитической информации.
При внедрении модуля «Планировщик» была проведена реорганизация порядка работы специалистов предприятия в данном модуле, упрощен интерфейс системы, добавлен ряд новых сервисных возможностей.
По сравнению с ранее эксплуатируемым модулем в зарубежной ERP-системе, при переходе на 1С было упрощено планирование работы сотрудников с плавающими графиками работы и ненормированным рабочим днем, добавлены новые гибко настраиваемые пользователями инструменты для ускорения внесения данных в «Планировщик».
Упрощено прогнозирование баланса часов по СУРВ за текущий период и контроль переработок/недоработок сотрудников в режиме реального времени, т.е. дополнительно был понижен риск необоснованных расходов заказчика на оплату труда сотрудников, находящихся на СУРВ с различными периодами.
Созданы уровни доступа для управляющих магазинов, региональных менеджеров, директоров по продажам и отдела персонала, а также гибко настраиваемые отделом персонала ограничения к изменению данных за прошедшие дни.
Табели учета рабочего времени формируются на основании данных, введенных ответственными сотрудниками магазинов в Планировщик, с учетом особенностей настроек видов времени и начислений в базе заказчика.
До старта проекта были достаточно полно обозначены необходимые изменения типовой конфигурации, что позволяло достаточно хорошо определить общий бюджет проекта. Единственным риском оставался поздний срок старта проекта, затянувшийся минимум на месяц. На входе в проект и команда заказчика, и команда исполнителя понимали данную проблему, в связи с чем регулярно контролировали данный риск до старта расчета зарплаты. В итоге риск был купирован решением реализовать полноценный обмен между обеими автоматизированными системами (зарубежная ERP-система и 1С) и проведением параллельного расчета заработной платы в обоих системах. Это позволило выиграть время для реализации в 1С всего требуемого функционала в полном объеме.
Начиная с марта 2022 года, отказались от расчетов в зарубежной ERP-системе, и все функции расчета заработной платы и HR были переведены в учетную систему на платформе «1С:Предприятие».
Первая часть проекта была окончательна закрыта в сентябре 2022 года после расчета полугодового СУРВ с марта по август. Далее был запущен второй этап проекта; перевод из зарубежной ERP-системы в «1С:Зарплата и управление персоналом» уникального модуля планирования и учета рабочего времени линейного персонала организации на рабочих местах: в магазинах и РЦ.
Данная функция была запущена в полном объеме в 1С с февраля 2023 года.
По итогам проекта:
- сократились трудозатраты в подразделениях на 20%;
- ускорилось получение регламентированной отчетности на 100%;
- сократились операционные и административные расходы на 20%.
