В «Щекиноазот» построили единую информационную систему на базе «1С:ERP. Управление холдингом», в которой отражена специфика химической отрасли, учтены различные направления деятельности предприятия. Обеспечено получение консолидированной отчетности, нормализована и унифицирована НСИ, реализовано централизованное согласование закупок. В результате проекта снизился объем ручного труда и выросла оперативность реагирования на быстро меняющиеся внешние условия.
Акционерное общество «Щекиноазот» — ведущий производитель продуктов промышленной химии (метанола, капролактама, минеральных удобрений, серной кислоты). Предприятие одним из первых в стране сертифицировано по международным стандартам ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001. В компании работает более 3500 сотрудников.
Цели проекта:
- Перейти на единую корпоративную информационную систему, отказаться от использования зарубежной системы.
- Снизить объем ошибок, связанных с человеческим фактором, и ручного труда при ежемесячном расчете платежей по кредитам и процентов по ним.
- Планировать денежные потоки с учетом поступлений и списаний по финансовым инструментам.
- Решить проблему перегруженности складов, неэффективного использования запасов и расходования ДС.
Задачи проекта:
- Унифицировать НСИ (на старте проекта — более 125 000 позиций), централизовать её заполнения и обновления.
- Консолидировать данные по условиям работы с финансовыми инструментами, формировать максимально информативную отчетность.
- Усилить контрольза действиями пользователей в системе в целях минимизации рисков искажения информации в финансовой отчетности, конфликтов разделения обязанностей и нарушения доступа к бизнес-данным.
- Минимиировать сложность поддержки системы и обеспечить минимально возможный период времени обновления согласно формируемому регламенту.
Компания имеет ряд специфических черт, которые оказывают прямое влияние на бизнес-процессы компании:
- при производстве используется большое количество различных единиц измерения товаров;
- расчет фактической себестоимости продукции возможен только после выполнения контрольных замеров;
- большой кредитный портфель: более 1000 договоров с различными условиями;
- сложная структура: группа компаний «ЩЁКИНОАЗОТ» включает 10 юридических лиц, в компании работает более 3500 сотрудников.
До проекта учет велся в системе зарубежного производителя, а также в MS Excel. Налоговый учет не был автоматизирован, а для расчета себестоимости продукции в холдинге использовалась самописная система не на базе «1С». Из-за большого объема данных и разрозненности систем возникали ошибки, часть данных терялась.
В единой системе «1С:ERP. Управление холдингом» выполнена комплексная автоматизация холдинга, отражена специфика химической отрасли, учтены различные направления деятельности предприятия.
В результате проекта автоматизирована работа с финансовыми инструментами для управления кредитным портфелем из более 1000 договоров с большой вариативностью условий под потребности каждого предприятия холдинга. Обеспечено получение консолидированной отчетности.
Схема функциональной архитектуры и интеграций
Запуск системы в промышленную эксплуатацию производился поэтапно — для комфортного перехода сотрудников в новую систему.
Нормативно-справочная информация (НСИ), перенос данных
До проекта в компании не было единого формата ведения справочников номенклатуры. Сами справочники содержали большое количество дублей, из-за чего нельзя было оперативно контролировать наличие запасов/остатков на складах. Что, в свою очередь, приводило к неэффективному расходованию денежных средств на закупки и к перегруженности складских помещений.
Для решения этой проблемы был выполнен аудит и нормализация справочников. В результате количество используемой НСИ сократилось более, чем в два раза: со 125 000 до 61 000 позиций.
Для поддержания справочников в корректном виде в компании создали отдел для контроля за вводом НСИ.
Пример карточки номенклатуры
Выполнен перенос данных из исторической системы.
Для учета спецификаций продукции на предприятии используется самописная система «Система контроля себестоимости продукции» (далее — СКСП). Настроена интеграция «1С:ERP. Управление холдингом» с СКСП.
Заявочная кампания
Все закупки в холдинге производятся централизованно и требуют согласования. Данный процесс полностью отражен в системе «1С:ERP. Управление холдингом»: от создания заявки до снабжения. В системе в данном процессе задействовано порядка 70-ти сотрудников предприятия.
Для снабженцев разработан АРМ «Сводная заявка на закупку», который позволяет осуществлять массовую закупку. В АРМ используется единый с «1С:Документооборот» справочник договоров, соглашений и контрагентов — настроен план обмена. Заявитель может контролировать состояние своей заявки через связанные документы.
Разработан отчет «Ведомость заказа, поставки материалов и оборудования», который позволяет глобально проанализировать состояние позиций по закупкам: плановые сроки потребности, плановые сроки поступления, резервирование и т.п.
Пример ведомости заказа
Выпуск продукции
В системе «1С:ERP. Управление холдингом» настроено отображение фактического выпуска продукции и списаний.
Расчет себестоимости продукции происходит во внешней системе, интегрированной с «1С:ERP. Управление холдингом». Система 1С:ERP. УХ передает информацию о расходах, возникших при производственном процессе, и получает результаты расчета, которые затем распределяются на номенклатурные позиции.
На основании этих данных в «1С:ERP. УХ» можно построить отчет, который содержит информацию о фактическом выпуске продукции за период и о её себестоимости.
Складской учет
В системе «1С:ERP. Управление холдингом» учитываются все виды складских операций.
- Ответственное хранение:
- собственные склады;
- сторонние склады;
- прием на свои склады со сторонних;
- приемка;
- складские операции;
- внутреннее перемещение;
- передача подрядчику;
- движение оборудования и основных средств;
- учет материалов в эксплуатации;
- производственные списания;
- инвентаризация (типовая).
- Отражена специфика складского учета компании:
- большое количество коэффициентов пересчета в рамках одной номенклатуры в зависимости от партии;
- отгрузочные коэффициенты определяются конкретной партией, т.е. по результатам контроля качества или производственных замеров;
- отгрузки происходят по сериям/партиям (высокая детализация);
- есть крупногабаритные отгрузки (вагоны/машины).
Контроль качества
Автоматизирован процесс формирования сертификатов и паспортов качества: теперь они создаются и выгружаются напрямую из системы «1С».
Пример паспорта качества
Финансовые инструменты
Холдинг занимается инвестиционной деятельностью, имеет большой кредитный портфель — более 1000 кредитных договоров с изменяемыми условиями по комиссиям, лимитам, остаткам. Все расчеты по кредитным договорам хранились в разрозненных таблицах MS Excel.
В ходе проекта информация по всем финансовым инструментам собрана в единой информационной системе «1С:ERP. Управление холдингом». Реализована большая вариативность заполнения условий договоров под потребности каждого предприятия холдинга.
Адаптация инструментов системы, используемых для анализа данных:
- В векселя добавлены новые реквизиты — серия, номер и форма выпуска. Эти реквизиты можно выводить в отчет по движению векселей и вести учет в разрезе этих данных.
- Для выданных аккредитивов и договоров депозитов добавлена возможность настройки плавающей ставки комиссии за открытие. Индикативная ставка есть и в типовом функционале, но в доработке настроено автоматическое получение значений, а также ограничение диапазона для процентной ставки. Также добавлена возможность указания календарной даты окончания периода уплаты комиссии.
- Для договоров залога добавлен выбор типов данных для объекта залога — объект эксплуатации, объект строительства, ценная бумага и т.д.
- Для договоров займа добавлена возможность капитализации процентов по выданным предприятием займам: размер можно увеличить на размер недополученных процентов и рассчитывать итоговый процент уже от новой суммы.
- Для банковской гарантии доработана возможность рассчитывать комиссию с указанной периодичностью по ставке годовых.
- В договоры страхования добавлена возможность указывать один или несколько объектов эксплуатации, которые затем отражаются в отчетах.
Адаптация «1С:ERP. Управление холдингом», связанная с расчетными механизмами:
- В первую очередь была добавлена возможность хранения в договоре значения фиксированной части плавающей процентной ставки. Разработано рабочее место, где фиксированная часть процентной ставки может добавляться вручную с указанием даты, с которой начинает действовать новый размер. График платежей также был доработан, чтобы данные учитывались при расчете.
- Для траншей кредитной линии реализована возможность хранения в договоре дополнительной справочной информации о видах субсидий и целях финансирования, что позволяет отслеживать движения по кредитам в разрезе целей.
- В кредитные договоры добавлена возможность указывать дополнительные платежи по кредитам. Доработан график расчетов — он формируется с учетом всех комиссий. Кроме того, в заявках на оплату также можно увидеть типы комиссии, что позволяет наглядно оценить, на что расходуются денежные средства и в каком объеме.
- Настроены регламентные задания для автоматической корректировки данных по котировкам межбанковских ставок в системе.
- С помощью регламентного задания в системе автоматизирован процесс пересчета графиков и условий оплат кредитных документов.
- Доработана возможность загрузки данных по разным кредитным договорам в одну заявку на оплату. Также реализован дополнительный функционал по изменению статьи движения денежных средств: в заявке на оплату теперь можно выделить группу строк и для них назначить новую статью.
- Выполнена адаптация процесса факторинга. В компании факторинг включает в себя три итерации, что отражено в системе «1С:ERP. Управление холдингом»: в рамках одного договора каждый месяц осуществляется три транша. Первый и второй рассчитываются как процент от плановой суммы выборки — 35% и 50%. Третий платеж рассчитывается автоматически — как разность фактической суммы поставки и проведенных платежей.
Налоговый учет
До проекта налоговый учет не был автоматизирован: сотрудники бухгалтерии проводили необходимые расчеты в MS Excel при помощи налоговых кодов.
В ходе проекта выполнена адаптация «1С:ERP. Управление холдингом»:
- Реализована возможность работать с разными аналитиками в бухгалтерском и в налоговом учете.
- Доработан механизм зачета НДС для сырьевого экспорта.
- Контролируемые сделки (отгрузки заграницу).
Снижение объемов материальных запасов
Рост оборачиваемости складских запасов
Сокращение трудозатрат в подразделениях
- Выполнен переход на единую информационную систему «1С:ERP. Управление холдингом», в которой отражена специфика и учтены различные направления деятельности предприятия.
- В результате нормализации и унификации НСИ количество используемых позиций номенклатуры сократилось более, чем в два раза, что повысило оперативность контроля запасов/остатков на складах.
- В результате автоматизации заявочной компании обеспечено централизованное согласование закупок: от создания заявки до снабжения, в единой системе в данном процессе участвуют порядка 70-ти сотрудников предприятия.
- Снизился объем ручного труда при работе с финансовыми инструментами, трудозатраты сократились на 55%.
- Минимизированы ошибки при расчете сумм, подлежащих уплате.
- Появилась возможность использовать данные графиков платежей по финансовым инструментам при планировании денежных потоков предприятия.
- Повысилась оперативность реагирования на быстро меняющиеся внешние условия.
Экономический эффект от внедрения:
- Снижение объемов материальных запасов: 10%.
- Сокращение операционных и административных расходов: 5%.
- Рост оборачиваемости складских запасов: 15%.
- Сокращение трудозатрат в различных подразделениях: 15%.
- Снижение зависимости от зарубежного ПО: 100%.
- Ускорение обработки заказов: 50%.
- Ускорение получения управленческой отчетности: 30%.
- Ускорение получения регламентированной отчетности: 30%.
