Проект автоматизации учетных задач в «ЛУГАНСКГАЗ» включал переход на стандарты РСБУ и внедрение системы на базе продуктов «1С:Бухгалтерия КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП». Главные цели — унификация учета для 19 подразделений и консолидация разрозненной системы заработной платы. Несмотря на сжатые сроки, были успешно сданы отчеты за первый квартал 2023 года, проведено обучение сотрудников и модернизирована IT-инфраструктура для работы 300 пользователей. Проект позволил значительно ускорить получение отчетности и снизить трудозатраты.
ГУП «ЛУГАНСКГАЗ» обеспечивает безаварийную и бесперебойную подачу природного газа и тепловой энергии всем категориям потребителей: населению, коммунально-бытовым объектам, промышленным предприятиям, а также бюджетным организациям. Предприятие ведет свою деятельность на территории 164 населенных пунктов ЛНР, включая 23 города.
Цели проекта:
- Оперативный переход на стандарты РСБУ на базе программных продуктов «1С»: «1С:Бухгалтерия КОРП» и «1С:Зарплата и управление персоналом КОРП».
- Создание единой учетной системы, обеспечивающей ведение учета для 19 обособленных подразделений организации.
- Унификация процессов учета и НСИ в 19 обособленных филиалах, ведущих учет в отдельных системах, к единой системе учета на базе продуктов «1С».
Задачи проекта:
- Сдача регламентированной отчетности для целей бухгалтерского и налогового учета за первый квартал 2023 в новой учетной системе «1С:Бухгалтерия 8 КОРП».
- Сдача отчетности по расчету заработной платы и зарплатным налогам за первый квартал 2023 года из новой учетной системы «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП».
- Обучение персонала не только навыкам работы в системах «1С», но и правилам бухгалтерского, налогового, кадрового учета и учета расчета заработной платы в соответствии с законодательством РФ.
На момент старта работ перед предприятием «ЛУГАНСКГАЗ» стояла задача срочно перейти на использование стандартов РСБУ для учета.
Задача осложнялась следующими факторами:
- До начала учета в новой программе оставалось меньше месяца, так как вести его по стандартам РФ нужно было начать с 1 января 2023 года.
- Пользователи системы — бухгалтеры, расчетчики и кадровики — не обладали знаниями в области законодательства РФ и им пришлось активно обучаться в этом вопросе, в том числе самостоятельно.
- Заработная плата рассчитывалась локально в каждом филиале — на базе решений на платформе «1С:Предприятие 7.7». Конфигурации различались между собой, кадровая информация велась с использованием Ms Excel, а штатная численность персонала составляла 12000 сотрудников.
- Своя штатная ИТ-служба практически отсутствовала.
- Текущее серверное оборудование не позволяло развернуть новые учетные системы под требуемый объем пользователей.
- Учетные системы были сильно доработаны, структура НСИ была разрозненной, перегруженной избыточными данными.
Для достижения поставленных целей в столь короткие сроки компания приняла решение по автоматизации на базе более простых к запуску программных продуктов «1С». В результате выбрали следующие программы: «1С:Бухгалтерию КОРП» и «1С:Зарплату и управления персоналом КОРП».
«1С:Бухгалтерия КОРП» полностью обеспечивает ведение учета на базе законодательства РФ как в области бухгалтерского, так и налогового учета.
«1С:Зарплата и управление персоналом КОРП» реализовала все потребности автоматизации по блокам расчета заработной платы и кадрового учета в соответствии с законодательством РФ, а также оставила возможность для последующего расширения функционала в области управления персоналом и его подбора для дальнейшего использования.
В результате учет ведется в единой конфигурации по всем подразделениям. Общий объем пользователей системы, осуществляющих одновременную работу составил 150 человек.
Схема архитектуры
Основным уникальным моментом проекта было полное отсутствие типовых или ранее опробованных методик перехода на РСБУ. Поэтому потребовалось не только обучение многочисленного персонала методикам учета, составления маппинга счетов для переноса остатков, но и поддержание динамического изменения законодательства в области перехода на стандарты РСБУ.
При этом нужно было поддерживать меняющиеся способы расчетов в новом программном продукте, как «по-старому» — до 1 марта 2023 года, так и «по-новому» — с 1 марта 2023 года, из-за чего понадобилось перенастроить программу после старта работ.
В рамках выполнения проекта потребовался одномоментный переход не только из одной системы «1С» в другую, но и дополнительные изменения в связи с различиями в областях:
- законодательного регулирования бухгалтерского и налогового учета;
- валютного учета;
- учетной политики, что привело к изменению порядков расчета различных видов ценностей и имущества в организации;
- регистрационных и персональных данных организаций, контрагентов, персонала и необходимостью поддержания в течение некоторого времени обоих видов данных (как старых, так и новых).
Действовать приходилось обеим сторонам в условиях крайнего недостатка времени и информации. Буквально каждый день появлялись новые пояснения к правилам перехода, которые нужно было принимать во внимание для успешного завершения автоматизации.
Правила переноса данных между конфигурациями пришлось разрабатывать практически с нуля. Многие данные потребовалось получать путем обработки формирования или пересмотра первичных документов системы, при этом правила переноса нужно было адаптировать под каждую базу индивидуально.
Проект полностью выполнялся в режиме удаленного доступа, что не повлияло на качество, сроки выполнения работ и достижение поставленных целей проекта.
Ускорилось получение управленческой отчетности
Ускорилось получение регламентированной отчетности
В результате выполнения проекта в ГУП «ЛУГАНСКГАЗ» были решены ключевые задачи:
- Выполнен переход на российские стандарты в области бухгалтерского, налогового и кадрового учета, а также расчетов с персоналом по оплате труда.
- Несмотря на ограниченные сроки, «ЛУГАНСКГАЗ» смогло сдать квартальную отчетность за 1-й квартал из новых программных продуктов.
- Произведён маппинг счетов в старых и новых внедряемых конфигурациях, что позволило успешно выполнить перенос остатков, сохранив всю накопленную в старой системе информацию.
- Пересчитаны параметры учета основных средств под правила ведения учета, обозначенного в ФСБУ, что повлекло изменение как сроков учета, так и накопленной амортизации.
- Разрозненный учет заработной платы консолидировали в единую учетную систему, в которой начали работать все сотрудники кадровой и расчетной службы.
- Был автоматизирован практически отсутствующий кадровый учет.
- Решена проблема подбора и закупки серверного оборудования в максимально короткие сроки, что позволило обеспечить бесперебойную работу 300 одновременно работающих пользователей системы и успешно закрыть 1-й квартал 2023 г. в установленные законом сроки.
- Экономический эффект от внедрения:
- сократились трудозатраты в подразделениях на 45%;
- ускорилось получение управленческой отчетности на 200%;
- ускорилось получение регламентированной отчетности на 300%.
«ЛУГАНСКГАЗ» в цифрах:
- 10 245 км. газовых сетей;
- 527,1 км. тепловых сетей в двухтрубном исчислении;
- более 200 котельных и тепловых пунктов;
- около 50 000 сооружений на газовых сетях;
- примерно 1 000 000 приборов, установленных у потребителей;
- порядка 2000 промышленных предприятий и 500 бюджетных организаций, которым ГУЛ «ЛУГАНСКГАЗ» осуществляет поставку и транспортировку природного газа;
- 364 газорегуляторных пункта (ГРП);
- 1129 шкафных газорегуляторных пунктов (ШРП);
- 537 станций катодной защиты;
- более 490 000 лицевых счетов по поставке природного газа;
- свыше 142 000 лицевых счетов по поставке тепловой энергии.
