Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский Федеральный Ядерный Центр — Всероссийский научно-исследовательский институт технической физики имени академика Е.И. Забабахина» (РФЯЦ — ВНИИТФ) — предприятие, имеющее стратегическое значение для страны, разрабатывает и курирует более половины действующего ядерного арсенала России.ФГУП РФЯЦ-ВНИИТФ отвечает за весь жизненный цикл ядерных зарядов и боеприпасов, начиная с их разработки и заканчивая демонтажем и утилизацией.
Цели проекта: комплексная автоматизация и улучшение управления финансовыми процессами, что позволит повысить оперативность, точность и эффективность работы.
Перед началом проекта были определены ключевые задачи проекта автоматизации, позволяющие повысить эффективность процессов в организации:
- Замещение части исторических информационных систем на функциональный блок «Казначейство» в системе «1С: ERP Управление холдингом».
- Автоматизация создания и согласования заявок на выплаты наличных и безналичных денежных средств, что позволит сократить время обработки и уменьшить вероятность ошибок.
- Автоматизация создания и согласования плановых поступлений наличных и безналичных денежных средств для улучшения планирования и контроля финансовых потоков.
- Автоматизация работы с реестрами платежей и создание на их основании банковских документов для исполнения, что упростит процесс обработки платежей.
- Автоматизация работы с банковскими выписками, чтобы обеспечить оперативную и точную обработку банковских операций.
- Автоматизация работы с кассовыми операциями, создание рабочих мест для кассиров, что повысит эффективность работы кассового узла.
- Внедрение и функционирование сервиса «Платежный календарь», который обеспечит лучшее управление и прогнозирование денежных потоков.
- Организация интеграций между функциональным блоком и историческими системами для обеспечения бесперебойного обмена данными и единого информационного пространства.
- Проведение обучения пользователей функционального блока для повышения их квалификации и обеспечения эффективного использования новой системы.
До начала проекта по автоматизации на предприятии некоторые задачи решались с помощью программного обеспечения собственной разработки. Однако, значительная часть процессов оставалась неавтоматизированной, что требовало использования бумажного документооборота. В частности, это касалось утверждения заявок, исполнения кассовых операций, составления реестров платежей, создания платежных документов и ведения платежного календаря. Кроме того, стояла задача импортозамещения имеющегося программного обеспечения.
Для решения задач компания выбрала «1С:ERP Управление холдингом», благодаря широкому набору функциональных блоков, которые соответствовали запросам бизнеса.
Проект по автоматизации финансовых процессов на предприятии на базе решения «1С:ERP Управление холдингом» включал несколько ключевых этапов, разбитых на три основные очереди, каждая из которых обеспечивала последовательное достижение целей проекта.
Проект был начат в сентябре 2022 года, что дало старт всем последующим этапам.
Очередь 1: Внедрение подсистемы формирования заявок на оплату (ПФЗО).
- Этап 1: Формирование требований к ПФЗО и проектирование ПФЗО. На этом этапе проводился сбор и уточнение требований, а также проектирование подсистемы.
- Этап 2: Доработка ПФЗО (сентябрь 2022 — декабрь 2022). Включал разработку и доработку подсистемы в соответствии с уточненными требованиями.
- Этап 3: Подготовка к вводу ПФЗО в опытную эксплуатацию (ОПЭ) (сентябрь 2022 — декабрь 2022). Этот этап включал подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.
- Этап 4: Проведение ОПЭ ПФЗО (сентябрь 2022 — декабрь 2022). На этом этапе система проходила тестирование в реальных условиях эксплуатации.
- Этап 5: Проведение промышленной эксплуатации (ПЭ) ПФЗО (период стабилизации) (январь 2023 — апрель 2024). Завершающий этап стабилизации работы системы, включающий устранение возможных недочетов.
Очередь 2: Внедрение подсистемы корпоративного казначейства (ПКК)
- Этап 1: Формирование (уточнение) требований к ПКК и проектирование ПКК (сентябрь 2022 — декабрь 2022). Аналогично первому этапу для ПФЗО, проводилось уточнение требований и проектирование подсистемы.
- Этап 2: Доработка ПКК (сентябрь 2022 — декабрь 2022). Разработка и доработка подсистемы.
- Этап 3: Опытная эксплуатация ПКК (январь 2023 — апрель 2023). Тестирование системы в реальных условиях эксплуатации.
- Этап 4: Подготовка к вводу ПКК в ОПЭ (май 2023 — август 2023). Подготовительные мероприятия для ввода системы в опытную эксплуатацию.
- Этап 5: Проведение ОПЭ ПКК (сентябрь 2023 — декабрь 2023). Система проходила тестирование и оценку в условиях реальной эксплуатации.
- Этап 6: Проведение ПЭ ПКК (период стабилизации) (январь 2024 — апрель 2024). Завершающий этап стабилизации системы.
Очередь 3: Развитие компетенций команды сопровождения РФЯЦ-ВНИИТФ. Проведение очных сертифицированных курсов фирмы «1С» в центрах сертифицированного обучения (январь 2023 — апрель 2024). Обучение и повышение квалификации команды сопровождения, что обеспечило их готовность к эффективной работе с новой системой.
Эти этапы позволили структурировано и последовательно выполнить все необходимые работы по автоматизации финансовых процессов, обеспечив успешное внедрение и дальнейшую эксплуатацию системы на предприятии.
.png)
Схема архитектуры системы
Масштаб проекта:
- Автоматизировано рабочих мест: более 300.
- Автоматизированы все структурные единицы.
- Длительность проекта: 1,5 года.
В ходе выполнения проекта команда внедрения столкнулась с рядом существенных трудностей, которые потребовали особого внимания и комплексных решении. Один из основных нюансов — работа в закрытой сети, где было проблематично выполнять задачи удаленно и тестировать доработки. Это требовало постоянного присутствия специалистов команды внедрения на территории заказчика для проведения отладки и тестирования
У большинства сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ отсутствовал опыт работы с решениями 1C. Потребовалось длительное время на обучение и привыкание к концепции учета в 1C. Потребовалось время на то, чтобы сотрудники научились делать слаженно — ведь в большой сквозной системе твои действия влияют на данные у твоих коллег.
Зачастую описания процессов формирования отчетности и схемы интеграций между таблицами исторической системы отсутствовали, что увеличивало трудоемкость их понимания. Кроме того, не все процессы в части распределения зон ответственности были описаны — потребовалась дополнительная работа по назначению ответственных лиц и согласованию их обязанностей.
Несмотря на трудности, возникшие при реализации проекта, благодаря слаженной работе команды внедрения и сотрудников РФЯЦ-ВНИИТФ, цели и задачи проекта были успешно решены.
Выросла эффективность процесса обработки данных
Ускорился процесс обработки данных о платежах
Сократилось время на согласование заявок на оплату
- Полностью автоматизирован блок «Казначейство» с использованием возможностей, предусмотренных в «1C:ERP Управление холдингом» для данного функционального блока. Это позволило автоматизировать многие процессы, ранее выполнявшиеся в бумажном виде, существенно повысив их эффективность и точность. Благодаря автоматизации удалось повысить эффективность процесса обработки данных на 30%.
- Автоматизированы рабочие места кассиров, что раньше не было предусмотрено. Теперь соблюдается принцип однократного ввода информации при работе с платежами, что позволило минимизировать риски ошибок и ускоряет процесс обработки данных на 25%.
- Организация получила возможность эффективно управлять денежными потоками с использованием инструмента «Платежный календарь». Данный инструмент позволил повысить точность управления на 40%. Это особенно важно, учитывая большое количество банковских счетов, которые находятся в распоряжении заказчика.
- Были успешно реализованы особенности работы с казначейскими счетами и платежами по государственным контрактам (ГЗ и ГОЗ), что соответствовало специфике деятельности заказчика. Автоматизированы планирование поступлений по договорам кредитов и депозитов, что улучшило финансовое планирование и управление долгами.
- Процесс согласования заявок на оплату полностью переведен из бумажного формата в 1C, что существенно упростило и ускорило процесс согласования. В системе теперь содержится информация об ожидаемых поступлениях денежных средств от контрагентов, что позволяет более точно планировать и контролировать денежные потоки. Автоматизация позволила сократить время на согласование заявок на оплату на 50%, благодаря переводу процесса в электронный формат.
- Автоматизировано заполнение части реквизитов в документах без участия пользователя, что повышает общую точность данных и исключает возможность пользовательских ошибок.
Все эти улучшения значительно повысили эффективность и точность финансовых процессов в РФЯЦ-ВНИИТФ, обеспечив ей конкурентные преимущества в отрасли.
