В строительной компании «Мосты и тоннели» построили корпоративную систему электронного документооборота систему на базе «1С:Документооборот КОРП». В компании оптимизировали все бизнес-процессы, что позволило сократить время и трудозатраты сотрудников на обработку документов. Также снизилось количество ручных операции и повысилась прозрачность внутренних процессов. Внедрение способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников.
Компания «Мосты и тоннели» занимается строительством транспортных объектов, таких как мосты, тоннели, метрополитены и иные искусственные сооружения, а также объектов для гражданского назначения.
Цели проекта:
- сократить время на обработку внутренних документов;
- снизить количество ошибок при работе с документами;
- обеспечить контроль исполнения задач, регламентировать управленческую деятельность и повысить ее эффективность;
- управлять деловыми процессами и совместной работой сотрудников;
- автоматизировать бизнес-процессы компании;
- сократить время и трудозатраты на поиск и оформление документов;
- сократить ручные операции;
- повысить прозрачность бизнес-процессов по заключению договоров.
Задача проекта: построить современную, удобную, эффективную корпоративную систему электронного документооборота на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
До автоматизации в компании существовало много договорной работы, отсутствовала прозрачность бизнес-процессов, были сложности при заключении договоров из-за большого количества условий. Была потребность в оптимизации трудозатрат. Большое количество ручных операций приводило к механическим ошибкам. Значительная часть времени тратилась на подготовку документов, что усложняло оценку эффективности работы. Отсутствовали действенные инструменты взаимодействия и согласования внутри компании (отсутствие системы уведомлений, контроля исполнительской дисциплины). Была необходимость в автоматизации всех видов заявок в компании (заявка на материалы, курьера, канцтовары, билеты, офисный транспорт и строительную технику).
Корпоративная система электронного документооборота построена на базе программного продукта «1С:Документооборот КОРП».
Реализация проекта происходила в несколько этапов:
- Сперва были проанализированы текущие бизнес-процессы компании, а на основе предпроектного исследования было подготовлено техническое задание с функциональными требованиями к системе электронного документооборота (ЭДО).
- Далее была установлена тестовая база, в которой было проведено моделирование процессов и демонстрация работы системы функциональным заказчикам.
- Также была проведена тестовая эксплуатация системы, а по её итогам выполнены необходимые доработки ИС.
- В завершение специалисты «Аксиомы-Софт» провели обучение сотрудников компании-заказчика, а затем система ЭДО была успешно запущена для 151 пользователя в реальных условиях работы.
Автоматизированные функции:
- делопроизводство,
- учет и хранение документов,
- ведение номенклатуры дел,
- учет и контроль исполнения поручений,
- учет рабочего времени,
- учет договоров.
Уникальность этого проекта заключается в том, что его разработали, с учетом сложной специфики бизнеса. Компания, имеет опыт выполнения работ по строительству объектов транспортного назначения: тоннелей, мостов, метрополитена и других искусственных сооружений, а также объектов гражданского назначения. В процессе своей деятельности фирма обрабатывает огромный объем документации.
Каждый день сотрудники работают со сметами, чертежами и проектными сведеньями, которые необходимы для отчетности и управления активами организации. К работе с такими документами предъявляются весьма строгие и сложные требования, особенно касающиеся их учета и хранения. Необходимо строго соблюдать все нормы касательно хранения указанных документов.
Команда тщательно изучила каждый этап рабочего процесса, разработала систему, которая максимально эффективно интегрируется в существующие операции компании. Процесс оформления контрактов и учета документации был оптимизирован, что включает все виды внутренних заявок, такие как потребности в материалах, услуги курьеров, закупка канцтоваров, транспорт и специализированная техника.
Провели консультирование сотрудников. Не было простого ознакомления с новой программой. Команда помогала разбираться в решении вопросов, проблемных ситуаций или задач, предлагала поддержку и необходимые сведения. Кроме того, давала рекомендации по эффективному использованию систем электронного документооборота в повседневной деятельности.
Ускорение обработки заказов
Сокращение расходов
Внедрение системы «1С:Документооборот КОРП» способствовало повышению исполнительской дисциплины сотрудников, благодаря формализации и контролю за выполнением задач. Теперь руководство компании располагает возможностью постоянного мониторинга и проверки выполнения поставленных целей. Сотрудники, выполняющие задания, могут более эффективно и оперативно исполнять свои обязанности, так как у них есть доступ к перечню задач с чётко определёнными сроками и структурированными описаниями.
Была создана централизованная база для хранения всех входящих и исходящих соглашений, а также организационной и нормативно-методической документации. Автоматизировали согласование всех существующих видов заявок в компании — заявки на материалы, курьера, канцтовары, билеты, офисный транспорт, строительную технику. Кроме того, было автоматизировано создание организационно-распорядительной документации, служебных записок и договорённостей.
Внедрение позволило оптимизировать работу со специализированными документами КС-2 и КС-3 для строительной отрасли, а также с документами форм М-15, М-19, М-25. В целом были автоматизированы все бизнес-процессы компании, что позволило повысить их прозрачность, упростить работу сотрудников с документами, сократив количество ошибок и сроки исполнения поручений.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение операционных и административных расходов на 30%;
- сокращение сроков исполнения заказов и услуг на 25%;
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях на 50%;
- ускорение обработки заказов на 25%.
