Оператор грузового железнодорожного подвижного состава «Атлант» перешел на «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0. Компания в течение нескольких лет уже пользовалась доработанной типовой конфигурацией продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 2.0 и имела достаточно устоявшиеся бизнес-процессы с автоматизацией, согласно отраслевым требованиям. Поэтому при внедрении версии 3.0 основным требованием была «бесшовность» перехода, то есть «внедрение с нуля» новой типовой конфигурации было признано нерациональным.
ООО «Атлант» — крупный российский оператор железнодорожного подвижного состава с универсальным парком (полувагоны, крытые вагоны, платформы, нефтебензиновые цистерны) оказывает услуги ремонта и аренды вагонов, оперирование подвижным составом более чем 300 клиентам, среди которых лидеры всех основных отраслей российской экономики.
Целью проекта являлось повышение эффективности и надежности использования современной информационной системы автоматизации документооборота в компании на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0. В перспективе — ее интеграция с другими ИС компании на основе продуктов системы программ «1С:Предприятие 8».
Бизнес-цели проекта:
- повышение эффективности управления компанией за счет ревизии и оптимизации в учетных ИС сложившихся бизнес-процессов компании, перспектив интеграции учетных систем компании, автоматизации рутинных и сокращения ручных операций в учетных системах;
- сокращение затрат на эксплуатацию учетных систем компании.
Для выполнения этой цели были поставлены следующие задачи:
- произвести ревизию и описание сложившихся бизнес-процессов документооборота;
- сформировать описание по существующим доработкам исторически используемого программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 2.0;
- реализовать/адаптировать доработки в новой ИС и выполнить их тестирование;
- выполнить миграцию данных из исторической системы;
- обеспечить усиленную поддержку пользователей в режиме опытно-промышленной эксплуатации доработанной системы.
До начала проекта в исторически сложившейся информационной системе использовался программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 2.0 в виде типовой конфигурации с доработками под сформировавшиеся бизнес-процессы компании. При этом, некоторые и ранее выполненных доработок не использовались или использовались крайне редко, а часть доработок уже не полностью соответствовал изменившимся текущим потребностям компании и нуждалась в ревизии.
Важным обстоятельством являлось то, что отсутствовал полный перечень выполненных доработок, а также доработок, использование которые уже не требовалось. Все это затрудняло регулярное обновление конфигурации программного продукта при выходе нового релиза, приводило к ошибкам в работе пользователей и требовало значимого времени на их определение, фиксацию и устранение.
Задачи развития и совершенствования бизнес процессов компании и появление учетных ИС на основе программных продуктов «1С:Управление холдингом 8» и «1С:ITILIUM Управление услугами КОРП» потребовали ревизии возможных перспектив интеграции учетных ИС компании.
В планах развития ИС компании также стояла задача переход на программный продукт «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0 с версии 2.0.
ООО «АТЛАНТ» с начала своей деятельности использует ряд продуктов системы программ «1С:Предприятие 8» и, в частности, «1С:Зарплата и управление кадрами 8 КОРП», «1С:Управление холдингом 8», «1С:Документооборот 8 КОРП». В настоящее время развитие программной инфраструктуры группы компаний активно продолжается и для автоматизации ее поддержки в 2024 году был приобретен программный продукт «1С:ITILIUM Управление услугами КОРП».
С ростом числа автоматизированных рабочих мест до 250 и расширением масштаба использования учетных систем на базе программных продуктов «1С:Предприятие 8», как по количеству пользователей, так и по составу автоматизированных контуров учета, были повышены требования компании к производительности, надежности работы и уровня сопровождения программных продуктов системы «1С:Предприятие 8». Летом 2022 года было принято решение о переходе (апгрейде) на серверные и клиентские лицензии уровня «1С:Предприятие 8 КОРП». Для этого был приобретен программный продукт «1С:Корпоративный инструментальный пакет 8» и выполнен перевод программной инфраструктуры компании с серверных и клиентских лицензии «1С:Предприятие 8 ПРОФ» с физической защитой на ключах USB на более удобные в эксплуатации лицензии с программной защитой уровня КОРП.
В ИС на основе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» автоматизирован ряд ключевых процессов бизнес процессов компании, а именно — блок управления документами, блок контроля согласования и исполнения, блок управление делами и проектами. Сама подсистема документооборота компании является основой для реализации управления документооборота и ее интеграции с другими ИС, реализованных на программных продукта «1С:Предприятие 8», включая зарплатную учетную систему на «1С:Зарплата и управление кадрами 8 КОРП», учетную систему в рамках группы компаний — на «1С:Управление холдингом 8» и системы поддержки ИТ инфраструктуры компании — на «1С:ITILIUM Управление услугами КОРП». В текущем режиме реализована интеграция с «1С:Управление холдингом 8» в части управления НСИ.
Указанные мероприятия обеспечили стабильную и надежную работу и потенциал для дальнейшего развития учетных ИС компании на основе продуктов системы программ «1С:Предприятие 8».
Особенностью данного проекта явилось то, что заказчик в течение нескольких лет уже пользовался доработанной типовой конфигурацией продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 2.0 и имел достаточно устоявшиеся бизнес-процессы с автоматизацией согласно отраслевым требованиям.
При внедрении «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0 основным требованием заказчика было обеспечить «бесшовность» перехода, то есть «внедрение с нуля» новой типовой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0 было признано нерациональным. Такая ситуация потребовала выполнение тщательного предварительного обследования исторически сложившейся эксплуатируемой ИС и согласования желаемого конечного результата от внедрения новой ИС с реальной текущей ситуацией и сложившимися процессами учета.
Уникальность решаемой задачи состояла в реализации и адаптации в типовой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0 всех необходимых ранее выполненных доработок типовой конфигурации предыдущей версии. При этом особое внимание было уделено тестированию выполненных доработок и к опытно-промышленной эксплуатации новой ИС для обеспечения непрерывности работы учетных ИС компании. Перенос информации из исторической информационной системы и переход на новую доработанную конфигурацию был проведен без перерывов в работе, то есть «бесшовным» образом.
Сократилось количество ручных операций в учете
Синизилось время на выполнение типовых операций
- В результате выполненного проекта внедрения программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0 была проведена ревизия и оптимизация бизнес-процессов компании в части управления документами, удалены и скорректированы устаревшие процессы. В настоящее время подсистема документооборота компании была полностью адаптирована под актуальные бизнес-процессы компании. Все необходимые доработки в типовой конфигурации «1С:Документооборот 8 КОРП» были выполнены, протестированы и документированы.
- Бесшовный перенос данных из старой системы без потери актуальных документов позволил исключить простои в работе учетной системы.
- Ревизия и настройка интеграции с другими ИС компании позволила улучшить общую эффективность реализации бизнес-процессов по управлению документами компании.
- Общее время на выполнение типовых операций по бизнес-процессам сократилось на 25%.
- Количество ручных операций в учете сократилось на 60%.
- Важным результатом проекта также явилось сокращение на 30% затрат на обслуживание и обновление ИС Документооборота компании.
- В целом пользователи отметили улучшение стабильности и прозрачности работы системы, значительное сокращение времени на обновления системы и увеличение производительности труда.
- В результате компания получила более системную и надежную автоматизацию документооборота компании, реализованном на актуальном релизе программного продукта «1С:Документооборот 8 КОРП» версии 3.0.
