В компании «Вестерн Петролеум Транспортэйшн» разработали и внедрении информационную систему на базе «1С:ERP» с модулем «1С:Управление автотранспортом», а также «1С:Документооборот». Компания ведет деятельность на распределенной территории и имеет большое количество филиалов. В результате внедрения сократились затраты на ведение учета, управленческие расходы. За 3 года объемы производственной деятельности компании выросли на 45%, при незначительном увеличении руководящего состава.
ООО «ВПТ» — это компания, осуществляющая перевозки нефтепродуктов на автозаправочные станции ЛУКОЙЛ и ТЕБОЙЛ. Компания была основана в 2003 году. Собственный автопарк состоит из более 1700 тягачей и полуприцепов цистерн. На сегодняшний день штат сотрудников компании ООО «ВПТ» в России 2600 человек.
Цели проекта:
- Оптимизировать и повысить эффективность корпоративных бизнес-процессов.
- Реализовать инструменты оперативного и долгосрочного планирования перевозок и поставок нефтепродуктов.
- Получать оперативные и корректные данные о текущих процессах и показателях компании.
- Иметь возможность оперативного масштабирования системы в рамках развития бизнеса
- Повышсить рентабельность бизнеса.
Задача проекта: создать единую информационную систему управления процессами автотранспортных грузоперевозок на базе следующих решений:
- «1С:ERP Управление предприятием».
- «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1C:ERP».
- «1С:Документооборот».
- Фрагментация данных: в компании использовалось несколько разрозненных систем для учета и управления различными процессами, что приводило к дублированию данных и затрудняло получение актуальной информации. Это создавало сложности в принятии оперативных решений и увеличивало риск ошибок.
- Низкая скорость обработки информации: текущие системы не позволяли быстро обрабатывать большие объемы данных, что замедляло выполнение заказов и снижало уровень обслуживания клиентов. Это также приводило к увеличению времени на составление отчетности и анализ бизнес-показателей.
- Сложности в управлении ресурсами: текущие методы планирования и учета ресурсов не позволяли эффективно управлять запасами, производственными мощностями и трудозатратами. Это приводило к излишкам или нехватке ресурсов, что негативно сказывалось на финансовых результатах.
- Увеличение требований к отчетности: в связи с ростом объема операций и усложнением бизнес-процессов возросли требования к внутренней и внешней отчетности. Необходимость в своевременном и точном анализе данных становилась критически важной.
За основу системы автоматизации управленческого и бухгалтерского учета, было принято типовое решение «1С:ERP Управление предприятием» с подключением модуля «1С:Управление автотранспортом. Модуль для 1С:ERP». Дополнительно настроена бесшовная интеграция с системой «1С:Документооборот» и обмен с «1С:Зарплата и управление персоналом».
Применяется клиент-серверная архитектура с использованием «тонкого клиента» для решений «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Документооборот». При проектировании решения производился выбор базы данных, места размещения комплекса ИС, какие лицензии арендовать, а какие приобрести на баланс.
Автоматизированы следующие функции.
- «1С:ERP Управление предприятием»:
- учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность;
- бюджетирование, финансовое планирование;
- мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия;
- управление денежными средствами (казначейство);
- производство, услуги;
- транспорт;
- продажи (сбыт), сервис, маркетинг;
- ЭДО с контрагентами;
- закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщикам;
- охрана труда и окружающей среды, безопасность (EHS).
- «1С:Управление автотранспортом (УАТ). Модуль для 1C:ERP».
- «1С:Документооборот»:
- делопроизводство;
- учет и хранение документов;
- учет договоров.
Схема архитектуры
В процессе внедрения был выявлен ряд особенностей бизнес-процессов, что потребовало проведения дополнительных настроек решения. В частности, основные доработки коснулись встроенного в систему модуля «Управление автотранспортом» для адаптации под бизнес-процессы компании. Доработаны процедуры работы с путевыми листами, под бизнес-процессы компании.
Перенастроены процедуры расчета сдельной заработной платы водителей, в зависимости от выработки. Осуществлена интеграция данных по сдельной заработной плате в «1С:Зарплата и управление персоналом».
Разработан модуль планирования перевозок. Модуль позволяет обеспечить понедельное планирование потребности в водителях в разрезе транспортных средств. Сменно-суточный план создается с учетом запланированных ТО, фактического нахождения транспортных средств в на ремонте, с учетом готовности водителей. Разработан функционал отслеживания разрешительных документов транспортных средств и водителей. Настроен контроль выписки путевых листов при наличии разрешительных документов. Разработан функционал учета простоев транспортных средств.
Добавлена подсистема учета парка ж/д вагонов, в которой учитывается наработка, регистрируются дефекты, отслеживаются заказы на ремонт. Сам ремонт осуществляет сторонний исполнитель, и все процессы ремонта отслеживаются в их учетной системе.
Разработана подсистема «Охрана труда» включающая блоки «Медосмотры» и «Обучение/инструктажи». Подсистема позволяет планировать мероприятия по медосмотрам и обучениям, отслеживать их своевременность, формировать различную отчетность. Автоматизирована подготовка заявок на расходование денежных средств по различным видам платежей. Доработан функционал учета движений СИЗ.
Изначально планировалось разместить ландшафт 1С:ERP+1С:ДО в собственном датацентре. Подрядчику (ЕАЕ-Консалт) была поставлена задача спроектировать такой ландшафт, который бы обеспечивал необходимую производительность, надежность, безопасность и возможность удаленного доступа как из сети компании так и из-за ее пределов. Когда спроектировали этот ландшафт, то стало понятно, что имеющихся в наличии ресурсов не хватит. Необходимо расширение доступных ресурсов. По результатам анализа предложений по модернизации текущей инфраструктуры, предложений от облачных провайдеров для проведения тестовой, опытно-промышленной и промышленной эксплуатацией с учетом планов быстрого развития бизнеса было выбрано размещение нового комплекса систем в «Яндекс.облаке».
В рамках реализации проекта по внедрению информационной системы «1С:ERP Управление предприятием» специалисты компании ООО «ЕАЕ-Консалт» применили типовые и уникальные методики и решения, в том числе:
- интеграция системы «1С:ERP Управление предприятием» с модулем «1С: Управление автотранспортом» и «1С:Документооборот»;
- разработка решений для интеграции системы с бизнес-приложениями сторонних производителей;
- перенастройка механизма расчета сдельной заработной платы водителей, разработка интеграции данных по сделке с типовым решением «1С:Зарплата и управление персоналом»;
- разработка подсистемы «Планирование перевозок»;
- разработка функционала учета простоев транспортных средств;
- разработка функционала отслеживания разрешительных документов;
- разработка подсистемы «Охрана труда»;
- разработка подсистемы «Учет парка ж/д вагонов»;
- виртуализация наземной серверной инфраструктуры в облачные ресурсы «Яндекс.Облако» (Yandex.Cloud);
- интеграция между облачными системами «Яндекс.Облако» и системами наземной ИТ-инфраструктуры заказчика.
Виртуализация ИТ-инфраструктуры в «Яндекс.Облако» для данного комплекса систем помогла:
- получать возможность многократного и оперативного масштабирования;
- получать ресурсы и формировать бюджет системы исходя из операционных затрат (OpEx);
- не нести эксплуатационные затраты по сопровождению инфраструктуры;
- не нести расходы на пуско-наладки серверов и организацию процесса;
- не нести расходы ежегодных контрактов поддержки вендора оборудования;
- не нести расходы на размещение оборудования;
- не нести расходы на каналы связи до этой площадки;
- не нести расходы на электроэнергию;
- не нести дополнительных расходов на специалистов, которые будут осуществлять поддержку оборудования;
- не нести расходы на обучение квалифицированных инженеров и риски из ухода;
- получить SLA на уровне услуг.
- доступ из любой точки планеты через Интернет при должном предоставлении настроек и доступов на VPN.
Схема ИТ-инфраструктуры
- Обеспечен контроль работы автотранспорта в режиме онлайн.
- Настроено оперативное получение данных по перевозке нефтепродуктов.
- Реализованы инструменты оперативного и долгосрочного планирования для нужд перевозок.
- Сокращен ручной труд по заведению первичных документов (ТТН) за счет настроенных интеграций с системами заказчиков.
- Настроен расчет выработки водителей на основании путевых листов по различным параметрам.
- Создано единое информационное пространство для региональных филиалов и управляющей компании.
- Стандартизированы бизнес-процессы удаленных подразделений на основе лучших практик ERP.
- Максимально автоматизированы бизнес-процессы.
- Настроены процедуры согласования договорных и платежных документов. Сокращено время прохождения согласования документов.
- Сокращено время на подготовку бухгалтерской, налоговой, управленческой и иной государственной отчетности.
- Настроены механизмы бюджетирования.
- Созданы инструменты аналитики по мониторингу деятельности предприятия для принятия управленческих решений.
- Настроена интеграция с сервисами и ИС сторонних производителей
В результате внедрения сократились затраты на ведение учета, управленческие расходы. За 3 года объемы производственной деятельности компании выросли на 45%, при незначительном увеличении руководящего состава.
