РУП «Гродноэнерго» успешно внедрила автоматизированную систему управления персоналом и заработной платой на базе «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси». Создание единого информационного пространства позволило не только унифицировать и упорядочить кадровую документацию, но и сократить трудоемкость рутинных операций посредством избавления от многократного ввода однотипной информации. Внедрение системы повысило надежность и достоверность кадровой информации. Заработная плата рассчитывается на 35% быстрее.
РУП «Гродноэнерго» производит, передает, распределяет электрическую и тепловую энергию, а также продает эту энергию юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям и гражданам. В состав РУП «Гродноэнерго» входят 12 филиалов. Штат сотрудников — около 6500 тыс.
Цели проекта:
- повысить эффективность управления персоналом РУП «Гродноэнерго»,
- обеспечить оперативное получение всеми участниками процесса полной, своевременной и актуальной информации.
Задачи проекта: построить автоматизированную информационную систему, которая:
- обеспечит актуальность управленческой информации, возможность ее оперативного использования;
- повысит качество управленческой информации, ее достоверность и аналитику;
- систематизировать и оптимизировать кадровый документооборот;
- обработает большие объемы информации;
- создать единую технологию управления трудовыми ресурсами;
- будет контролировать соблюдение сроков исполнения кадровых документов и регламентированных выплат;
- повысит уровень квалификации персонала, обеспечит постоянное качествро работы, сократит многократную обработку информации;
- повысит качество аналитической работы, изменит функции аналитиков, поможет перейти от рутинного механического счета к анализу;
- обеспечит возможность изменения структурных предприятия;
- автоматизирует основные процессы работы с персоналом;
- обеспечит возможность вести в автоматическом режиме все начисления и выплаты;
- снизит трудоемкость и повысит точность расчетов.
Перечень основных причин, предопределивших необходимость проекта:
- На предприятии использовались разрозненные системы учета для ведения кадрового администрирования и расчета зарплаты, что приводило к двойному вводу информации и ошибкам. Каждый филиал вел учетные задачи и выполнял расчет заработной платы в своей, локально установленной базе данных.
- Использовались программные продукты с различной методологией, различной архитектурой, различными интерфейсами (филиалы использовали программное обеспечение, разработанное на платформе FoxPro, некоторые филиалы использовали решения на платформе «1С:Предприятие 7.7»). Для поддержки существующего программного обеспечения приходилось привлекать программистов, владеющих уникальными знаниями морально устаревших программ. Отсутствие унификации программного обеспечения приводило к необходимости содержания большого штата сотрудников поддержки и как следствие, к неоправданно завышенным затратам предприятия.
- Отсутствовала возможность оперативного анализа информации по работникам (образование, стаж, зарплаты и т.п.). Процесс ввода и обработки кадровой информации, табелей учета рабочего времени характеризовался трудоемкостью.
- Отсутствовала унификация нормативно справочной информации.
- Трудоемкий процесс формирования и подготовки бухгалтерской, налоговой, статистической и управленческой отчетности для руководства предприятия.
- Трудоемкий процесс формирования консолидированной отчетности по РУП «Гродноэнерго», сложность выполнения анализа для принятия управленческих решений.
Автоматизированая система управления персоналом и заработной платой построена на базе «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» на платформе «1С:Предприятие 8.3». Работа в системе осуществляется в клиент-серверном варианте с тонким клиентом «1С».
Модули системы и автоматизированные функции:
- Ведение штатного расписания.
- Ведение кадрового учета.
- Ведение воинского учета.
- Обучение по образовательным программам.
- Проведение аттестации персонала.
- Организация медицинского осмотра.
- Командировки.
- Ведение табельного учета.
Автоматизированы задачи, обеспечивающиг расчет заработной платы, в том числе:
- начисление повременной и сдельной заработной платы с учетом многочисленных доплат, начислений по неявкам, постоянным и разовым удержаниям, расчет налогов;
- выплата заработной платы и перечисление налогов;
- распределение заработной платы;
- отражение результатов расчета заработной платы и налогов в бухгалтерском учете;
- формирование регламентированной и статистической отчетности.
Автоматизированы задачи по формированию данных для персонифицированного учета (ПУ-1, ПУ-2, ПУ-3, ПУ-6), для налоговой и статистической отчетности (по форме 1-т, 6-т, 2-т, 12-т).
Расчет заработной платы и прочих выплат, а также налогов и неналоговых платежей из заработной платы производится в строгом соответствии с законодательством Республики Беларусь и локальным нормативным правовым актам РУП «Гродноэнерго».
Настроены обмены между программными продуктами:
- «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» и «1С:Управление Холдингом» в части стандартный механизм «Конвертация данных 3.0».
- «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» и «ДС:Консолидация» (это программный продукт в головной организации РУП «Минскэнерго») через WEB-сервис.
- «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» с клиентом-банком, ПУ-2, ПУ-3, портал ФСЗН.
- «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» с «1С:Бухгалтерией для Беларуси» в части проводок.
Схема архитектуры
Уникальность и особенность проекта:
- в эффективном сокращении ручных подготовительных операций для учета движения персонала и расчета заработной платы;
- значительном сокращении объема ручного формирования отчетов и печатных форм;
- снижении трудозатрат и достижении своевременности, прозрачности распределения трудозатрат административного персонала для целей бухучета;
- создании удобного и интуитивно понятного интерфейса для пользователей, что позволяет им легко и быстро управлять кадровыми процессами и расчетами зарплаты;
- интеграции с другими системами: возможность интеграции с другими бизнес-системами компании для автоматического обмена данными, что упрощает процессы и уменьшает вероятность ошибок;
- комплексном решении: предоставление не только инструментов для автоматизации расчетов зарплаты, но и функционала для управления кадровым составом, планирования персонала, аналитики и отчетности.
Ускорился расчет заработной платы
В результате создания автоматизированой системы управления персоналом и заработной платой на базе «1С:Зарплата и управление персоналом для Беларуси» были автоматизированы следующие участки:
- учет кадров и анализ кадрового состава предприятия,
- учет отработанного времени сотрудников,
- процесс начисления и выплаты заработной платы,
- исчисление налогов и взносов в фонды,
- персонифицированный учет работников предприятия.
Произведена унификация бизнес-процессов кадрового учета, расчета заработной платы, шаблонов печатных форм, управленческих отчетов.
Организовано унифицированное ведение НСИ, позволяющее получать по единым формам отчеты и оперативно анализировать данные по результатам расчетов.
Сокращены затраты на поддержку и сопровождение программного обеспечения, за счет использование единого программного продукта «1С:ЗУП».
Сократилось время на выполнение специалистами рутинных операций, повысилось качество работы персонала.
Сокращен бумажный документооборот.
По всем филиалам налажены учет кадров и расчет заработной платы, регламентированных налогов и взносов с фонда оплаты труда в соответствии с единой методологией и установленными нормами законодательства Республики Беларусь.
Экономический эффект от внедрения:
- сокращение операционных и административных расходов на 3%;
- ускорение получения регламентированной отчетности на 15%;
- ускорение получения управленческой отчетности на 15%;
- ускорение расчета заработной платы на 35%.
