||
Краткое описание
Компания «Томлесдрев» построила комплексную систему учета на базе решения «1С:ERP Управление предприятием». В результате компания получила возможность делать более детальный расчет себестоимости с детализацией. Такой расчет дает больше возможностей для анализа финансового результата и принятия решений по изменению ценообразования ВГО и ценообразования для сторонних покупателей. Расширилось количество управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков. Создана учетная модель и организовано совместное ведение учета в единой базе всех подразделений.
ООО «Томлесдрев» — крупнейшее лесоперерабатывающее предприятие Томской области. Основное направление деятельности — комплексная переработка древесины: производство ДСП, ЛДСП и пиломатериалов. Объем переработки круглых лесоматериалов — 1 млн м3 в год.
1
Цели и задачи
Цели проекта:
- Создать единое информационное пространство для управления всеми процессами предприятия.
- Контролировать финансовые потоки и утверждать заявки на расходование денежных средств.
- Полностью исключить внутренние отчеты, собираемые вручную.
- Повысить прозрачность формирования и согласования бюджетов подразделений
- Полностью исключить двойной ввод данных в систему.
- Уменьшить просроченную дебиторскую задолженность за счет возможности оперативного получения данных о взаиморасчетах
- Планировать потребность в денежных средствах.
- Обеспечить доступность для анализа руководством и прозрачности основных показателей деятельности предприятия.
- Оптимизировать бизнес-процессы.
- Выявить и исключить, либо реорганизовать процессы, требующие дополнительных трудозатрат участников данных процессов.
- Выявить и исключить информационные системы (ИС), требующе дополнительных трудозатрат пользователей для ввода первичной информации. Необходимость использования подобных ИС по возможности заменить на функциональность целевой автоматизированной системы (АС).
- Обеспечить требуемую оперативность регистрации данных в АС.
- Осуществлять контроль списанных, но не потраченных материалов.
Задачи проекта:
- Создать комплексную систему для управления предприятием в части автоматизации оперативного, бухгалтерского и налогового учета.
- Автоматизировать процессы управления лесозаготовкой предприятия.
- Развивать автоматизированную систему в части автоматизации процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования.
2
Ситуация до старта проекта
На момент наачала проекта, в 2020 году, на предприятии было востребовано функциональное развитие текущих информационных систем, которые не в полной мере покрывали потребности руководства в управлении оперативными бизнес-процессами, а именно:
- отсутствовало единое информационное пространство для оперативного получения достоверных данных о деятельности всех подразделений;
- дублировался ввод данных в информационные системы.
3
Архитектура решения и масштаб проекта
Специалисты компании «Неосистемы Северо-Запад ЛТД» совместно со специалистами предприятия разработали концепцию проекта по созданию единой современной корпоративной системы на базе «1С:ERP Управление предприятием» с учетом целей руководства, а также особенностей бизнес-процессов на предприятии.
В качестве программной основы, наиболее подходящей для реализации проекта, было решено использовать:
- «1С:ERP Управление предприятием». Функциональность данного программного продукта охватывает большинство востребованных для автоматизации процессов;
- «1С:Управление лесозаготовительным предприятием. Модуль для 1С:ERP и 1С:КА2», который предназначен для автоматизации ведения учета в части заготовки, вывозки, приемки и отгрузки круглого леса, а также в области управления лесосечным фондом;
- «1С:ТОИР Управление ремонтами и обслуживанием оборудования КОРП» — автоматизация процессов управления ремонтами и обслуживанием оборудования;
- «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP» для автоматизации процессов управления автотранспортом.
Полноценная интеграция данных продуктов позволил создать единое информационное пространство для управления всеми процессами предприятия.
В границы проекта по созданию единой комплексной автоматизированной системы, согласно результатам обследования, были включены следующие бизнес-процессы:
- управление лесозаготовкой;
- управление деревообработкой — производство и использование лесопродукции;
- управление лесным фондом;
- управление производством по цехам — производство щепы, смолы, ДСП, ЛДСП;
- управление техническим обслуживанием и ремонтами;
- управление затратами и расчет себестоимости;
- управление денежными средствами;
- управление закупками, доставкой и запасами;
- управление продажами и складами готовой продукции;
- управление автотранспортом — путевые листы и учет горюче-смазочных материалов (далее ГСМ), ремонты.
Схема архитектуры
4
Особенности и уникальность проекта
Техническое обслуживание и ремонты:
- Мобильное приложение «1С:ТОиР КОРП» для регистрации полученных данных из обходов, внеплановых осмотров оборудования с оперативной передачей данных в «1С:ТОиР КОРП».
- Визуализация оборудования по объектам ремонта с возможностью разузлования до деталей.
- Сбор, анализ и обработка данных из АСУ ТП (автоматизированная система управления технологическим процессом) по простоям и фактической наработке оборудования с автоматическим формированием цепочки документов по планированию ремонтных работ.
- Дополнение цепочки документов по выявлению дефектов с учетом уровня квалифицированности персонала, добавление обработки подозрения на дефект.
5
Результаты проекта
Сократились трудозатраты в подразделениях
20%
Снизились объемы материальных запасов
7%
Уменьшились расходы на материальные ресурсы
5%
Удалось достигнуть улучшения в части следующих процессов.
Управление закупками
- Руководство отдела материально-технического снабжения:
- создана система контроля выполнения заявок на закупку: видно, когда заявка была подана, когда она была размещена у поставщика, когда была поставлена на склад, когда была оплачена;
- автоматизирован сбор бюджета на капитальный ремонт;
- увеличена детализация аналитики по статьям ДС в бюджете закупок и бюджете ДС — можно получить расшифровку до конкретной номенклатуры/заявки на закупку или конкретного счета на оплату и доплаты.
- Менеджеры отдела материально-технического снабжения:
- автоматически в одной программе получают информацию о поступлении материалов на склад, то есть о выполнении заявки на закупку, и об ее оплате. Стало проще контролировать, что уже заказано и пришло, а что нет;
- автоматически получают информацию о состоянии расчетов по счетам на оплату заказов поставщикам после загрузки банка.
- Инициаторы заявок на закупку:
- получили возможность отследить, когда материалы пришли на центральный склад, в том числе при помощи автоматической рассылки на электронную почту ответственным;
- все ответственные напрямую работают в системе.
- Финансово-экономический отдел:
- автоматически получает информацию о фактуровке материалов.
- Отдел материально-технического снабжения:
- самостоятельно регистрируют в системе свои счета на оплату по материалам по отделам: отдел сбыта, транспортный цех и т.д.;
- самостоятельно выполняют контроль закрытия заказов;
- получили возможность в системе увидеть фактуровку услуг по счетам на оплату.
- Общее для всех:
- запрет инициаторам заявок формировать потребность в произвольном формате — текстом. Это позволяет сократить время на ввод новой номенклатуры и оформление поступлений на складе, а анализ складских остатков становится проще и эффективнее. В конечном итоге позволяет на этапе подачи заявки на закупки отследить, есть ли на складе заказываемый материал.
Управление складскими запасами
- Кладовщики:
- сразу же автоматически видят отражение операций с других складов без дополнительного ввода/дублирования документов;
- оперативные остатки совпадают с бухгалтерскими, нет двойного ввода и разницы между оперативным и регламентированным учетом;
- на некоторых складах внедрены внутренние заявки на выдачу материалов — работники самостоятельно делают заявки, в которых указывают конкретные материалы, которые хотят получить со склада. Для кладовщиков это упрощает процесс ввода документов по списанию материалов, в списании автоматически заполняется перечень материалов;
- большая часть складов материалов вышла на оперативный режим ввода документов. Актуальные остатки можно посмотреть в режиме онлайн. К системе подключены в том числе начальники цехов и работники, которые самостоятельно контролируют остатки, не обращаясь к работникам склада.
- Бухгалтерия:
- на большинстве производственных складов исключен двойной ввод данных: первичные операции вводятся на местах, а бухгалтерия контролирует затраты и аналитику.
Управление производством
- Отдел сбыта:
- актуальные остатки бумаги и пленки в цехе производства смолы можно контролировать в оперативном режиме.
- Бухгалтерия:
- исключен двойной ввод данных: все производственные операции основного производства в цехе производства щепы, цехе производства смол, древесно-стружечном производстве, производстве пиломатериалов и при учете движения леса вводятся на местах. За бухгалтерами остается функция контроля;
- минимизирован двойной ввод данных по вспомогательным процессам. Появилась возможность отражать в системе документы по движению ГСМ, а также их списание по путевым листам и загружать в режиме онлайн в бухгалтерские документы. Выпуск транспортного цеха заполняется автоматически по данным выработки в путевых листах, кладовщики/механики вводят ремонтные листы с автоматическим списанием запчастей;
- есть возможности автоматической сверки складской приемки покупных материалов и финансовых документов;
- наведен порядок и внедрен контроль фактуровки и поступления на склад силами бухгалтерии в схеме учета материалов в пути через 15 счет.
- Лесозаготовка:
- все движения леса детально отражаются в системе. Данными оперативно могут пользоваться руководство, планово-экономический отдел, бухгалтерия, ревизионный отдел;
- сокращено время на сбор ежемесячной отчетности: из системы автоматически формируются отчеты по верхним, нижним, буферному складам за месяц;
- из системы автоматически формируется весь пакет сопроводительных документов на машины.
- Производство:
- остатки и движения совпадают с бухгалтерскими документами, нет двойного ввода и возникающих из-за этого разниц в учете;
- вся отчетность формируется автоматически из системы и совпадает с бухгалтерскими проводками;
- цех производства щепы: поступление бесплатного сырья отражается в системе. Это сравняло бухгалтерские и оперативные остатки, что упростило сбор отчетности;
- приведен в порядок и переведен на оперативный режим учет карбамида, фасуемого на складе — повышен уровень контроля.
Подготовка бюджета, план-фактный анализ
- Финансово-экономический отдел:
- подготовка бюджета к комитету для его согласования стала эргономично удобнее, быстрее выполняется сбор плановых данных с учетом частичной автоматизации заполнения;
- при проведении бюджетного комитета появилась возможность сразу выдавать руководству информацию по плановым суммам бюджета с расшифровками.
- Инвестиционный департамент:
- поверка бюджета и сверка план-факта стали более прозрачными. Проверка бюджета ДДС — проверка связи с первичными документами поступления; аналогичным образом проверяются фактические данные.
- Отдел материально-технического снабжения:
- ускорилась обработка доплат к бюджету и повышение уровня детализации кредиторской задолженности.
Оперативная работа по банку (платежные поручения)
- Финансово-экономический отдел:
- исключен ручной ввод в систему «Клиент — банк»;
- ускорена обработка платежей, с повышением количества обрабатываемых документов почти в 3 раза не пришлось увеличивать численность отдела;
- пользователи отмечают, что отдельные операции по банку проводить стало значительно быстрее за счет обработки по групповому созданию документов.
- Финансово-экономический отдел и бухгалтерия:
- исключена тройная обработка платежей.
Оперативное планирование платежей
- Финансово-экономический отдел:
- оптимизация ввода документов и увеличение прозрачности учета по договорам лизинга за счет групповой обработки создания заявок с контролем графика договора, графика в бюджете и заявок на оплату;
- прослеживаемость планирования оплат по поставщикам: взаиморасчеты по заказу, статус по дебиторской и кредиторской задолженности, оптимизация ввода документов. Для ответственных — получение информации о фактическом платеже;
- получение платежного календаря, в том числе реестра всех заявок на оплату, на день с учетом всех платежей.
Взаиморасчеты
- Отдел материально-технического снабжения, бухгалтерия, финансово-экономический отдел:
- появилась детальная информация по всем статусам заказа от его возникновения до закрытия поставкой;
- исключено дублирование данных по взаиморасчетам.
- Бухгалтерия и финансово-экономический отдел:
- появилась сходимость данных в базе данных финансового отдела и в бухгалтерии.
- Техническое обслуживание и ремонты:
- планирование потребности материальных затрат на ремонтные работы;
- исключено дублирование данных по плановым и фактическим затратам на ремонтные работы посредством интеграции «1С:ТОиР КОРП»-«1С:ЕRP»;
- обеспечена оперативная регистрация данных в автоматизированной системе по результатам обходов: по замеру показателей эксплуатации оборудования, выявлению дефектов и проверке замечаний к оборудованию. Осуществляется планирование и отслеживание выполнения обходов оборудования для контроля состояния объектов ремонта, выполняется план-фактный анализ;
- реализован контроль списанных, но не потраченных материалов. Появилась возможность отслеживать, какие материалы списали со склада, но не потратили на выполнение ремонтных работ — товары на руках.
Общие эффекты от автоматизации:
- Получена возможность делать более детальный расчет себестоимости с детализацией: лес — по породам, сортам и длинам; пиломатериалы — до сортов, длин, сечений; пленка — до декора, ДСП — до сорта, толщины, типа; ЛДСП — декор, тиснение, сорт, толщина, тип. Такой расчет дает больше возможностей для анализа финансового результата и принятия решений по изменению ценообразования ВГО и ценообразования для сторонних покупателей.
- Расширение количества управленческих отчетов, в том числе для сбора консолидированной отчетности для банков.
- Значительное уменьшение количества информационных баз.
- Многие отчеты по всем отделам, которые собирались вручную, перевели в систему.
- Создана учетная модель и организовано совместное ведение учета в единой базе всех подразделений крупного предприятия.
- Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой 6000.
- Количество автоматизированных рабочих мест: 186.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение трудозатрат в подразделениях: 20%;
- ускорение получения управленческой отчетности: 30%;
- ускорение обработки заказов: 15%;
- снижение объемов материальных запасов: 7%;
- сокращение расходов на материальные ресурсы: 5%.
