Российский Федеральный Ядерный Центр — Всероссийский научно-исследовательский институт технической физики имени академика Е.И. Забабахина автоматизировал процесс складской логистики и учета товарно-материальных ценностей на базе решения «1С:ERP. Управление холдингом». Теперь предприятие ведет учет основных средств в единой современной системе, которая позволяет: отражать различные виды целевого финансирования, частично передавать в аренду объекты основных средств, эффективно управлять сложным узловым учетом. Новая система обеспечивает оперативный и точный учет всех товарных остатков, снижая вероятность ошибок. Благодаря возможности масштабирования и регулярного обновления, РФЯЦ–ВНИИТФ может эффективно реагировать на изменения и поддерживать актуальность программного обеспечения.
Федеральное государственное унитарное предприятие «Российский Федеральный Ядерный Центр — Всероссийский научно-исследовательский институт технической физики имени академика Е.И. Забабахина» (РФЯЦ — ВНИИТФ) — один из ведущих институтов Госкорпорации «Росатом», играет ключевую роль в обеспечении национальной безопасности и поддержании глобальной стабильности. Предприятие разрабатывает и курирует более половины действующего ядерного арсенала России.
Цели проекта: эффективно управлять активами компании и сократить затраты на их учет и сопровождение.
До начала проекта были определены основные задачи проекта автоматизации, направленные на повышение эффективности процессов в организации:
- Устранить риски, связанные с технологическим устареванием существующих информационных систем компании. Текущие системы становились все сложнее в сопровождении, что повышало риски сбоев и затрудняло поддержание их работоспособности.
- Перевести учет из разрозненных информационных систем предприятия в единую информационную систему, что позволило бы автоматизировать сбор и консолидацию заявок от подразделений на поставку ТМЦ и оборудования. Необходимо создать механизм, который позволяет фиксировать заявки от конкретного подразделения и пользователя, а также предоставляет возможность контролировать статус заявки в режиме реального времени.
- Автоматизировать складское хозяйство и управление запасами. В рамках этого направления следовало создать систему, которая позволила бы оперативно и точно учитывать все товарные остатки, снижая вероятность ошибок и повышая точность учета. Это подразумевало создание прозрачной системы учета товарных остатков на складе, автоматизацию процесса инвентаризации и оперативное отражение остатков на складах, что снизило бы ручной труд и сократило объем бумажного документооборота.
- Автоматизировать учет основных средств. Это включало учет основных средств с различными целевыми финансированиями, возможность частичной передачи в аренду, управление сложным узловым учетом и произвольное распределение при частичном принятии к учету основных средств.
До начала проекта по автоматизации в РФЯЦ — ВНИИТФ заказ и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и основных средств (ОС) велись с использованием самописного программного обеспечения на базе Access (самописное ПО, разрозненные таблицы, не связанные между собой, оперативный учет велся на бумажных карточках ТМЦ, отсутствие оперативного отслеживания остатков на складе), внедренного на всем предприятии. Это ПО, хотя и помогало решать базовые задачи, не справлялось с возрастающими требованиями и объемами данных. В результате, сотрудники сталкивались с трудностями в учете запасов, возникали задержки в обработке данных, а также увеличивалась вероятность ошибок. Эти проблемы требовали решения для повышения эффективности и точности управления заказами, складским учетом ТМЦ и ОС.
Улучшение точности и оперативности учета позволило бы оптимизировать процессы управления запасами, повысить прозрачность операций и снизить риск ошибок. В результате стало очевидно, что для поддержания высокого уровня эффективности и надежности требуется более мощное и функциональное решение.
Для решения задач клиент определил для себя «1С:ERP. Управление Холдингом». Этот программный продукт был выбран благодаря своему широкому набору функциональных блоков, которые соответствовали запросам заказчика.
«1С:ERP. Управление Холдингом» предоставляет возможности для комплексной автоматизации финансовых и административных процессов, включая учет товарно-материальных ценностей и их контроля. Этот выбор позволил интегрировать и автоматизировать все ключевые процессы, ранее осуществляемые с помощью самописного ПО на базе Access, обеспечивая тем самым более эффективное и точное управление ресурсами организации.
Система автоматизации учета ТМЦ и складской логистики построена с помощью «1С:ERP. Управление холдингом».
Автоматизированные структурные единицы:
- Департамент материального обеспечения:
- центральные склады,
- кладовые,
- экономисты подразделений и руководители.
Для достижения всех поставленных целей была разработана и реализована поэтапная стратегия внедрения. Каждый этап включал в себя конкретные задачи и мероприятия, направленные на успешное внедрение и интеграцию нового функционального блока в информационную систему предприятия.
Этап 1: Инициация проекта. На начальном этапе была проведена детальная оценка текущего состояния информационных систем предприятия, определены ключевые требования и задачи автоматизации. В результате обследования стало ясно, что для достижения поставленных целей необходимо внедрить новую интегрированную систему, способную заменить устаревшие решения и бумажный документооборот.
Этап 2: Проектирование функционального блока. На этом этапе были разработаны архитектурные и функциональные требования к новому функциональному блоку (ФБ). В тесном взаимодействии с представителями заказчика специалисты 1-го Советника сформировали подробные спецификации и схемы для будущей системы.
Этап 3: Техническое проектирование ФБ. На этапе технического проектирования команда разработчиков создала детализированные технические решения, включая алгоритмы, модули и интерфейсы, необходимые для реализации всех функций ФБ. Были учтены особенности существующей инфраструктуры и требования к интеграции с другими системами.
Этап 4: Адаптация, интеграция ФБ и подготовка инструментов миграции данных. В рамках этого этапа была проведена адаптация функционального блока под конкретные нужды заказчика, разработаны и протестированы инструменты миграции данных. Это позволило обеспечить беспрепятственный переход от старых систем к новому решению и подготовиться к тестированию в пилотном периметре.
Этап 5: Тестирование ФБ в пилотном периметре и подготовка к опытной эксплуатации (ОЭ). Первое тестирование функционального блока в реальных условиях было проведено в пилотном периметре. Это позволило выявить и устранить недочеты, а также убедиться в работоспособности всех функций. Подготовка к опытной эксплуатации включала в себя настройку и оптимизацию системы на основе полученных данных.
Этап 6: Адаптация, доработка интеграции и инструментов миграции. По результатам тестирования были внесены необходимые корректировки и доработки в функциональный блок, интеграционные механизмы и инструменты миграции данных. Эти изменения позволили улучшить стабильность и производительность системы.
Этап 7: Проведение ОЭ в пилотном периметре. Второй этап опытной эксплуатации был проведен в пилотном периметре, что позволило окончательно проверить работоспособность всех компонентов системы и подготовить ее к тиражированию.
Этап 8: ОЭ ФБ на предприятии в целом и тиражирование на подразделения. Опытная эксплуатация функционального блока была расширена на все подразделения предприятия. В ходе этого этапа система была окончательно внедрена и настроена для повседневного использования.
Этап 9: Проведение постоянной эксплуатации (ПЭ). Завершающий этап включал в себя мониторинг и поддержку системы в условиях постоянной эксплуатации, что обеспечило ее стабильную работу и готовность к дальнейшему развитию.
В ходе выполнения проекта специалисты столкнулись с рядом трудностей, связанных с закрытой сетью заказчика. Это означало, что многие операции и тестирования нельзя было проводить удаленно, что значительно усложняло процесс. Смоделировать кейсы и протестировать решения часто удавалось только на территории заказчика в Снежинске. Этот фактор требовал постоянного присутствия команды 1-го Советника на месте для проведения необходимых работ, что увеличивало время и затраты на проект. Однако, несмотря на эти сложности, команда успешно преодолела все препятствия, обеспечив эффективное и надежное внедрение системы.
Сократилось время обработки заявок
Завершение проекта привело к значительным улучшениям в заказе и учете ТМЦ и основных средств (ОС) на складах РФЯЦ-ВНИИТФ. Внедрение новой системы обеспечило прозрачность учета, устранив эти риски.
- Существенные риски, связанные с технологическим устареванием предыдущих информационных систем, были устранены. Новая система не только упростила сопровождение и поддержание работоспособности, но и минимизировала вероятность сбоев, что повысило общую надежность процессов.
- Перевод учета из разрозненных информационных систем в единую информационную систему (ИС) позволил автоматизировать сбор и консолидацию заявок на поставку ТМЦ и оборудования от подразделений. Новый процесс стал регламентированным и прозрачным, полностью контролируемым ИС. Теперь сотрудники могут напрямую оформлять заявки через ERP-систему. Заявки фиксируются в системе с момента подачи, и их жизненный цикл отслеживается вплоть до поступления товара на склад. В любой момент времени пользователь может проверить статус своей заявки и узнать местонахождение товара. В результате время обработки заявок сократилось на 25%.
- Автоматизация складского хозяйства и управления запасами также была успешно реализована. Новая система обеспечивает оперативный и точный учет всех товарных остатков, снижая вероятность ошибок на 50% и повышая точность учета.
- Процесс инвентаризации на складах ускорился в три раза, поскольку теперь контроль остатков ТМЦ и сверка фактических данных с учетными стали значительно проще и удобнее. К тому же необходимость ручного ввода и проверки данных полностью исчезла.
- Теперь предприятие ведет учет основных средств в современной масштабируемой системе 1С:ERP УХ, которая позволяет: отражать различные виды целевого финансирования, частично передавать в аренду объекты основных средств, эффективно управлять сложным узловым учетом и произвольно распределять при частичном принятии к учету основных средств и др. Проводки по учету ОС формируются системой автоматически, на основании настроек системы. Эти и другие изменения повысили эффективность и точность учета.
В результате РФЯЦ—ВНИИТФ получил единую систему учета в «1С:ERP. Управление холдингом», охватывающую ключевые блоки: учет ТМЦ, ОС и управление запасами. Эта современная система обеспечила консолидацию всех данных в одном месте, что значительно упростило процессы управления и учета. Программа полностью соответствует требованиям информационной безопасности, что гарантирует надежную защиту данных. Благодаря возможности масштабирования и регулярного обновления, компания теперь может эффективно реагировать на изменения и поддерживать актуальность программного обеспечения.
