Внедренческий центр «Раздолье» перевел бизнес-процессы компании Interprint (продажи, закупки, производство) с иностранной системы автоматизации на «1С:ERP Управление предприятием». До старта проекта пользователи до 60% бизнес-процессов дублировали в Ms Excel, а часть бизнес-процессов (CRM, WMS и т. д.) не была автоматизирована. В рамках проекта удалось избавиться от излишних действий, замедлявших производственные и бизнес-процессы. Снизились риски от влияния человеческого фактора.
Группа компаний Interprint занимается производством декора. Они оформляют поверхности многочисленных материалов, которые в дальнейшем перерабатывают в мебель или напольные покрытия, используют в отделке помещений. В компании 9 производственных площадок, одна из которых находится в России.
Цель проекта: перевести основные бизнес-процессы (продажи, закупки, производство) с иностранной системы на «1С:ERP Управление предприятием» с одновременным повышением уровня автоматизации процессов.
Задачи проекта:
- Автоматизировать бухгалтерский, налоговый, регламентированный и международный учет (уйти от дублирования в Ms Excel в части данных, которые не покрывались прежней зарубежной ERP-системой).
- Сдавать регламентированную отчетность из новой системы.
Прежняя ERP-система зарубежного производителя была внедрена на российском предприятии в 2008 году как часть глобальной ERP и унаследовала глобальную архитектуру только с самыми необходимыми доработками по локализации.
Данные практически для всех подсистем вносились сначала в Ms Excel, где проходили первоначальную обработку, и только затем переносились в прежнюю ERP-систему, поскольку в ней не было возможности вносить исправления, ошибка в одну цифру приводила к необходимости сторнировать весь документ. В связи с этим, актуальные данные оперативного учета по РСБУ, МСФО хранились в Ms Excel.
О планировании производства: в Ms Excel план согласовывался с глубиной планирования на месяцы вперед, однако в прежней ERP-системе отражался только ближайший недельный период. Возникали проблемы с корректировкой информации, в связи с чем большая часть работы по планированию проходила в Ms Excel.
Формировать налоговую отчетность из использовавшейся ERP-системы было крайне сложно. Поэтому приходилось дублировать часть операций в «1С:Бухгалтерии 8». Фактически, для отчетности выгружали 10% данных по текущему периоду из прежней ERP-системы, остальную работу делали вручную. Оборотные ведомости и бухгалтерскую отчетность собирали в Ms Excel.
До старта проекта специалисты собирали оперативные данные по части продаж, закупок, планирования производства в Ms Excel, затем передавали их в модули PP [планирование и управление производством], SD [продажи], MM [закупки], CO [контроллинг], FL [финансы] для отражения бизнес-процессов в прежней ERP-системе. Формирование целого комплекса данных о результатах деятельности Interprint происходило также в Ms Excel: ведение учета согласно российским стандартам бухгалтерского учета (РСБУ) и международным стандартам финансовой отчетности (МСФО), Ms Excel использовался также для создания аналитических отчётов, ведения учета НДС и налоговой отчётности, план-фактного анализа и бюджетирования.
Данные по закупкам, банковским, кассовым и прочим операциям велись в системе «1С:Бухгалтерия 8» с последующей выгрузкой данных в Ms Excel.
Часть бизнес-процессов (CRM, WMS и др.) не была автоматизирована вовсе. В связи с необходимостью вести отчетность сразу по двум видам стандартов, российского и международного, многие из процессов дублировались в прежней ERP-системе и «1С:Бухгалтерии 8». Поскольку возможности прежней ERP не позволяли обеспечить работу с рядом данных, то для работы с ними до 60% бизнес-процессов в части данных пользователи дублировали в Ms Excel.
В 2023 году российская площадка предприятия Interprint поставила себе задачу о замене зарубежного программного обеспечения на более подходящую систему автоматизации для решения учетных, финансовых и производственных задач.
На выбор партнера для реализации проекта в значительной мере повлияла активная методическая деятельность специалистов Внедренческого центра «Раздолье». Курсы Внедренческого центра по автоматизации промышленных предприятий на базе программы «1С:ERP Управление предприятием» (далее — «1С:ERP») помогли заказчику начать самостоятельную подготовку к внедрению.
В дальнейшем ВЦ «Раздолье» стал и партнером по выполнению проекта в целом. Команда Внедренческого центра «Раздолья» обладала подтвержденными компетенциями в автоматизации различных видов учета, соответствующих стандартам как российской, так и международной отчетности (РСБУ и МСФО). Что также важно, подрядчик обладал позитивным опытом переноса систем автоматизации с зарубежных систем.
Архитектура бизнес-процессов на момент начала перехода с зарубежной ERP-системы в 1С:ERP
Информационная система компании построена на базе «1С:ERP Управление предприятием». Реализована работа таких подсистем, как
- бухгалтерский,
- налоговый
- регламентированный учёт,
- МСФО,
- управление производством,
- складом,
- закупками
- продажами.
Использована модификация типовой конфигурации, настроен обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом».
Были автоматизированы следующие функции:
- Бухгалтерский и налоговый учет.
- Учет по РСБУ.
- Учет по МСФО в строгом соответствии с корпоративными требованиями с преемственностью 1:1 (более 600 счетов).
- Регламентированный учет, с получением оборотно-сальдовой ведомости
- одним «кликом».
- Оперативный учет.
- Управление продажами.
- Управление закупками.
- Управление складами.
- Расчет себестоимости.
- Финансовый учет.
Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование
Сервер приложений и базы данных виртуальный, в собственном дата-центре на базе:
- 2 х Двухпроцессорный сервер:
- серверная платформа — Lenovo ThinkSystem SR650.
- Процессор — Intel® Xeon® Gold 6226R CPU @2.90GHz — 2 шт.
- Оперативная память — 383.68 GB.
- СХД Lenovo ThinkSystem DE4000H Hybrid Flash Array SFF Gen2.
Параметры рабочих мест: процессор Core i3, 16 Гб ОЗУ.
Используется стандартная двухзвенная архитектура:
- пользователи используют тонкий клиент платформы «1С:Предприятия».
- на виртуальном сервере установлен сервер приложений «1С:Предприятия» и СУБД MS SQL.
Информационная система предприятия после перехода с зарубежной ERP-системы на «1С:ERP Управление предприятием»
Основные принципы перехода:
- преемственность — для сотрудников производства мы постарались сделать автоматизированные рабочие места (далее по тексту АРМ) таким же, как и в прежней ERP-системе для максимально быстрой адаптации сотрудников;
- принцип одного окна — мы старались, чтобы каждый пользователь не искал информацию по разным справочникам, а мог получить ее в одном месте. Поэтому было создано больше 10 АРМ;
- максимальный уход от Ms Excel в бизнес-процессах: вместо «перешлите файл» «посмотрите в ERP»;
- автоматизация отчетности по МСФО в соответствии с корпоративными стандартами;
- сохранение бизнес-процессов. В ходе проекта меняли процессы только в двух модулях (складских бизнес-процессов и закупок);
- расширение использования системы: от 30 до 50 пользователей.
Исторически МСФО в группе компаний имеет существенные особенности. В прежней ERP-системе были готовые шаблоны отчетов. Финансисты выгружали данные из зарубежной ERP-системы в Ms Excel таблицы, там с помощью формул адаптировали и получали агрегированный отчет в Ms Excel. Шаблоны Ms Excel для этого отчета тоже были корпоративные для всей группы компаний. Нетривиальной задачей было сделать в «1С» адекватное ведение МСФО по корпоративным правилам, чтобы финансист мог выгружать отчеты в Ms Excel и без существенных преобразований отправлять в головную компанию. Преемственность должна была быть 1 к 1. Пришлось настраивать в «1С» даже те счета, по которым в прежней ERP-системе не было оборотов — поскольку заказчики настаивали на этом, чтобы сохранить структурность. Всего более 600 счетов. Плюс — до этого собирали данные «нативные», не по счетам РСБУ, а по внутренним счетам. Сейчас наоборот. Все это было реализовано ВЦ «Раздолье» и сегодня 1С:ERP собирает все данные по МСФО в отчет для выгрузки.
На примере регламентированного учета: из данных, которые ранее выгружались из прежней ERP-системы зарубежного производителя и собирались в Ms Excel в требуемый вид, теперь получаем по нажатию одной кнопки: один «клик» и оборотно-сальдовая ведомость сформирована.
Сократились трудозатраты в подразделениях
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось получение регламентированной отчетности
Проект стартовал в мае 2023 года. В него вошли: обследование, моделирование, подготовка базы, разработка механизма переноса данных из прежней ERP-системы, закрытие периода, перенос нормативно-справочной информации (НСИ), внедрение доработок, создание автоматизированных рабочих мест (АРМ) и опытно-промышленная эксплуатация. Всего в промышленную эксплуатацию было введено 50 рабочих мест.
Закупки были переведены в новую систему в первом потоке. Специалисты Interprint получили более удобную систему для ведения номенклатуры, которая представлена на одном листе, а не на десятках вкладок, как в прежней ERP-системе.
В блок «Склад» из прежней ERP-системы перенесены «Ордера», «Статусы документов», добавлены «Заказы».
В отличие от в прежней ERP-системы, в «1С» появились удобные возможности создания номенклатуры с минимальным заполнением полей. Вместо условных материалов и номенклатуры в прежней ERP-системе специалисты производства получили в «1С:ERP» возможность работать с реальными материалами.
В российской системе автоматизации предприятие Interprint получило возможность для расчёта себестоимости, которой не было в зарубежной системе. Внедрены доработки, которые обеспечили автоматизацию продаж.
На проекте автоматизации избавились от Excel в части ведения РСБУ, МФСО, оперативного учета. Сотрудники получили комплекс автоматизированных рабочих мест: «Печатник», «Планирование производства», «Закрытие заказов на производство», «Колорист», «Полный журнал заказов клиентов», «Обработка заказов клиентов», «Обработка отгрузок», «Подготовка цилиндров», «Работник склада» и другие.
Функционал системы максимально сконцентрирован, поэтому у специалистов уходит гораздо меньше времени на переключение между вкладками, поиском необходимой информации.
В рамках проекта автоматизации предприятие получило дополнительные возможности для ведения финансового и оперативного учета с сокращением издержек на содержание и развитие системы комплексной автоматизации. Снизились риски от влияния человеческого фактора на производственные процессы. Удалось избавиться от излишних действий, замедлявших производственные и бизнес-процессы. Проект стал не только удачным с точки зрения миграции, но и получил значительную составляющую в плане развития возможностей.
Показатели экономичиской эффективности:
- сокращение трудозатрат в различных подразделениях — 50%;
- снижение зависимости от зарубежного ПО — 90%;
- ускорение получения управленческой отчетности — 10%;
- ускорение получения регламентированной отчетности — 80%.
