Русская медная компания построила единую систему управления централизованной нормативно-справочной информацией (НСИ) на базе «1С:ERP. Управление холдингом». Минимизированы ошибки при формировании первичных и отчетных документов за счет полного и точного описания справочников НСИ, на 95% сократились дубли нормативно-справочной информации. Планирование и учет оперативной деятельности оптимизированы за счет использования в этих процессах единых справочников с унифицированными описаниями объектов.
АО «Русская медная компания» (РМК) — один из ведущих производителей меди в России. Основана в 2004 году. РМК реализует полный цикл от добычи и обогащения руды до выпуска и реализации готовой продукции. В РМК занято более 25 тысяч штатных сотрудников и работников подрядных организаций.
Цель проекта — создание единой системы управления централизованной нормативно-справочной информацией (НСИ), интегрированной с системами предприятий, для дальнейшей автоматизации подготовки управленческой отчетности предприятий, централизованного казначейства, централизованных закупок, включая:
- Оптимизацию бизнес-процессов заявочной компании, сокращение циклов поставок материально-технических ресурсов (МТР), повышение эффективности и прозрачности работы служб материально-технического снабжения.
- Оптимизацию объемов складских запасов, возможность оперативного поиска МТР (либо их аналогов) на складах предприятий.
- Создание предпосылок для дальнейшего повышения эффективности снабжения предприятий необходимыми МТР (например, реализации системы подбора аналогов).
- Повышение качества бухгалтерской и управленческой отчетности.
- Обеспечение централизованного хранения и управление нормативно-справочной информацией.
- Обеспечение достоверности и непротиворечивости справочной информации в используемых информационных системах предприятий.
- Формирование подходов к созданию и функционированию cлужбы НСИ для поддержания в актуальном состоянии данных нормативно-справочной информации.
Задачи проекта:
- Определить перечень нормативно-справочной информации, подлежащей централизации.
- Стандартизовать и регламентировать существующие процессы ведения справочников НСИ.
- Сократить количество дублирующих записей справочников, за счет правил и алгоритмов формирования новой записи справочника НСИ.
- Создать службу НСИ с целью унификации, управления и формирования новых эталонных справочников в системах, устранить несоответствия.
- Создать MDM среду для обеспечения централизованного создания и внесения изменений в нормативно-справочную информацию.
- Подготовить механизмы перехода на новые централизованные справочники в системах предприятий.
- Интегрировать единую систему управления централизованной НСИ с системами предприятий «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия КОРП», системой документооборота.
- Интегрировать единую систему управления централизованной НСИ с информационными ресурсами ЕГРЮЛ, ЕГРИП.
В 2016 году на одном из производственных предприятий компании стартовал пилотный проект по автоматизации основных бизнес-процессов в системе «1С:ERP Управление предприятием». На момент начала проекта централизации НСИ в 2022 году система «1С:ERP Управление предприятием» запущена на большинстве производственных предприятий совместно с проектной командой «ЕРП Центр». В качестве основной системы для ведения учета компании также используется «1С:ERP Управление предприятием». В организациях с непроизводственными видами деятельности в качестве основной учетной системы применяется «1С:Бухгалтерия КОРП».
После автоматизации оперативной деятельности предприятий возникла необходимость в автоматизации централизованных процессов — подготовки управленческой отчетности предприятий, организации общего центра обслуживания, централизованного казначейства, централизованных закупок. Для этих целей возникла необходимость выполнения работ по централизации справочников и построению системы управления централизованной НСИ.
На момент старта проекта выявлены определенные сложности:
Организационные:
- Нет единого регламентированного процесса ведения справочников на предприятиях. Согласование заявок на создание/изменение записей осуществляется по разным маршрутам.
- Типовой/стандартный процесс, в основном, ни на одном из предприятий не выполняется.
- Подача заявок осуществляется несколькими способами, как непосредственно в локальных системах предприятий, так и в «ручном» режиме по электронной почте.
Методологически-информационные:
- На предприятиях используются локальные инструкции по формированию наименования записей справочников НСИ, которые содержат различные правила и алгоритмы и не содержат достаточных требований к полноте и точности описания НСИ.
- Анализ качества данных выявил:
-
- недостаточное качество данных и неполноту информационного наполнения основных и вспомогательных справочников (дубли, ошибки в наименованиях);
- отсутствие алгоритмов подбора аналогов для справочников «Номенклатура»;
- отсутствие унификации в наименованиях НСИ.
Технологические:
- Справочники НСИ децентрализованы, ведение справочников осуществляется локально на каждом из предприятий, что приводит к дублированию позиций в целом по компании.
- Корпоративная система управления НСИ предприятий децентрализована, информационная поддержка бизнес-процессов осуществляется в локальных системах предприятий.
- Отсутствует функционал подбора аналогов.
- Данные справочников НСИ не синхронизированы, кодирование записей ведется локально на каждом предприятии.
- Вспомогательные справочники и классификаторы для справочников ведутся локально и различаются на предприятиях.
- Следствиями и рисками перечисленных сложностей являются:
Следствия:
- Избыточные (лишние шаги) при согласовании заявок.
- Избыточные ручные операции.
- Существенные временные и операционные издержки на проверку качества данных и процесс согласования заявок на НСИ.
- Дублирование номенклатуры при формировании плана закупок и оприходованию на склад.
- Увеличение складских запасов и неликвидов за счет дублей и номенклатур с однотипными характеристиками.
- Неэффективное использование запасов и неликвидов, снижение оборачиваемости ТМЦ.
- Существенные временные, операционные и финансовые издержки при формировании и исполнении плана закупок.
- Некачественный и трудоемкий оперативный мониторинг складских остатков в целом по всем предприятиям.
- Увеличение объемов справочников за счет дублирования записей и наличия недостоверной информации.
- Затруднен сбор консолидированной отчетности за счет децентрализации справочников.
- Затруднена работа с дебиторской и кредиторской задолженностью предприятий.
Бизнес-риски:
- Затруднение объединения нескольких заказов в один лот, в результате менее выгодные условия закупки.
- Уменьшение оборачиваемости ТМЦ, увеличение складских запасов, неликвидов, что приводит к замораживанию оборотных средств.
- Увеличение бюджета расходов на закупки номенклатуры за счет неоптимального подбора аналогов и альтернативных поставщиков и неоптимальное расходование денежных средств.
- Закупки номенклатуры, не соответствующей заявленным требованиям, частые возвраты поставщикам, что может привести к снижению оперативности в техобслуживании и ремонтах, простою оборудования.
- Невыполнение плана продаж.
- Недостоверность учета, отчетности по план/факт закупкам, консолидированным остаткам и оборотам ТМЦ, что снижает эффективность и качество принятия управленческих решений.
- Недостоверность консолидированной отчетности, что снижает эффективность и качество принятия управленческих решений.
- Несвоевременное формирование отчетности в контролирующие органы.
- Уменьшение прибыли, рентабельности и капитализации предприятий.
По результатам обследования командой «ЕРП Центр» для автоматизации централизованных процессов с учетом наличия необходимого функционала, а также внедренной экосистемы 1С, было предложено использовать систему «1С:ERP. Управление холдингом», входящую в поставку «1С:Корпорация».
Для рганизации бизнес-процессов по управлению единым справочником номенклатуры, подготовки регламента и методологии работы нового подразделения была выбрана консалтинговая компания с опытом автоматизации процессов управления НСИ в части ведения справочника номенклатуры, вспомогательных справочников, классификаторов.
Команда «ЕРП Центр» выступила интегратором с адаптацией и расширением предлагаемой модели работы с учетом типового функционала систем, с адаптацией и расширением элементов модели к другим централизуемым справочникам, с участием в проработке методологии ведения и управления едиными справочниками, включая справочник номенклатуры, вспомогательные справочники, классификаторы.
Команда «РМК» участвовала в проработке методологии вместе с консалтинговой компанией и командой «ЕРП Центр», подготавливала данные и унифицировала справочники.
На постоянной основе в оперативном режиме в централизованной системе управления НСИ на базе «1С:ERP Управление холдингом» работают более 20-ти производственных предприятий компании в системах «1С:ERP Управление предприятием» и более 80-ти непроизводственных предприятий компании в системах «1С:Бухгалтерия КОРП», а также подключены системы документооборота.
Автоматизировано 1365 рабочих мест в 5-ти часовых поясах.
Схема архитектуры системы
Уникальность и сложность реализации проекта обусловлена следующими факторами:
- Обширный ландшафт с большим количество информационных баз, типов и элементов справочников.
- Территориально распределенный проект в нескольких часовых поясах.
- Рабочая группа состояла из представителей компании, предприятий со своей отраслевой спецификой, подрядчиков.
- Разработанная концепция управления справочником номенклатуры в ходе выполнения проекта потребовала более значительной адаптации под другие справочники.
- Создана служба НСИ, регламентирована работа сотрудников службы, подготовлены должностные инструкции.
- При реализации проекта необходимо было сохранить максимально типовой функционал, но при этом обеспечить выполнение требований по централизации НСИ.
- Возникало большое количество методологических вопросов, а также организационных вопросов, требующих участия и принятие решений руководством. При этом необходимо было учитывать мнение и требования всех заинтересованных сторон.
- При реализации проекта необходимо было уйти от устоявшихся консервативных децентрализованных процессов и методик работы со справочниками НСИ на предприятиях.
- Переход на работу с централизованными справочниками, отказ от ведения справочников локально (массовое обучение, работа с возражениями).
Сократились операционные и административные расходы
В начале проекта был определен перечень централизуемых справочников, также были учтены вспомогательные справочники и классификаторы, которые входят в реквизитный состав основного перечня:
- номенклатура, вспомогательные справочники;
- организации;
- страны мира;
- валюты;
- банки;
- банковские счета организаций;
- контрагенты;
- банковские счета контрагентов;
- договоры контрагентов;
- договоры кредитов и депозитов;
- договоры аренды;
- группы финансового учета расчетов;
- проекты;
- статьи доходов;
- статьи расходов;
- статьи калькуляции;
- статьи активов и пассивов;
- статьи движения денежных средств.
В ходе выполнения проекта:
- Определена и согласована методология ведения и управления едиными справочниками.
- Определен и согласован с рабочей группой реквизитный состав справочников с указанием типов, описанием предназначения реквизита, правилами заполнения, перечнем обязательных полей, перечнем реквизитов заполняемых централизовано и не централизовано (локально).
- Сформирован перечень функциональных разрывов системы «1С:ERP. Управление холдингом» и систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия КОРП».
- Выполнены настройки системы в соответствии с методологией, доработки систем для устранения функциональных разрывов, разработаны роли для разграничения доступа в соответствии с полномочиями участников процесса.
- Подготовлены правила перехода с существующих элементов на эталонные элементы для каждого типа справочника.
- Реализованы механизмы гибкого перехода на централизованные справочники по предприятиям и типам справочников.
- Проведен аудит заполнения реквизитов, оказана техническая помощь в устранении несоответствий, выполнена очистка справочников от дублей, потенциальных дублей, удалены неиспользуемые элементы справочников в системах предприятий «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия предприятия КОРП».
- Определен формат подачи заявок с обязательными реквизитами, которые используются специалистом подразделения по управлению НСИ для создания новых элементов и внесения изменений в элементы.
- Реализована подача заявки в систему «1С:ERP. Управление холдингом» напрямую из систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия КОРП», системы документооборота.
- Разработана интеграция системы «1С:ERP. Управление холдингом» и систем предприятий «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Бухгалтерия КОРП», системы документооборота.
- Подготовлены инструкции по работе с НСИ по каждому типу справочника.
- Создана и успешно функционирует служба НСИ.
- Осуществлен переход на работу с централизованными справочниками НСИ.
В результате проекта выстроена эффективная управленческая информационная среда:
- Управленческие решения стали более обоснованными, поскольку оперативно подкрепляются достоверной первичной и консолидированной информацией.
- Планирование и учет оперативной деятельности оптимизированы за счет использования в этих процессах единых справочников с унифицированными описаниями объектов (в том числе наименований, кодов и пр.).
- Созданы условия для более оперативного сбора консолидированной отчетности, поступающей от предприятий, за счет минимизации неавтоматизированных процедур при обмене данными между разнородными системами. Консолидированная отчетность формируется на 50% быстрее.
- Созданы условия для более оперативного формирования ключевых финансовых и производственных показателей, рассчитываемых на основе единообразно ведущихся источников информации, формирования внутренней и внешней отчетности, а также сопоставления отчетов в разнородных системах. Финансовый и производственные отчеты формируются на 50% быстрее.
- Обеспечена возможность использования единой централизованной базы НСИ, постоянно обновляемой и поддерживаемой в актуальном состоянии, вместо локальных не согласованных между собой справочников, которые нужно поддерживать своими силами.
- Созданы условия для сокращения складских запасов, повышение оборачиваемости ТМЦ, сокращение стоимости закупаемых товаров за счет единой идентификации во всех корпоративных приложениях материалов и их описания. Операционные и административные расходы сокращены на 10%.
- Повышена оперативность и точность планирования материально-технического обеспечения для производственных задач, включая техобслуживание и ремонт оборудования. Трудозатраты снижены на 5%.
- Обеспечена возможность оперативного мониторинга производственных процессов, включая техобслуживание и ремонт оборудования, за счет упорядочивания нормативной базы. Сроки выполнения внутренних заказов и задач снижены на 5%.
- Минимизированы ошибки при формировании первичных и отчетных документов за счет полного и точного описания справочников НСИ.
- Унифицированы и стандартизированы процессы по работе с централизованными справочниками.
- Дальнейшее развитие централизованной НСИ, а также подключение справочников и предприятий осуществляется сотрудниками компании по разработанным чек-листам.
